财务借支报销制度
一、借款及专项付款：
1、 借款：适用范围
①借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费、会议费、采购物品、购置固定资产、装修费用、商场保证金等
②个人业务未经总经理特批一律不允许借款
③外单位人员未经总经理特批一律不允许在本公司借款
2、所有借款根据公司各部门日常签批权限需在“钉钉”中进行申请，①待款项支付后索取或正规收据，交回财务冲帐；
②出差借款：出差人员凭部门主管或总经理审批后的《出差审批单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续
3、专项付款申请：有急需给厂家或其他公司进行付款的，公司各部门日常签批权限，需在“钉钉”中进行申请，支付费用部分的款项，需索取或正规收据，交回财务冲帐
4、所有大额或专项费用 ①（房租、物业、促销宣传活动、专项广告宣传、店铺开业、装修费、道具采购、资产设备购、店铺税金等）支付必须签定正式合同，避免产生经济风险及纠纷
② 开业/装修/整改等需提前钉钉申请，报批方可进行借款和报销 5、①财务借支遵循“前借款不清后借款不再支付”的原则 ②除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支；
二、日常费用报销：
所有费用必须索取正规
日常费用主要包括：房租、车辆使用费、差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及物料费、业务招待费、培训费、资料费、运费及邮寄费、水电费、零星杂费等其他费用
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1、 租赁费及物业费：①承租办公室、仓库及店铺必须与业主签定房屋租赁合同，合同必须真实约定租金及物业管理费用金额及交纳方式；交纳租金及物业管理费原则上须取得正式的；特殊情况确实无法提供的应提供正规盖章的收据
②合同签订方、（或收据）开立方、收款方必须三者相符
2、 水电费：①办公室、仓库、直营店铺等发生的水、电费用，须取得正规或收据，同时票据需注明收费使用期间、所用吨/度数及单价，并在报销时附承租方或物业所开具的通知单
②电费充值的店铺，店长预估好当月费用每个月固定时间提报品牌部“钉钉”申请一次，一月多次申请的财务部不予受理，交纳后将票据寄回公司冲帐 3、 车辆使用费：①车辆使用费是指公务车的汽油费、停车费、过路费、洗车费、维修保养费、年检费、车辆保险费等，凭有效（如是保养费用需附保养清单）报销
②具体使用要求及流程参考公司《办公用车使用管理制度》
③所报销提供的必须与出差时间和出差地点相吻合，且报销时由人资行政部进行签批情况是否属实，否则视同无效票据不予报销
④仓库送货车平时各店铺使用时需要提报需求到仓库主管同意并备档《出车记录表》，以加油卡充值(金额5000元为限)形式，报销时需附仓库主管签批的《出车记录表》和及里程数（加油前车中里程数及加油后的里程数分别拍照打印），人资、财务审核后方可进行报销
项目 级别 住宿标准 补助标准 地级市 县级市 总监级以上 实报实销 实报实销
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经理级别 XXX元/天 XXX元/天 XX元/天 经理级别以下员工 XXX元/天 XXX元/天 XX元/天
4、差旅费用标准
①报销时必须提供真实住宿，日期需与出差时间返程车票时间对照②住宿酒店含早餐的，早餐不予报销，中午或晚上宴请客户的餐补不予报销 ③实际出差天数的补助计算以所乘交通工具出发时间到返郑时间为准，10:00以后出发（或12：00以前出发返郑）以半天计，10：00以前出发（或12：00以后出发返郑）以一天计
④同性两人或以上同一地区出差，原则上不得单独住宿，住宿以职位最高者的标准报销，补助分别计算
⑤由公司统一安排食宿、公司派车前往的参加外地会议、培训等均不发放出差补贴
⑥出差人员原则上不允许因私中途绕道、逗留；如有特殊情况需中途绕道、逗留的，须向部门负责人申请，因此而产生的费用均由本人自行承担，并不计此期间的出差补助
⑦出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，厂家订货会及培训，需附厂家通知函和参加人员明细
5、交通费：①原则上不报销员工打车费，特殊情况需事先经部门经理批准②对于大件（贵重）物品的收发、携带较大金额现金、接送客人及其他特殊情况可以申请乘坐出租车
③必须是机打或有效定额，票据背面写明时间、起止地点及事由④使用滴滴打车，将网约车行程记录和金额打印报销凭单
6、办公用品及低值易耗品：由行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责
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①公司行政部每季度根据需求及库存情况购置 ② 各部门按行政部要求按时提报所需物品
7、快递及调拨货品运费：①日常使用公司所签订指定快递，公司进行月结，使
用时注明公司月结号
②使用其他快递/物流公司时，索取正规及原始快递单据（顺丰及EMS均可提供正规）
③发现邮寄地址与收货方和违背公司真实业务发生，则扣除此项报销费用，并在全公司内进行通报批评
8、广告宣传活动费：①用于公司或直营店铺进行印刷制作的费用，如制作印刷彩页、画册、包装袋、POP等
②郑州当地的由公司统一按月结算，报销时须附《广宣制作物申请单》、、照片（需突显广宣制作物）、广告制作公司的对帐单或制作费用明细 ③费用必须注明入部门或店铺名称，便于财务进行费用的准确入帐分摊 9、直营商场发生的工卡押金、工卡费、员工实习费、员工培训费、商场管理费 ①工卡押金：由员工个人承担，离职或异动可办理押金退还手续； ②工卡费：由员工自行承担，如需报销则要求入职一年以上且打申请核准同意后方可报销
③员工实习费：由公司承担； ④员工培训费：由公司承担； ⑤商场管理费：由公司承担；
10、工装：①工装领用前品牌部在‘钉钉“中统一打申请签准后再知员工领用 ③若员工入职未满半年离职，则需扣除相应成本。 11、福利费（含员工活动费）的支出：
由公司人资行政部按审批后进行费用报销（附含人员明细及费用明细表） 12、软件及固定资产购置
资产范围：传真机、复印机、电脑、显示器、扫描、IT硬盘、打印机、碎纸机等IT及电器设备等。
①购置要求：批量购买的金额较大需签订正式的购置合同/协议，及总经理批准生效的购置申请。
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②流程：“钉钉”中填写《物品申购单》
③资产/软件验收（软件应安装调试）合格无误后，经办人凭、合同等资料办理出入库手续，进行报销
④若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 13、辅料报销制度及流程
①费用范围：提升店铺整体销售而采购的配饰，如鞋包、围丝巾、手套、项链等 ②报销流程：持审批后的申请单、费用、报销单、店长签收辅料明细单，主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批→财务付款（或冲借支）。 ③辅料进销存管控
A、采购后由各品牌部进行系统录单购入库→品牌部在系统中做调拨至各店铺或直营专柜→直营会计根据店铺确认收货的辅料明细单核对报帐票据进行系统核对（店铺签收确认单/收到条复印件）→店铺销售（或赠送）并做手工销售日报表/月盘点报表→提交品牌部进行系统销售录单→直营会计进行系统销售库存核对→店铺月盘点→品牌部/财务部每月复盘或抽盘；
B、各品牌部将辅料进行编码（按年份+购入货号+流水码），并将此辅料编码和售价明细表提报至仓库，由仓库品牌人员进行吊牌打价码，仓库人员将吊牌交由品牌部至各店铺或直营专柜进行挂牌销售；
C、为保证辅料管控的安全，原则上辅料不允许退回仓库。若在当季未出售完，可由品牌部统一进行店铺/特卖/内购集中出售消化，并在系统中做店铺间调拨，同时做销售入系统；
D、管控中若发现有丢失或销售不及时录入系统，导致帐实不符的按此辅料的采购原值进行赔付，赔款交由财务部。若未按此规定及时缴纳将在全公司进行通报批评，并提报人资行政部从当月工资中扣除。
三、报销时间要求：①除上述有规定的费用报销时间外，其余所有费用自发生之日起一个月内必须报销完毕
②超过一个月报销，在审核合格后，只报销金额的90%，超过两个月不报销，产生的费用由当事人自行承担
③财务在费用审核无误后每周五进行付款遇节假日将顺延发放，若遇特殊情况或紧急情况需单独申请付款
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四、费用注意事项： ①取得的或收据抬头必须开具公司全称，不可写简称或空白，有错字或漏字或手工签个人名字均视为无效
②原始单据（车、船、飞机票、住宿费用等）因保管不善被盗、遗失、破损至无法辨认的不予报销
③对方提供电子可打印出来正常报销使用
④在粘贴单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少且纸张大小和费用报销单相同，可直接在正式报销单的反面粘贴（的正面与报销单的正面同方向）；若票据较多，可在多张粘贴单上粘贴；原始凭证如果规格明显过大，可将原始凭证左下角向内折叠
五、报销规范要求：①《费用报销单》填写的内容不得涂改，必须使用黑色水笔或签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔
②报销人应以本人全名进行填写，书写工整，以楷体签名，禁用无法辨认的艺术类字体。
XXXXXX公司财务部
XXXX年 XX月 XX 日
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