论高校二级院(系)教学秘书的定位

第２０卷第２期　宁波工程学院学报　Ｖｏ１．２０　ＮＯ．２　２００８年６月　ＪＯＵＲＮＡＬ　ＯＦ　ＮＩＮＧＢＯ　ＵＮＩＶＥＲＳＩＴＹ　ＯＦ　ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ　Ｊｕｎｅ．２００８　论高校二级院（系）教学秘书的定位　杨　琳　（宁波工程学院，浙江宁波３１５２１１）　摘　要：该文运用管理学和秘书学的有关原理结合高教管理的理论和实践论述高校Ｕ－．级院（系）教学秘书定位的必　要性和可行性。旨在深刻认识教学秘书在教学管理工作中咆准确定位，有利于教学秘书分工合作，促使教学管理工作有　效运行。为保障高校人才培养目标的实现扎扎实实的做好各项教学管理工作。　关键词：高教管理；教学秘书；定位　中图分类号：Ｇ４５１．８　文献标识码：Ａ　文章编号：１００８—７１Ｏ９（２００８）０２—００９１一Ｏ４　高校教学秘书工作是教学管理系统中必不可缺的环节，教学秘书是教学管理系统中确保教学管理　过程运行和实现目标的一个基本因素。因此，为确保教学管理的科学性和长效性，有必要论述教学管理　过程中基层管理人员即教学秘书的定位。以利于教学秘书的在工作中充分发挥积极性。　１教学管理的科学化与管理主体的作用　教学管理不同于行政、经济领域，高等教育、高等院校有其自身的特点。教学工作是学校的中心工　作，是涉及多因素、多层次、多部门的系统活动，要使整个系统活动正常有序的进行，就必须对其实行科　学有效地管理。　所谓教学管理就是为实现教学目标。根据一定的原则、方法，对教学活动进行计划、组织、检查和控　制的过程，其实质就是设计和保持一种良好的教学环境，使教师和学生在教学过程中高效率地达到既定　的教学目标。而教学管理科学化就是按照高等教育的基本规律，以教学管理基本原则为指导，运用现代　科学方法，建立教学管理系统，实现对教学管理全过程动态的有效管理。教学管理在高校管理中占有特　别重要的地位。其根本任务是提高教学质量，培养合格的高级专门人才，而要完成这一任务，必须做到　教学管理科学化。就教学管理的科学化来讲，教学管理工作有多个具体的项目组成，具有系统性，院校　对照国家教育部的专业教学评估规定和细则，针对现状进行全面的诊断和分析，制定管理规则，有目的　有目标，有计划有步骤地进行治理和完善。针对现在一些高校建立校、院（系）二级教学管理。学　校侧重于目标管理和宏观管理，院（系）侧重于过程管理和微观管理的要求，院（系）教学管理工作有多　个具体的项目组成，既琐碎又相连，具有系统性。教学管理人员要树立科学管理的理念，对教学过程管　理全面考虑，精心安排。运用科学的方法和和手段，扎实地开展工作。教学过程管理决定教学管理的成　败。比如在执行教学计划的过程管理中，对安排在每学期的课程科目不允许调整，若是可以随意更换科　目，那么说明制定教学计划对调查论证的环节运作的不科学。势必影响到教学计划的系统性和科学性。　管理规则是以管理原理为依据考虑管理者、管理对象、管理环境及管理任务的要求而制定出来的进行管　理活动应遵循的法则。教学管理规则，如《教学基本规范》、《关于本科培养计划的若干意见》、《关于制、　修订教学大纲的规定》、《学生成绩考核管理办法》、《课程建设实施办法》、《教学事故认定及处理办　法》、《实习管理暂行规定》《毕业设计（论文）管理暂行规定》、《学籍管理条例》、《教学质量监控体系的　收稿日期：２００８—０２—２６　作者简介：杨琳，女，宁波工程学院人文学院助理研究员。　维普资讯 http://www.cqvip.com

９２　宁波工程学院学报　２００８年第２期　实施办法》、《考试管理实施办法》、《教研室工作条例》等。有了这些规则怎么操作和运行呢？在管理活　动中，管理系统包括管理主体、管理对象、管理过程、和管理目标这四个方面，管理的主体是管理者，是管　理系统的核心要素，对管理的运行起着主导作用。由此看来教学管理的运行起主导作用的应该是教学　管理人员。　从组织管理的角度讲，管理人员分为高级管理人员、中级管理人员和基层管理人员。高层管理人员　主要职责是制定组织目标、发展战略、和控制评价，对外代表组织的“官方”身份；中层管理人员主　要职责是执行计划决策，把高层制定的战略、付诸实践。基层管理人员直接给员工分派工作，监督、　协调员工完成任务。教学管理人员按规定也有类似的分类分工。管理者若是在各自的岗位履行职责，　各尽所能，那么也就确保了教学管理的科学化。　２在教学管理的科学化的基础上对教学　书的定位　教学管理的科学化的实现是在制度的保障的前提下，有教学管理人员采用行之有效方法和手段具　体实施、具体落实、具体操作达到预期的目标。为提高教学质量，培养优秀的人才做好教学过程管理工　作。　按照教育部本科教学水平评估指标解读：教学管理队伍包括学校分管教学的校长、教务处等专职教　学管理人员、院（系、部）分管教学的院长（主任）、教学秘书等教学管理人员。　在《浙江省高等学校教学管理基本要求（试行）》中明确指出：在院（系）级教学管理机构中，院长　（系主任）全面负责院（系）的教学管理和教学研究等工作，是院（系）教学质量的第一责任人；分管教学　的副院长（副主任）主持日常工作，是院（系）教学质量的直接责任人。院（系）应设专职教学秘书或教　务员，在分管教学院长（系主任）的领导下，处理日常教学行政工作并做好教行状态、质量信息的经　常性调查了解工作。　从教育部到省教育厅上下一致地对教学管理都有明确的管理主体以及相应工作内容。当然各个院　校也会依据上级的规定对管理人员按岗位配置。如一些院校实行分院院长负责制，配有主管教学的副　院长、主管科研工作的副院长、办公室主任、教研室主任、教学秘书、行政秘书。从面上看，各个院校按照　教育部到省教育厅有关教学管理工作要求应该是开展顺利，可为什么一经上级评估检查就又会出现问　题呢？笔者认为在实际教学管理工作中，对教学秘书的概念及其层次没搞清楚，导致职责不明，分工不　细，而出现了教学管理的主体错位和秩序不正常，影响教学管理的效益。　２．１教学秘书的概念和分类　从秘书学研究的角度看，秘书是指为机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的　人员。秘书是一个复杂广泛的群体。秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。教学秘书是　从属院校教学管理部门辅助院长（系主任）实施管理和综合服务的人员。依据这一定义再对照《浙江省　高等学校教学管理基本要求（试行）》中的条例，院长（系主任）全面负责院（系）的教学管理和教学研究　等工作，是院（系）教学质量的第一责任人；分管教学的副院长（副主任）主持日常工作，是院（系）教学　质量的直接责任人。院（系）应设专职教学秘书或教务员，在分管教学院长（系主任）的领导下，处理日　常教学行政工作并做好教行状态、质量信息的经常性调查了解工作。从条例来看，院长负责全面工　作，是第一责任人。分管教学主持日常工作的副院长（副主任），协助分管教学院长工作的专职教学秘　书或教务员，实质上都是在院长领导下进行教学辅助工作，不同的是副院长和教学秘书或教务员承担的　工作任务或责任有大小或重轻之分。因而，笔者认为教学秘书不单是指具体的某个教学管理人员，而是　指所有提供辅助管理、综合服务的人员。为此，分管教学的副院长（副主任）或是专职教学秘书或教务　员同样承担着教学秘书的工作，履行着教学秘书的职责。是一支分工合作的教学秘书队伍。　２．２教学秘书层次的划分　从管理学的角度看，就基层管理人员直接给员工分派工作，监督、协调员工完成任务这一方面来讲，　教学管理人员划分为基层管理人员第一层次为主管教学的副院长、主管科研工作的副院长，第二层次为　维普资讯 http://www.cqvip.com 杨琳：论高校二级院（系）教学秘书的定位　３　办公室主任、教研室主任，第三层次为教学秘书、行政秘书。从秘书学研究的角度看，秘书人员因其工作　的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，分三个层次，即高级秘书、中级秘书、初级秘书。高级秘书　进行参政议政，并深入到决策全过程，是领导的重要助手。中级秘书负责起草文稿、办理公文、调查研　究、整理信息的工作。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如接待、联络、会务、印校、收发及财务等。　依据对秘书层次的划分对应教学管理人员的职责和要求，分管教学的副院长（副主任）是院（系）教学质　量的直接责任人为高级教学秘书；院（系）办公室主任（专职教学秘书）或教研室主任是处理日常教学行　政工作并做好教行状态、质量信息的经常性调查了解工作为中级教学秘书；教务员处理办公室日常　事务工作，如联络、接待、收集和保管资料等为初级秘书。　秘书是一种职业，１９９８年开始劳动和社会保障部就把秘书例人职业资格考证之中。教学秘书就像　教师一样设定为专门的职业。就职业而论，教学秘书人员应该像教师一样接受岗前培训，必须持有上岗　证。笔者认为若是把教学秘书职业化的认识提升到意识日程上来，那么教学管理工作也就自然而然的　搞好了。　２．３树立教学秘书的角色意识。推动教学管理工作的有效运行　角色，是戏剧或电影中，演员扮演的剧中人物。根据剧情的要求角色有主角和配角。主角是指戏剧　或电影艺术表演中的主要演员。配角是指戏剧或电影艺术表演中的次要演员。为此联想到在教学管理　工作的大舞台上教学秘书既是配角又是主角。教学秘书在院长领导下辅助院长开展教学管理工作，院　长是主角，教学秘书是配角。院长的决策和指示也常常需要由教学秘书向下传达，这时的秘书具有双重　的身份，承担双重的角色。既是教学秘书，又代表着院长。教学秘书中分管教学的副院长（副主任）和　办公室主任或教研室主任，主管或是分管着部门的教学管理工作，有自己的下属，这样的教学秘书又是　领导。为此，教学秘书必须既要遵循整个组织的总目标、总任务，服从院长的指挥；又要充分发挥主观能　动性，规划自己职责范围内的工作，善于组织、指导自己的下属去完成各自的任务。　教学秘书明确自己扮演的什么角色并不难，难的是如何扮演好角色。教学秘书在工作中为院长服　务，在决策过程中要做参谋者，而不能代替院长决策。也就是说，不参与决策是失职，参与不到位是失　职，参与过头也是失职，甚至是更严重的失职，这是对教学秘书工作的基本定位。如果教学秘书没有明　确的角色意识，对自己的地位和职责搞不清楚，就很容易导致擅自作主、越俎代疱。或是缺乏自知之明，　摆架子，发号施令，盛气凌人，信口开河，不仅有损于师生间的感情，更会有损于院长的形象。因此，教学　秘书要有十分强烈的自我意识、角色意识。在工作中不断修正自己的言行，使一言一行符合秘书的身份　和地位。在职责范围内更积极有效地做好该做的工作。　３重视教学秘书队伍的建设，是教学管理有效运行的保障　高等学校管理的基本内容包括：教学计划管理、教行管理、教学质量管理，以及学科、专业、课　程、教材、实验室、实践教学基地、教风学风、师资队伍、教学管理制度等教学基本建设的管理。从教学管　理的基本内容来看，量大面广。不是某一个教学秘书可以承接或能完成的工作任务。而是在院长的领　导下调动整个教学秘书团队进行分工合作，通心协力才能做好的工作。教学管理工作是一个系列活动，　教学管理水平的高低取决于教学管理人员水平高低。笔者认为针对有效的开展工作，如何充分发挥教　学秘书的作用是当前院（系）教学管理工作的较棘手的问题。为解决这一问题，建议采取以下几项措　施。　３．１依据对教学秘书的定位。科学合理地设置教学秘书岗位　教学秘书所从事的工作有其特殊性。教学秘书直接受命于院长指挥，并参与教学管理工作的全过　程。既要辅助院长工作，又要为师生服务。工作内容繁杂多变，头绪多，实施的环节多。从教学秘书的　三个层次讲，高级教学秘书即教学副主任主要的工作是辅助院长决策，中级教学秘书即办公室主任或是　专职教学秘书、教研室主任主要是辅助院长和教学副院长搞协调工作，初级教学秘书听从指挥办理具体　的事务。工作的任务量两头小，中问大。假定一个院（系）有四个专业，那么教学秘书岗位的合理的设　维普资讯 http://www.cqvip.com

９４　宁波工程学院学报　２００８年第２期　置是：高级教学秘书岗一个（副院长）、中级教学秘书岗五个（一个办公室主任、四个教研室主任）、初级　教学秘书岗二个（二个教务员）。　３．２建立健全对教学秘书的培训机制　从教学秘书职业化的角度看，教学秘书除了具备与院（系）专业对口的大学本科学历以外，还应该　系统地学习和掌握高等教育的学科知识、管理学科的知识和技能、秘书专业的知识和技能，不断地完善　行业知识结构。教学秘书应该像教师一样持证（学历、资格证）上岗。教学秘书具备了秘书职业化的素　养，就象士兵服从命令是天职一样，做好该做的工作。为此，教学秘书的进修学习必须有制度给以保证。　３．３建立晋升职称或是职务的激励机制，解决教学秘书的待遇问题　目前，多数院校教学秘书的职称是高教管理系列，由于教学秘书定位不明确，教学过程管理工作不　分层次的安排给某个专职教学秘书去做，使得教学秘书力不从心，身心疲惫，易出差错，影响正常的管理　秩序。基于这样的情况教学秘书没有时间进修和写论文，很难达到职称的评定要求。通过努力能够评　上高教助理研究员，对于教学秘书来说，已经是高规格的待遇了。为此，笔者认为若是明确了教学秘书　的定位，有了具体的分工，各行其责。不仅管理工作有成效，而且教学秘书在各自的岗位也能尽心尽力，　专研业务，不断学习，提高管理水平，顺利晋升职称。教学秘书为领导辅助工作，能够直接学习和了解领　导的管理工作思路和方法，在执行和落实领导的意图的过程中，不断得到实际的锻炼。对于具备领导的　才能和管理的能力的优秀教学秘书应该给予提拔到领导岗位，予以重用。以利于激发教学秘书为实现　教学管理工作目标而产生的积极性、主动性和创造精神。　从人力资源的角度讲，人是一种特殊资源。只有人这种要素在管理过程中具有创造作用。正如西　方一管理学家讲的，一个单位的人力资源是它能有效运转的最大关键，也是最重要的资产。因此，在教　学管理中，必须重视教学秘书队伍的建设，发挥其特殊的作用，确保教学管理效益的最大化。　参考文献：　［１］方展画．高等教育学［Ｍ］．浙江大学出版社，２００２．　［２］包国宪，钟占国．管理学——理论与方法［Ｍ］．兰州大学出版社，２００２．　［３］陈合宜．秘书学［Ｍ］．暨南大学出版社，２００２．　［４］陆瑜芳．秘书学概论［Ｍ］．复旦大学出版社，２００２．　［５］张俊玲．高校教学管理科学化的探讨［Ｊ］．扬州大学学报，高教研究版，２００６，（５）　Ｐｏｓｉｔｉｏｎｌｎｇ　ｏｆ　Ｔｅ蛐Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｉｎ　Ｓｅｃｏｎｄａｒｙ　Ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ｉｎ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｉｔｅｓ　ＹＡＮＧ　Ｌｉｎ　（Ｎｉｎｇｂｏ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｏｆ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ，Ｎｉｎｇｂｏ，Ｚｈｅｊａｎｇ，３１５２１１，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂ｜　：Ｔｈｅ　ｐａｐｅｒ，ｅｍｐｌｏｙｉｎｇ　ｒｅｌａｔｅｄ　ｔｈｅｏｒｉｅｓ　ａｎｄ　ｐｒｉｎｃｉｐｌｅｓ　ａｓ　ｗｅｌｌ　ａｓ　ｅｘｐｅｒｉｅｎｃｅ，ｄｉｓｃｕｓｓｅｓ　ｔｈｅ　ｎｅｃｅｓｓｉｔｙ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｆｅａｓｉｂｉｌｉｔｙ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｉｎ　ｔｈｅ　ｓｅｃｏｎｄａｒｙ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ｉｎ　ｔｈｅ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ．　Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：ｈｉｇｈｅｒ　ｅｄｕｃａｔｉｏｎ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ，ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ