办公室行政秘书工作说明书
基本情况 职位名称：办公室行政秘书、科研秘书（刘祥和老师） 调查对象：刘祥和
撰写人：刘丽娜、冼谷儿、邓颖茵 所在部门：广东外语外贸大学管理学院 日期：2008-11-26
组织结构中该岗位的位置 直接上级领导：管理学院副院长 如图示：
管理学院副院长 工作概述：
办公室行政秘书 负责学院的日常行政工作，负责学院的研究生工作以及科研工作。具体包括： 1. 办公室日常公文的处理 2. 学院日常接待工作 3. 学院的科研工作
4. 研究生日常教学工作以及思政管理工作 5. 学科建设工作的开展
工作内容（工作范围与工作职责）
1. 配合院长做好学院的综合管理
2. 负责办公公文的处理、文件和档案的整理和保管，信息的获取以及传递 3. 学院日常接待
4. 关注学院科研工作，统计学院科研成果 5. 合理设计研究生的日常教学以及思政管理工作
6. 学科建设的开展
7. 处理研究生处、招生办、学位办等单位的衔接工作，以做好招生协调工作 8. 负责本学院有关的学生工作，处理学生管理文件及改善教学管理
9. 就学院工作与学校后勤处、门诊部以及文印中心沟通和传达相关信息和任务等
10. 学院大会的筹备和接待，做好相关的会议总结 11. 重要外宾的接待
内外部联系
内部联系：人事处、组织部、研究生处、学生处、招生办、学位办、培养办、学工处、科研处、项目科、综合管理科、后勤处、保卫处、门诊部、文印中心 外部联系：大学院校如中山大学等，广东省财政厅
决策权限 1. 完成上级分配的任务与目标所需的工作方法与程序由自己决定，工作结果仅受上级的原则审核 2. 需做部门计划
3. 办公室人员的工作安排、监督指导和考核 4. 办公文书的管理或处理 5. 学生工作的管理
所需技能
1. 法律、管理、语言、历史、政治等相关专业大学本科以上学历，以及1年以上文秘、科研管理、学生工作相关工作经历 2. 接受2个月的在职或入职培训 3. 熟悉电脑办公操作，具有网络管理知识 4. 良好的策划和推广能力
5. 良好的文字书写，语言表达能力 6. 良好的撰写新闻报道得的能力 7. 较强的社会交往能力 8. 良好的处理信息的能力 9.
