维普资讯 http://www.cqvip.com 做好文书立卷归档工作的思考 一朱 滨 的标准，计量单位和数字用法符合国 家主管部门的规定。六是文种、格式 的文件材料及时、准确地归人类别和 条目中，同时填写“归类文件登记 学校要实现其管理职能，不能没 有可靠而足够的信息支持，而由于文 书具有独特的可有效传递公务活动 所需要信息的功能，因此，管 部门 对信息的信赖主要表现在对文书的 信赖。文书１二作是承上启下、联系左 右、沟通内外的桥梁和纽带：这条纽 带将各单位联成一个整体，共同实现 管理目标。文书工作可以促进单位Ｊ二 作效率的提高。正常的文书工作会加 快单位内部各部门的工作节奏，文牍 主义等不良风气则会贻误丁作。管理 活动中决策的制定、实施以及实施过 程中信息的反馈、修正，都要依靠文 书工作来实现。可以说，文书工作的 科学与规范，在一定程度 卜决定整个 单位的工作效率和质量。做好文书工 作，须把握好以下几个方面＝ 一、遵守行文规则，提高公文质 量 为了使公文处理Ｉ：作能不断适 应改革开放和经济发展形势的需要， 进一步减少文件，提高办事效率，提 高公文质量：根据有关规定，对文书 的撰拟应当做好以下几点：一是符合 党的路线、方针、和国家的法律、 法规及上级机关的指示，完整、准确 地体现发文机关的意图，并同现行有 关公文相衔接。二是全面、准确地反 映客观实际情况，提ｍ的、措施 要切实可行：三是观点明确，条理清 晰，内容充实，结构严谨，表述准确。 四是开门见山，文字精练，用语准确， 篇幅简短，文风端正 五是人名地名、 时间、数字引文要准确。公文中汉字 和标点符号的用法要符合国家发布 使用正确。七是杜绝形式主义。 二、及时收集材料，做好日常管 理 材料收集工作直接影响档案立 卷工作的质量。因此，在日常工作中 要树立敬业精神，不断增强档案意 识，注意工作中重大活动的动向，摸 清文件材料形成的规律，主动收集、 及时追问文件的下落，以防遗漏，要 做到嘴勤、手勤、脚勤，做到文件材料 勤收集、勤整理、勤维护，不拖拉，不 积存。平时归卷是根据立卷的要求对 随时产生的、处理完毕的文件材料归 入拟制好的立卷类目中。通常的做法 是为立卷类目的每一条目准备一个 卷夹，随时将办毕的文件归入。对于 平时的归卷主要应做好以下几项工 作。 一是收集。将办毕的文件材料随 时或定期收上来，要求及时、齐全，次 要文件连同有关资料一并收回。收集 的对象主要是承办部门的有关人员， 也包括学校的领导人。 二是鉴别。对收集来的文件进行 分析判断。主要是看三项内容：检查 文件材料是否办毕，“文件处理单”上 的“办文结果”栏是否签署，是否办 复；没有办毕的应立即退回，没有签 署、办复的应进行补办。要检查每份 文件材料是否完整，是否丢失附件， 是否有错漏号码等。鉴别文件材料的 性质、特征、保存价值，以正确判定应 归入哪个归卷类目。 三是归卷。把鉴别过的需要立卷 簿”。 在平时归卷中要注意根据文件 的变化情况，随时修改与调整案卷类 目，增补有关条款。 三、齐心协力。防止疏漏 由于学校各系部职能的分配，许 多专业性较强的文件都是由各系部 有关人员直接承担起草任务 因此， 发动全校教职员工都来关心、支持文 书立卷工作，是搞好学校文书立卷工 作的根本。 一是建 制度，使立卷归档有章 可循。如强化文件借阅制度，任何人 借阅文件都必须进行阅文登记，避免 因遗忘而引起的文件散失。在传阅过 程中，禁止抽留和横传文件，如确因 工作需要，须办理阅文登记。在文件 进行分发之前，必须将底稿与附件、 来文与复文配套齐全，保证案卷的齐 全完整，以减少有正文无底稿、有正 件无附件的现象。 二是加强服务，为教职员工提供 方便。过去之所以对文件材料有“打 埋伏”的思想，不愿意拿出来，主要是 图自己方便，解决此问题的根本途径 是提高服务水平。要主动热情地做好 文件的借阅工作，做到随要随查、立 等可取，减少材料收集的难度。 收稿日期：２００７—１２一… 作者单位：朱滨，镇江技师学院档案室 （２１２０００） 豳
