第三章-MM03_总务采购流程
1. 流程说明
此流程是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷 、培训服务的请购单实行采购作业，在系统中有货源清单时，系统自动指派供应商，自动生成采购订单；在系统中无货源清单，总务采购汇同相关专业技术部门进行供应商的选择并确定合理价格。当采购订单价格大于采购申请单价，需经过申请部门主管确认后，更新采购信息；采购订单打印出来后经主管审批后，发送给供应商，并得到供应商的确认。
本流程涉及9种情形：采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；显示采购订单；进行询报价、价格比较作业；拒绝报价作业；更新采购信息记录；维护货源清单。 注意事项：
1. 采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；更新采购信息记
录；维护货源清单，是针对备品备件的采购所执行的动作。 2. 在更新采购信息记录前，需填写SAP系统采购信息记录维护申请表，并得
到申请部门主管和总务主管的确认。 3. 现阶段，对涉及专业性的采购，如广告投放/型录印刷、培训服务等采
购，由相关技术部门确定供应商和价格，由总务部采购根据相关技术资料、支持文件和采购申请在系统中创建采购订单。
2. 流程图
MM03总务采购流程自动指派供应商TC:ME561/4MM02总务请购流程采购申请单资料是否完整NoYes是否有货源清单YesANo相关技术资料相应支持文件退申请人有无供应商主档NoMM06供应商主档创建流程Yes总务部采购是否确定价格Yes生成采购订单TC:ME21NENoC向供应商询价是否需签合约No询价单收到供应商报价BYes依合约相关专业技术部门汇同法务部门与供应商洽谈合约生成采购订单TC：ME21E
MM03总务采购流程2/4B总务部采购报价单输入报价TC：ME41/ME47* 供应商提供报价单* 系统生成申请主管申请主管确认是否批准NoCYesYes采购订单价是否大于采购申请单价总务部采购No更新采购信息记录TC：ME47信息记录数据库价格比较TC:ME49拒绝报价TC: ME47确定是否维护货源清单D
MM03总务采购流程3/4DAE是否维护总务部采购No.自动转成采购订单TC:ME59采购订单(PO)打印采购订单TC：ME9FYes维护货源清单TC：ME01信息记录数据库总务部主管总务主管签核采购订单总务主管是否批准Yes是否需权责主管审批YesNoGFNo总务部采购修改采购订单TC：ME22打印采购订单TC：ME9F采购订单
MM03总务采购流程4/4权责主管F权责主管审批是否批准No退回请购人Yes总务部采购G采购订单发送供应商供应商确认采购订单是否有预付款No流程结束Yes财务部同仁暂借款流程
3. 系统操作 3.1.
操作范例
例1：自动指派供应商：将采购申请18000031指派供应商11000008 例2：PR自动转成PO：将采购申请18000031转成PO 例3：显示PO：4590000010 例4：执行彩电的询价作业
例5：执行供应商（11000046）彩电的报价作业 例6：执行彩电的价格比较作业
例7：更新物料1031采购信息记录，采购信息记录由6.84元变成5元 例8：维护物料1033的货源清单
3.2.
系统菜单及交易代码
采购申请后继功能
例1：自动指派供应商：将采购申请18000031指派供应商11000008 后勤物料管理采购交易代码：ME56 3.3.
系统屏幕及栏位解释
栏位名称 栏位说明
采购申请 采购申请是指所要自动指派供应商的的采
购申请的号码，总务类采购申请ZB的号码分配是从18000000 到199999采购申请
自动指派供应商所要满足的条件：
资料范例 18000031
物料主档中的采购数据中的自动采购订单打√
供应商主档中的采购数据中的自动建立采购订单√
供应商与物料必须要有信息记录 物料必须有货源清单
采购组
采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
工厂 工厂是挂在公司下面的，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00
排序标识 系统自动会指定标识1，排序标识是指对采购申请单按照标识进行自动排序 清单范围 系统自动会指定A
按键进入下一个画面。
501
FZ00
1：按采购请
求号和项目
进行排序 A 3-行 + n 指定
栏位名称 栏位说明
资料范例
自动分配 按菜单栏上的键，系统自动指派供供应商
11000008 应商，并带出信息记录 信息记录 信息记录是为采购提供货源信息。它说明
供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购员确定供应商提供货物的情况。
例2：PR自动转成PO：将采购申请18000031转成PO 路径：后勤
物料管理
采购采购申请
建立采购订单
530000039
交易代码：ME59
栏位名称 栏位说明 采购组
此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
资料范例 501
供应商
此栏位为必输项；供应商是物料或服务采11000008 购来源，在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设置为8位数字，共分为两类，长期供应商设置为11xxxxxx；一次性供应商设置为
99xxxxxx、内部供应商设置为15xxxxxx。 此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00
FZ00
工厂
测试运行 把PR自动转成PO，进行试验性的测试运行 √ 按
键进入下一个画面。
栏位名称 栏位说明 消息
按（上一页）键进入上一个画面。
消息是指将PR自动产生PO，在测试运行后，系统自动产生的消息。
资料范例 测试运行成功
栏位名称 栏位说明 采购组
此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
资料范例 501
供应商
此栏位为必输项；供应商是物料或服务采11000008 购来源，在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设置为8位数字，共分为两类，长期供应商设置为11xxxxxx；一次性供应商设置为
99xxxxxx、内部供应商设置为15xxxxxx。 此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00
FZ00
工厂
按
键进入下一个画面。
栏位名称 栏位说明 消息 点击
（PO号码）进入下一个画面。
将PR自动转成PO，并采购采购订单号码
资料范例 4590000010
栏位名称 栏位说明
资料范例
采购申请 指采购订单是根据采购申请18000031生成 18000031
例3：显示PO：459000001 路径：后勤
物料管理
采购采购订单
交易代码：ME22
栏位名称 栏位说明
采购订单 此栏位为必输项，输入所要显示的采购订
单号码 按
或键进入下一个画面。资料范例 4590000010
栏位名称 栏位说明
采购订单 显示PO的所有信息
选择采购订单的行项目，点击
，查看采购订单的历史。
资料范例 4590000010
栏位名称 栏位说明 GR IR-L
例4：执行彩电的询价作业 路径：后勤
物料管理
采购询价/报价
询价
GR，指对采购订单的收货情况。 IR-L，指针对采购订单收货的开立情况。
资料范例
交易代码：ME41
栏位名称 栏位说明
询价类型 此栏位为必输项；询价类型共分为2类：
AN为询价，AB为GP 投标需求，系统自动指定为AN 语言代码 系统自动指定为ZH
询价日期 此栏位为必输项；输入进行询价的日期，
格式为YY/MM/DD
资料范例 AN询价
ZH 2001/03/05
报价截止日期 此栏位为必输项；输入报价终止日期，格式为YY/MM/DD
2001/03/12 FG01
采购组织 此栏位为必输项，采购组织是一个组织单
元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为FG01。 采购组
此栏位为必输项，这里的采购组通常是指进行询价的人，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
按
或键进入下一个画面。栏位名称 栏位说明
公司代码 此项为必输项，公司代码是在一个集团下
的具有自己的资产负债表的各法单元，是财务的核心组织单元。 按
或键进入下一个画面。资料范例 F001
栏位名称 栏位说明 短文本
此栏位为必输项；短文本是指对所要询价的物料的型号、规格、品名等的详细描述
资料范例 彩电 1 PC 2001/04/31 50514
询价数量 此栏位为必输项 OUn
此栏位为必输项；是指物料的询价定单的单位
交货日期 此栏位为必输项；是指要求供应商交货期
限：格式为YY/MM/DD 物料组
此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一组。
在菜单拦中面。
，进入下一画
栏位名称 栏位说明 供应商
自动进入供应商地址画面，选择供应商，系统自动带出供应商名称、标题、搜索条件、街道、城市等信息
资料范例 110000046
例5：执行供应商（11000046）彩电的报价作业 路径：后勤
物料管理
采购询价/报价
报价
交易代码：ME47
栏位名称 栏位说明 询价
此项为必输项，请输入询价的号码，询价单的号码设置为10位，以6打头。
资料范例
6000000008
按
或键进入下一个画面。栏位名称 栏位说明 净价
此栏位为必输项；请输入供应商11000046的报价，此价格为不含税价。
资料范例 净价：1800元
例5：执行彩电的价格比较作业 路径：后勤
物料管理
采购询价/报价
报价
价格比较
交易代码：ME49
栏位名称 栏位说明
采购组织 此栏位为必输项，采购组织是一个组织单
元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为FG01。 报价
此栏位为必输项，请输入报价单的号码
资料范例 FG01
6000000008到
6000000010
按
或键进入下一个画面。栏位名称 栏位说明 报价
三家供应商的报价，从小到大进行排列，可看出最低报价的是上海良木家具有限公司，最高价格的是上海汇兴实业有限公司
资料范例
例7：拒绝报价：6000000009
路径：后勤物料管理采购询价/报价
交易代码：ME47
栏位名称 栏位说明 询价 按
或键进入下一个画面。此栏位为必输项，请输入询价单的号码
资料范例 6000000009
栏位名称 栏位说明 R 按
例8：更新物料1031采购信息记录，采购信息记录由6.84元变成5元 路径：后勤
物料管理
采购询价/报价
报价
价格比较
键，系统显示询价 6000000009 的报价被维护的信息。
资料范例
此栏位为拒绝某供应商报价的必输项，R是√ 指拒绝标识
交易代码：ME47
栏位名称 栏位说明 询价 按
或键进入下一个画面。请输入根据询价单来更新采购信息记录的询价单号码
资料范例 6000000013
选择行项目，鼠标点击2下进入下一个画面。
栏位名称 栏位说明 信息记录更新
资料范例
此栏位为必输项，请选择参数A或B或C。A 信息记录分为基础数据和组织数据。基础数据用于信息记录的所有组织级别上。组织数据用于各个采购部门或工厂。 信息记录可以得到的附加信息： 当前和未来的价格和条件 最新一次的采购订单的编号
物料的描述：即在采购订单中的描述 某种物料的订单的统计
不同供应商提供物料价格的历史情况 供应商的评估系统
按
键，系统显示询价 6000000013 的报价被维护的信息。
例9：维护物料1033的货源清单 路径：后勤
物料管理
采购主数据
货源清单
交易代码：ME01
栏位名称 栏位说明 物料 工厂
此栏位为必输项；请输入所要维护货源清单的物料号码
此栏位为必输项；工厂是挂在公司下的，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处等。总务类工厂为FZ00
资料范例 1033 FZ00
按
或键进入下一个画面。栏位名称 栏位说明 有效从 有效至 此栏位为必输项；资源清单记录有效期从---时间开始
此栏位为必输项；资源清单记录有效期到-资料范例 2001/03/07 2002/03/07 采购
供应商FIX Blk 按键，系统显示改变货源清单的信息。
--时间终止
此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为FG01 选择物料所提供的供应商号码 物料的固定货源 供应源冻结
FG01
11000033
