压缩文件的几种方法

压缩文件的几种方法

我们单位的同事奋斗于五湖四海，足迹遍布在海角天涯。很多时候需要向公司机关传送一些汇报材料或者重要资料，但是偶尔会因文件太大而传输不及时，导致信息沟通失去时效性。因为我的工作主要是内业资料的搜集、整理和分析，因此和office软件打交道较多，虽然其他方面长进甚微，但是对于文件压缩还是有所小成，在这里特地拿出来与大家共享。

方法一：用压缩软件压缩

这种方法是大家最常用的，比较常见的压缩软件有WinRAR、HaoZip等。压缩软件的的基本原理是查找文件内的重复字节,并建立一个相同字节的“词典”文件,并用一个代码表示。比如在一个文件里都有“中建三局工程总承包公司”，压缩时就会用一个ZJSJ来代替，这样就达到了缩小的目的，因此内容相近的文件用压缩软件压缩时最有效的，同时，压缩软件一般也具有解压缩的功能。

方法二：用office自带压缩工具压缩

微软开发的offic系列可以说是全面而系统的，在word，powerpoint等中都带有压缩工作，这种压缩，主要是对图片进行压缩，通过压缩图片来节约空间（文字本身占有字节是非常小的），以下我通过ppt2003举例说明：

第一步：双击ppt中图片，弹出一个对话框，选择“图片”，再点击“压缩”。

第二步：点完“压缩”后，弹出一个对话框，选择“文档中的所有图片”，“web/屏幕”“压缩图片”以及“删除图片的剪裁区域”，然后点击确定

第三部：点击“保存”即可。

这种方法的原理是压缩图片的分辨率，适用于对图片分辨率要求不高场合，比如公司内部的汇报等。Office其他系列压缩方法同此方法，只是压缩工作位置有所变化而已。

方法三：利用office或者其他工作剪切或者截图工具

很多同事表示，采用前两种方法压缩后图片还是很大；这种情况我也遇到过，主要是因为图片的默认格式有最小的分辨率压缩量。不过问题和解决问题的方法总是相继而生的。遇到这种情况，只能用较为繁琐的方法进行解决。

1、用office粘贴工具

选择图片，点击“剪切”，然后选择“选择行粘贴”，在选择“粘贴”里面的“图片jpeg”就达到了缩小图片的目的。一般情况下，格式大小的排序是“GIF>JPEG>PNG”。

2、用专业截图软件

这里推荐“红蜻蜓”截图软件，方法就是截图之后重新插入，红蜻蜓截图是非常专业的软件，效果远远好于QQ等截图软件。

综合，我们可以用这种方法把图片大小压缩到极致，缺点就是必须一张一张的压缩，因此不到万不得已不会用上。

希望以上交流对大家有所帮助，不足之处，多多指教。