工程资料归档整理制度

第一章 1、依据

GB/T 50328—2001《建设工程文件档案整理规范》和相关的法律法规。 2、管理职责

1）做好工程资料的收集、整理、保管和利用工作。

2）资料管理员要保证文献资料的完整性、安全保密性和查找便利性。 3）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

4）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3、目的

工程类档案资料是指与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件。它可以为工作提供备查的依据，是历史的真凭实证，是第一手参考材料。为了加强档案资料的管理，特制定本制度。

第二章

1、资料归档范围

1）工程文件。包括立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程技术性资料。

2）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。

3）办公文件。包括有关工程的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件等具有保存价值的文件。

4）决议性文件。有关工程的各种会议记录、决定、协议、合同等。

5）计划性文件。包括工程总体进度计划，年、季、月、周进度计划，开发计划、项目质量计划等。

6）总结性文件。包括对工程的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 7）建设工程声像资料。是指以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 8）电子文档。

2、资料的收集与整理

1）工程文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 一个建设工程项目由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程收集整理。

2）在资料收集过程中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

3）不同年度的文件应分开整理，但跨年度的请示与批复，应放在复文收集整理；没有复文的，放在请示年收集整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件按照有关规定执行。 4）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。 3、工程文件质量要求

1）归档的工程文件应为原件。

2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。

5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。

7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8）所有竣工图均应加盖竣工图章。

9）复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。 10）录音、录像资料应保证载体的有效性。声像资料摄录必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清晰，完整。

4、文件的排列

1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3）既有文字材料又有图纸的资料，文字材料排前，图纸排后。 5、文件的编目

1）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

2）单独编号,依流水号编目,不得有重号、空号等情况出现。