岗位说明书撰写指引
主要内容
1、关于岗位说明书
2、表格内容的填写
岗位说明书的文件管理 岗位信息 任职资格 职责描述 沟通信息
3、撰写岗位说明书的步骤
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关于岗位说明书
该手册旨在帮助公司的管理者和员工完整了解关于岗位说明的理论基础和具体的使用方法，并能够在工作中正确地运用。对于一些具体操作中可能会碰到的问题，以及一些实战中的小技巧，也可以在本指引中找到。我们希望它能够真正成为您在管理和工作中的帮手。
岗位说明书是在工作分析基础上，对岗位信息、任职资格、职责、权限等进行描述的成果文件。岗位说明书作为一个有效的管理工具，它能： 准确的表述当前存在的岗位 被任职者和任职者上级共同认可 为岗位评价提供有用的信息
为建立胜任能力模型提供有用的信息
岗位说明 岗位评价 目标设定 岗位能力描述 职级 绩效评估 能力评价 薪酬： 为岗位付薪 为绩效付薪 为人付薪 发展： 培训 个人发展 职业生涯发展 图1：岗位说明的作用
岗位说明书作为岗位说明的重要载体，主要用来澄清以下问题： 岗位存在的目的
岗位在组织结构中的位置 任职者的主要工作任务 任职者的任职资格要求
岗位说明书的撰写是管理者在进行岗位说明工作时必须掌握的一项技能。本指引的重点将围绕如何撰写岗位说明书来进行。
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表格内容的填写
下表是公司岗位说明书的编写格式，接下来对该模版的各项填写内容进行分别描述。
文件编号 文件版本 生效日期 XXXXXXXX有限公司 文件名称 岗 位 信 息 岗位名称 所属部门 薪资等级 性 别 年 龄 学 历 岗位说明书 任职资格 岗位编号 专业及资格 知识经验 技能技巧 直属上级 直接下属 其它要求 职责概述 职责模块 职 责 细 则 主要需沟通事项 沟通方式 见证表单/文档 沟通渠道 图2：岗位说明书模版
岗位说明书的文件管理
文件编号
根据公司文件管理的规定，编写文件编号，该编号由公司人力资源部统一制定。
文件版本
根据公司文件管理的规定，编写文件版本号，版本号由公司人力资源部统一制定。
生效日期
生效日期就是岗位说明书最终定稿的日期。当岗位说明书最终定稿或每次得到修订或更新时，均需要标明最新的时间，以便于数据库的维护。人力资源部需要定期对数据库中的以及任职者手中的岗位说明书进行检查，以保证它们是最新的并且互相一致。
岗位信息
岗位名称
岗位名称由公司人力资源部进行统一制定，岗位名称的编写一般要遵循以下原则：
岗位名称可以反映出该岗位的主要工作内容、范围和该岗位的岗位等级（比如：经理、主管、员等），而不是该岗位上任职的人的职务等级。 岗位名称要尽可能满足公司所属行业、地域、所有制形式等范围内的称谓惯例。 在本公司的范围内，具有唯一性。
所属部门
该岗位所在部门的名称。
薪资等级
该岗位在本公司薪酬体系中所对应的薪资等级。
岗位编号
岗位编号由公司人力资源部进行统一制定。
直属上级
该岗位直接上级的岗位名称。
直接下级
该岗位直接下级的岗位名称，注意要罗列全部的岗位名称。
任职资格
该部分用来描述岗位任职者为了胜任该岗位的工作，应该达到什么样的最低要求。依据招聘，这些最低要求既可以作为全面的要求，也可以在提供培训和指导的情况下，适当放低一些要求。值得注意的是，在该部分被描述的是岗位，因而不应包含其任职者个人的背景、态度或条件等因素。
性别
该岗位对性别的要求，如果没有性别方面的要求，填写“不限”。
年龄
该岗位对年龄的要求，注意在此填写的是年龄要求的范围，而不是具体的某一个年龄。没有要求，填写“不限”。
学历
对任职者而言，最起码要具备的学历。比如：初中、高中、中专、大专、本科、研究生等。
专业及资格
对于任职者来说，是否具有专业方向和从业资格的，如果有，需要列出。
知识经验
为了完成岗位所要求的工作任务，任职者必须具备的专业知识有哪些？一般要求从知识的领域和知识的程度两个方面进行描述。比如：英语四级，全面掌握消防知识等。
对任职者而言，最起码应该具备什么样的工作经验？经验的种类（管理经验或专业经验）？经验的行业要求（在什么行业类所具有的经验）？经验的年限？等等。对于不同的任职者而言，可以是教育程度稍高，而经验稍欠缺；或者经验非常丰富，但教育程度稍低。在考察人员与岗位的匹配程度时，
这两种情况都是可接受的。
技能技巧
任职者需要具备的技能，主要是指可预期的潜质。下面列举了常见的36种核心能力，恒昌公司可以参考使用。分别是： 1.分析能力 19.反馈 2.预期/前瞻性思维 20.领导能力 3.注重细节 21.倾听
4.应变能力 22.知觉/判断 5.指导能力 23.持续性/坚韧 6.商业意识 24.计划和组织 7.沟通 25.问题解决能力 8.成本意识 26.质量导向
9.创造力/革新 27.结果导向 10.顾客导向 28.安全导向 11.决策能力 29.自我发展
12.授权 30.制定战略的能力 13.可依赖性 31.压力管理 14.多样化导向 32.主动性/责任感 15.激励/动机 33.团队工作能力 16.情感智力（情商） 34.技术应用 17.情感互动（情商） 35.时间管理 18.授权能力 36.书面沟通
任职者需要具备的技巧是指，具有习得的、熟练掌握的、可重复的特点，可经过一定时期的训练或培训从而迅速掌握或提高的一种能力，例如：电脑操作技能、演讲技巧、公文写作、谈判技巧等。
对于某些特殊岗位，由于业务或工作的特殊需要，可能在任职者的品质、个性特点等方面加以适当的要求，例如对需要常年出差的岗位，需要要求任职者具备较强的适应能力和吃苦耐劳的精神。
其他要求
其他要求是指本岗位说明书中没有包含的，但仍需注明的任职资格项目。
职责描述
该部分用于说明任职者的工作内容和职责范围，而不是用来描述为了达成一个结果而采取的具体方法和行动。每一项职责描述必须： 与岗位的一项长期性目标相对应；
精确的表明所期望的目标，即为了达成什么…… 说明做什么，而非如何做；
任职者的改变，不应该引起职责的变化；
职责的清单最好是能够根据职责的优先性从上到下进行排列，用来强调对该岗位而言最重要的责任范围是什么。这个排序可以是根据职责的重要性，或者是根据操作系统的流程，或者是职责所跨越的部门。
职责概述
职责概述即该岗位彼此的几个工作范围的罗列。 例如：
采购员的职责模块——采购作业、供应商开发与管理。
财务的职责模块——财务制度及流程、财务预算及计划、资金管理、成本费用管理、会计核算、会计报表、财务收付及保密、部门管理。 职责概述的提炼遵循如下步骤：
岗位说明书撰写人对任职者进行访谈，详细罗列任职者现在从事的所有工作内容； 撰写人与任职者对工作内容进行分类、定义，保证每类的范围具有一定程度的性； 分类结果交于任职者的上级进行修正、补充，以保证其完整性。
职责模块
职责模块的内容与职责概述的内容一一对应。职责模块与模块之间，就工作流程和性质的关联度而言，具有较大的性。虽然彼此又有一定的关联度，但可以随机调整，即职责模块1和职责模块2可以由不同的两个岗位来担当。
职责细则
在同一职责模块内的职责细则与细则之间的关联度非常大，往往是同一件工作不同的工序或步骤，一般情况下不宜分拆，否则就会破坏一件工作的完整性和连续性，也容易出现同一件工作仿佛在由不同的两个岗位在分别承担。
职责细则的撰写格式如下：
主语（岗位任职者，略去）+谓语（动词，做什么）+宾语（为了……，达到什么结果……）
范例：
思考和行为的动词 行动 为什么 最终结果 评估、推荐、计划和组织 市场推广活动 为了…… 扩大市场份额和提升利润率 正确的撰写格式——评估市场条件和发展趋势，计划和组织市场推广活动，以使公司产品的市场份额稳步增长，并提升利润率。
思考和行为的动词 行动 为什么 最终结果 确认、建议、计划、组织、协调、跟踪 培训实施 为了…… 知识和结果的良好运用 正确的撰写格式——确认培训需求，以使员工培训活动达到预期的效果。 在撰写职责细则时，一些关于思考和行动的动词的例子： 达到 改造 管理 建议 配置 分析 咨询 控制 贡献 协作 协议 决定 给与 保证 授予 雇佣 确认 提高 提出 提供 合理化 实现 接受 推荐 应用 批准 装配 评估 分配 帮助 吸引 建造 授权 购买 改变 核查 选择 合作 收集 沟通 完成 进行 保存 定义 设计 决策 发展 指导 分销 做 详述 草拟 娱乐 预计 建立 评估 考核 执行 跟进 预测 阐明 集中 通知 推动 保持 领导 维持 制作 会面 制造 修改 监控 激励 谈判 组织 计划 准备 呈现 产生 提升 招聘 汇报 代表 评估 修订 运作 寻找 选择 确保 卖 专门化 提交 主管 学习 测试 培训 传达 使用 写作 见证表单/文档
见证表单/文档与每一项职责细则对应，即该职责达到或实现的工作结果和输出。
例如：
职责细则：确认培训需求，以使员工培训活动达到预期的效果。 见证表单/文档：培训需求统计表。
沟通信息
沟通渠道
沟通渠道只指该岗位需要进行沟通的对象，包括部门和岗位或者是一类人群，既包括公司内部，也包括公司外部。
主要需沟通事项
沟通的主要目的是传达信息、获取信息、达成共识，沟通的事项是指，通过沟通需要传达、获取的信息和达成什么样的共识。比如：采购员与生产部沟通，需要沟通的事项是：物料需求计划。
沟通方式
沟通的方式主要包括：面谈、书面通知、电话、传真、EMAIL、会议、研讨等。
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撰写岗位说明书的步骤
完成 流程 工作内容 工作人员 事项 时间 组织填写《岗位设置A、确定岗位设置与确定或调整岗位设置与人员编制、人力资源部人员， 人员编制 规范岗位名称、编制岗位编号 与人员编制表》 制定岗位说明书编写工作计划：确B、制定工作计划 定岗位说明书样板、确定编写人员项目小组成员 分工、时间安排等工作计划内容 参加项目小组会议 人力资源部人员 培训讲解岗位分析与岗位职责描中层以上人员 C、知识培训 工作任务 书面正式通知岗位说明书编写相关要求和时间、人员安排等 稿上交人力资源部 项目小组对任职资格、格式、见证文档等内容进行修改确定 书编写人员 各部门员工代表 D、下发工作通知 E、初稿编写 人力资源部 起草并下发通知 及时完成编写 修改岗位说明书初稿 组织安排讨论 汇总和跟踪工作计划， 参加各部门讨论 收集讨论稿 组织相关人员参加 述相关知识、安排岗位说明书编写指定参加岗位说明培训
各部门将编写好的岗位说明书初各部门负责人及编写人员 项目小组成员 各部门负责人 F、项目小组修改 G、各部门内部讨论 以部门为单位组织对本部门岗位说明书进行讨论 人力资源部 项目小组成员 H、定稿 对讨论后的稿件最后审阅、修改和人力资源部人员 定稿
