员工档案管理制度
1 目的
规范、加强公司内部的员工档案管理工作，维护员工档案资料的完整性，确保详实记载员工在公司的发展经历，提高员工档案利用效率，管控员工档案使用流程。
2 部门职责及分工
2.1人力资源部负责制定员工档案管理的制度、流程和管理标准，管理 *水泥公司、建材销售公司及各公司副总经理及以上级别人员的档案资料。
2.2水泥股份公司综合办、沂州混凝土公司综合办负责各自公司档案资料由管理。
2.3管理部门负责保证员工档案资料的完整性及更新情况。 3 员工档案的类别 3.1员工人事档案，包括： 3.1.1经劳动部门审批的招工手续。 3.1.2经教育部门审批的报到手续。 3.2员工个人基本资料，包括：
3.2.1当事人承诺签字的《应聘人员登记表》（附表1、2）。 3.2.2审批通过的员工录用审批流程。
3.2.3经人力资源部工作人员验证并签名的身份证、学历证书、学位证书、技术职称、岗位相关资格证书等证书的复印件。
3.2.4经人力资源部审核的县级（二级）及以上级别医院的入职体检报告。
3.2.5原单位离职证明、报到证（应届生）。
3.2.6员工签字确认的《员工入职确认函》（详见附表11）。 3.2.7劳动合同/劳务协议、补充协议、个人声明等。 3.2.8员工银行卡信息确认函（详见附表12）。 3.2.9其他员工入职当日需提交的资料。
3.3员工入职、异动资料，包括：
3.3.1《面试评估表》（附表3）及技术类入职级别核定资料。 3.3.2《员工试用期培训记录》（附表5）试用期工作总结等。 3.3.3《异动交接清单》（详情见附表13）、《内部推荐表》（附表10）等。
3.4员工奖惩及薪酬资料，包括：
3.4.1工作请示（员工奖惩及薪酬变动资料）。 3.4.2公司发文（涉及职务、岗位调整薪酬变动资料）。 3.5员工培训资料，包括： 3.5.1《外派培训协议》（附表8） 3.5.2《员工参训记录表》（附表9） 3.6员工离职资料部分，包括：
3.6.1《离职面谈记录表》（岗位分析需要进行离职面谈的） 3.6.2《离职交接表》（岗位工作需要业务交接的） 3.6.3退休员工退休审批表（劳动部门出具）。
3.7其他与员工相关的重要资料，包括但不限于：公司组织的年度体检的体检报告。
4人事档案管理 4.1档案关系转入：
4.1.1与公司建立劳动合同关系的员工，人力资源部应在其报到之日起30日内办理员工档案关系转入、存档事宜。
4.1.2员工应根据人力资源部和档案保管部门的要求，提供个人相关资料。
4.2档案关系转出：
与公司解除劳动关系的员工，人力资源部应在其离职30日内办理员工档案关系转移。
5 内部员工档案建立及更新
5.1员工内部档案在员工报到之日由人力资源部或所在公司综合办负责建立，包括纸质版档案及电子版档案的建立。人力资源部（综合办）必须在员工入职当日起15天之内将内部档案建立齐全。如员
工缺少相关资料，须向员工发出《资料催交通知函》（详见附表14），并与员工资料一并存入纸质版档案中。
5.2新的档案材料应及时归档，归档流程如下：
首先要对新的档案材料进行鉴别，确定其是否符合归档的要求并签字确认；其次，按照材料的属性、内容，确定归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及相关内容，及时更新相关表格和电子档文件；然后归档。
5.3人力资源部（综合办）需指定专人负责员工档案的管理工作，并于每月的28日前将上月的资料更新完毕并归档，须定期统计档案的数量、档案材料收集补充情况等。
5.4档案中的各类相关资料的补充、更新、归档由人力资源各模块人员负责，并于每月26日之前将本月各自负责的资料信息的所有更新以明细表的形式交档案管理人员核查。
6 内部档案的查阅（含电子档案）
6.1因工作需要，部门负责人可经人力资源部经理（综合办主任）审核同意后，查阅本部门下属员工的员工档案。
6.2部门负责人因工作需要须查阅其他部门员工（部门负责人以下职位）的档案时，应先提交相应流程，人力资源部负责人审核后，经两个部门的共同上级负责人批准后，方可查阅；部门负责人因工作需要查阅其他部门同级或以上人员档案时，需人力资源部负责人审核，需经总经理以上级别人员批准后，方可查阅。
6.3任何人未经授权不得将内部档案带离人力资源部，不得擅自将档案材料带到公共场合。
6.4电子档案必须加密保存。
6.5非公司内部人员查阅原始档案，原则上不予办理，职能部门如查阅员工档案资料的，须经总经理以上级别人员审批后方可查阅。
6.6因突发事件，关系到员工档案所属人的个人利益、健康或其它重要情况，人力资源部可在核实情况后向第三方提供档案基本信息，但严禁私自向第三方提供相关复制资料。
6.7档案专职管理人员要做好查阅、复制、借阅、归还、传递档案的记录。
7 内部档案的传递
7.1员工公司异动的，在员工异动交接手续完成之日起5天之内，原员工档案保管部门应将异动人员的档案原件密封，并附上《员工档案传递通知单》（详见附表15）传递至员工异动后所在地档案保管部门保存，档案发送方须留存所传递的档案复印件、《员工档案传递通知单》复印件等。档案接收方确认收到后于5天之内，将回执传递回至档案发送方。
7.2自员工离职后，人力资源部应于30日内将该离职人员档案资料移交至档案室保存。
7.3电子档案用于人力资源业务线的内部传递，若需复制或移动至业务线以外的等同于纸版档案的传递。
8 内部档案保存时间及检查
8.1人力资源部需将所有调出人员、离职人员电子档案永久保存。 8.2自员工离职之日起内部纸质档案资料保留期限为二年（退休人员除外），期间不得遗失、销毁。
8.3档案管理员要定期检查档案材料有无霉烂，虫蛀等，突发事件（如被盗、遗失）后，也要进行核查。
