档案管理Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｌ 档案精细化管理在档案管理中的实践应用 一谢家祝 云南省红河州河口瑶族自治县政务服务管理局 摘要：一直以来，档案管理是单位管理的重要组成部分， 档案管理工作的质量将对单位管理的效益产生直接影响。 因此，作为单位管理的相关领导以及负责单位管理的相关 工作人员，均应对档案管理工作给予高度的重视，为单位 提供更好的服务，以确保单位的健康发展。 关键词：档案；精细化；管理方法 单位档案是单位在不断发展过程中所形成的各类 文件，其中详细记录了单位的发展历程。而针对档案 的管理，其目的不仅是为了记录单位的发展历程，更 重要的是能给单位领导以及单位员工提供相应的参考 资料，以确保单位各项事务的有效开展。可见，档案 管理以及利用率的提高将有利于单位的发展【１］。因此， 作为档案管理人员，应积极思考如何才能进一步提升 档案管理工作效率。 一、档案管理中精细化管理的发展意义 （一）精细化管理思想能够实现企业服务的最大 化 精细化管理作为一种全新的管理思想，对于单位 的发展能起到良好的促进作用。然而，要想将该思想 往更深层次推进，便需单位文化的引导，也唯有如此 才能保证单位内部的思想统一与价值观统一，进而保 证精细化管理的全面落实。此外，单位在加强内部文 化建设的同时，也要充分考虑到员工队伍的素质问题， 以打造企业内部积极进取的工作氛围，让每一位员工 都能在此氛围中找出属于自己的人生价值，然后将单 位的档案管理视作自身的工作使命，促使其在工作中 自觉遵循精细化的管理思想，不断提升自身素质，积 极将精细化管理思想融入到日常工作中，使单位内部 形成强大的凝聚力，进而为单位的健康发展奠定基础。 （二）精细化管理措施能够推动企业的可持续发 展 众所周知，“效益”不仅是企业赖以生存的关键， 亦是部分事业单位赖以生存与发展的核心。在竞争越 来越激烈的现代社会，单位要想获得有效的发展，便 必须在单位的内部管理上采用精细化的运作模式，对 待档案管理工作亦是如此。由于在单位档案中有详细 记载着单位发展过程中的各项资料以及文件凭证等原 始记录＿２］，因而作为单位的档案管理者，要善于从档 案信息中寻找经验，并通过对这些档案信息的精细化 解读，以清晰自身的工作思路，实现单位效益的逐步 提升，最终为单位的有效发展奠定基础。 （三）精细化管理制度能够实现科学的岗位规章 任何一项工作的落实，关键仍是在“人”。而人 作为第一生产力，有了相应的规章制度来加以约束， 将更有利于工作效率的提升。因此，作为单位的管理者， 应积极建立精细化的管理制度来提升相关工作人员的 工作积极性。当然，管理制度的建立一方面要立足于 档案管理工作的具体需求，另一方面则是要进一步明 确档案管理岗位的职责，如此方能促进单位档案管理 制度有效性的不断提升ｐ］。 二、企业档案精细化管理的途径 （一）改革企业档案管理制度 由于政务服务管理局的档案管理工作较之普通单 位具有一定的特殊性。因此，首先要针对政务服务管 理局档案资料的管理需根据其阶段性的特征进行科学 分类。如针对与企业相关的档案，应专门设置档案管 理专栏，通过对档案基础特征的分析来对档案进行相 应的归类，之后便依照分类派遣相应的工作人员对该 类型档案进行专项收集。其次，则是针对档案本身的 峨照柏靠２０１７ ０６／７５ ｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ档案管理 内容方面要有所。如规定档案必须遵循一定的提 交格式与时间。最后则是对现有资料的整体效率与管 理质量进行全方位的评估，以建立相应的评估体系， 具体考察每个档案的实际价值与档案信息的真实性。 从而建立起科学、完善的档案管理指标体系，根据档 案资料的价值来决定工作人员的“业绩”。 （二）提升企业档案管理工作者的职业技能 随着社会的不断发展，我国也已全面步入信息化 时代。而在信息化时代背景下，积极运用信息化管理 方式则有利于精细化管理思想的落实。如针对政务服 务管理局的档案管理工作，首先可根据信息化的管理 特征，即利用节点传播、网络大数据集成化等方式来 分析这些特征的产生原因，继而制定出相应的管理计 划，以便档案管理各项工作的有序开展。其次，要结 合档案管理信息化的特征进一步明确岗位责任，对每 一岗位工作人员的职业技能都要以精细化的标准来要 求，以进一步满足单位档案管理的职业技能需求。此外， 为确保单位精细化管理的有效落实，单位还需对档案 管理者的职业技能进行培养。对此，单位可采取专职 培训的方式，先通过测试与考核来对现有的档案管理 人员在信息化档案管理中的工作能力展开分析，具体 能力包括对档案资料的收集能力、对网络安全的管理 能力以及对硬件监督与检查的能力等。继而根据不同 工作人员的工作偏好来对其进行有针对性的职业技能 培训，使其能最大化地发挥出自身的工作能力，进而 提升单位档案管理的质量与效率。 （三）进行档案服务宣传 要想实现单位档案管理服务的精细化，并不能仅 仅依靠档案相关的管理人员，而是需要全体工作人员 的积极参与。与此同时，无论是档案管理人员或是其 他岗位职工，均需对单位的档案管理工作给予足够的 重视，要能针对档案资料的运用主动提出服务诉求。 对此，相关部门应加强对档案管理与服务工作的宣传， 使档案管理尽可能为单位员工提供资料性的服务，从 而确保单位档案资料的高效运用。 （四）管理流程的精细化 精细化档案管理工作流程亦是单位档案精细化管 理的重要组成部分。而针对档案管理流程的精细化， 主要包括精细化档案实体管理以及精细化电子文件管 理流程。所谓的档案实体管理，顾名思义，即管理档 案实体，该环节主要分为档案的收集、整理、保管、 鉴定、统计以及移交六大部分。在此过程中，要想体 现精细化的管理思想，便需针对不同环节采取有针对 性的实施方法。如针对登记、变更、年检等，则可依 照其分类对其重新排列、组卷，并分别编写特定的目录， 若其中包含部分历史相对较为久远的信息则需重新扫 描录入【４】。而电子文件的精细化管理，可由电子文件 的形成入手，在电子文件产生后，对其每一个管理环 节均作出明确的规定，并将责任落实到人，从而加速 档案管理现代化的进程。 总之，随着时代的不断发展，档案的精细化管理 已逐渐成为了现代社会对档案管理工作的基本要求。 对此，作为档案管理人员，在实际的工作中，应积极 对档案精细化管理模式展开调研，完善档案管理体系， 从而切实发挥出档案信息应有的作用，最终为单位的 健康发展奠定良好的基础。 参考文献： ［１】马晓荣，李晓莉．精细管理强基础，开拓进取创一流——甘肃省静 宁县档案工作精细化管理侧记［Ｊ】．中国档案，２０１６（５）：３０—５１． ［２］景荣．应用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制的研 究［Ｊ］．中国保健营养，２０１６（１Ｏ）． ｆ５】曾秋．建设项目档案的精细化管理研究【Ｊ］．现代企业文化， ２０１ ６（１ ７）：８５—８６． 【４］孔博．论精细化管理思想在档案管理领域的深度应用［Ｊ】．兰台世界， ２０１ ５（１４）：１． 糍 Ａｒ
