论地方文献的收集方法 李变秀 杨晓梅 （云南保山学院） 摘要：根据地方文献的特点，提出收集整理地方文献的方法，让 信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同 其发挥应有的作用的建议。 时署写信人的姓名，重要的商来信函，为郑重起见，可加盖 公章。⑤日期。写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏 近年来，随着科学技术的进步，社会的发展，经济的腾 右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 飞，地方文献资源的建设工作也越来越受到图书馆界的重 １．２免费赠阅。这种方式存在主动或被动，是获取地 视，对此笔者对地方文献的收集提出了一些看法。 关键词：地方文献收集 １信函征集、免费赠阅、书报交换、广告征集 方文献最便宜的方式，主动是指在了解本地区地方文献出 １．１信函征集。对不同的单位属性，使用不同的信函 处后，可主动与之联系，表明其目的，希望，获得其免费或 格式，主要的信函格式有：①商务信函格式。②英文信函格 长期免费赠阅，以作馆藏之用，便于作传世之用：被动是指 式。⑧中文信函格式。④商业信函格式。 你没有需求或联系的情况下对方主动赠送，其目的一是扩 对于学校来说使用最多的是中文商务信函格式，如同 大影Ⅱ向力，二是增加阅读量。 一般信函，由开头、正文、结尾、署名、日期５个部分组成。④ １．３书报交换。这是一种互惠互利的方式，经双方协 开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行，顶 定以双方既有的图书或期刊或报纸作为相互交换的物质。 格书写，称呼后用冒号。（ 正文。信文的正文是书信的主要 双方商定后可作以下协议： 部分，叙述往来联系的实质性问题，通常包括：ａ向收信人 我方（以下简称甲方）： 问候：ｂ写信的事由，例如写信的目的，希望对方收到信后 他方（以下简称乙方）： 给予回复等等：Ｃ该信要进行的业务联系，如询问有关事 为丰富馆藏，是加地方文献的收藏面，经甲、乙双方协 宜、阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要 定，订如下协议： 向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； 甲方（书刊名称）： ｄ提出进一步联系的希望，方式和要求。⑧结尾。结尾往往 乙方（书刊名称）： 用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求，如“特此函 从ＸＸ年起甲、乙双方都将自己出版的书刊出版后，即 达”、“即希函复”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬 时邮寄给对方，如中间有遗漏，需负责补齐。 礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬 甲方（签名或盖章）： 礼”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶 乙方（签名或盖章）： 格书写。④署名。署名即写信人签名，通常写在结尾左另起 定日期：ＸＸ年Ｘ朋Ｘ日 一行或空一、二行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业 １．４广告征集。这种方法需要一定的经济支持，征集 （上接第１ ５９页） 以下几方面： 题，促进社会的发展和稳定。 ①面试之前尽力寻找所欲谋求行业的资料，以便知己 参考文献： 知彼。 【１】钮林豪．当前大学生就业难现状分析【Ｊ】＿中国大学生就业， ②注意自己的仪容仪表，确保服饰得体。穿着打扮反 ２０１ ４（１ ８）：６—９． 映着一个人的修养，左右面试官的感官和第一印象。 【２Ｊ王凯麒，钱骅，黄梅英．大学生就业准备特点及对策的研究【Ｊ】． ⑧讲究面试礼仪，进门不要紧张，尽可能用您好之类 中国大学生就业，２０１４（２２）：１３—１８． 的招呼语，制造和谐的气氛。切勿先伸手和对方握手、在面 【３】韩宝平，王红英，郭贵ＪＩＩ．浅谈大学生就业能力的培养【Ｊ】．教育 探索，２０１４（３）：１３８—１３９． 试官未邀请的情况下坐下。交流中目光要注视对方，但不 【４】陶柳清．提升贫困大学生就业能力研究【Ｊ】ｌ重庆理工大学学 能死盯着对方，如果不只一个人在场，要用目光扫视一下 报，２０１ １（２５）：１２６—１２９． 其他人，以示尊重和平等。 【５】秦阳．如何提高大学生就业能力【Ｊ】．黑龙江科学，２０１４（５）：１． （４＿）用准确、简明的语言介绍自己的经历、经验、能力、 【６１蔡依依，谭菲雪，王斌．大学生就业能力浅析【Ｊ】．青年与社会， 成绩等基本情况，介绍时注意用词恰当、实事求是、切勿过 ２０１ ４（１ ８）：６４—６５． 多地自我夸大。 Ｉ７】吴倩倩．提高大学生就业能力途径【Ｊ］．边疆经济与文化，２０１４ ⑤交流中不要截断面试官的话题，要正面回答和巧妙 （８）：１００—１Ｏ１． 回答问题，机智应变面试官提出的各种问题，善于察言观 【８】刘洋，陈月球．探析培养大学生就业能力的策略【Ｊ１．广东技术 色，扬长避短，投其所好，抓住时机显示潜能。 师范学院院报，２０１４（３）：１０８—１ １０ ３结束语 基金项目： 榆林学院硕士科研启动项目（１４ＧＫ５０）。 在就业形势严峻的情况下，大学毕业生通过自身的努 作者简介： 力提高求职能力显得尤为重要，这不仅能够使大学毕业生 李亚利（１９８６一Ｊ，女。陕西榆林人。助教，硕士。研究方向：大学生 实现自身的价值、还可实现自己的理想，更好解决就业问 就业。 １６０ 来的资料有的可能是免费的，有的可能是有偿的。如果单 第四条，受赠方式。 捐赠者可将图书直接送到受赠 从资料收集的数量来说，这种方法可能是最有效的，但从 单位。②大批量捐赠可由受赠单位派人提取。 ２＿２赠阅。赠阅是报刊发行的另一种方式，指报刊社 经济成本来说，这种方法是成本最高的。具体事例如下：① 征集内容要求。凡内容涉及本地区的历史、地理、人文、碑 免费把所出版的报刊送给其特定的读者阅读。不过赠阅量 文、字贴、书画、音乐及一切与本地区有关的图书、期刊（又 相对较少。赠阅的形式有两种： 由报刊社通过自己的发 称杂志）、报纸等纸质文献资料和电子文献资料，或实物， 行渠道把报刊送到读者手里；④通过邮发渠道把报刊送到 或非物质文化遗产。②征集方法。ａ免费赠送。可电话联 读者手里，报刊社向邮局支付一定的发行费。 直接购买。 系后受赠方上门取或以邮寄的方式邮费到付。ｂ有偿收 这种方式主要适用于对公开发行的文献资料，对于内部发 藏：提供的文献资料可根据市场价格付款，运送方式受赠 行的文献资料大部分用的是拨款发行方式，没有经济成本 方上门或邮寄后邮费到付。⑧征集时间：不限。④联系方 负担，但如果是额外增加印量需求者就得支付费用。对于 式。联系电话：ＸＸＸＸ—ＸＸＸＸＸＸＸ：地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ区 地方文献资料索求，采用这种方式需先了解清楚本地区具 ＸＸ路ＸＸ单位；电子邮箱：？；网址：？。⑥征集说明。ａ征集 有的地方文献种类，属性，印数，而后与对方联系好并签定 来的文献资料，对品种独一如需退回的，需留给复印件。ｂ 购买协议 范文如下： 征集来的文献资料如雷同太多的，受赠方将根据需要留下 三份，其它的会原样寄还。⑥来件要求。寄件时请写清捐赠 方的地址、姓名、联系电话，受赠方将根据情况寄回稿件或 款项或感谢信。 地方文献期刊（或图书）供货协议 甲方：ＸＸ单位 乙方：ＸＸ单位 甲方和乙方经平等协商，就ＸＸ年度期刊（或图书）征 ２图书捐赠、赠阅 订达成以下协议： ２．１图书捐赠。“赠人玫瑰，手有余香”，留下一份温 甲方权利和义务：①甲方在日常供期刊（或图书）工作 馨，书香永存，惠泽后学，在这里，每一个人都可以徜徉知 中，保证及日寸到刊。除出现不可抗拒的因素外，甲方应在刊 识海洋，成就自己人生理想。捐赠图书，学术利用，被泽无 物出版后２周内送达乙方．②甲方应保证刊（或图书）为正 穷。范例如下： 刊，若出现提供复印件现象，乙方将不付刊（或图书）费。⑧ ＸＸ学校图书馆欢迎本校师生、校友、社会各界人士以 甲方在接到乙方的催缺单后，应在一周内作出答复。如出 及团体向图书馆捐赠地方文献图书。 版原因不能及ａ，－Ｊ－：￣ｌ，足的，甲方应复印完成补刊（或图书）以 第一条，图书入藏条件。凡符合以下条件的图书将可 保证乙方需要，如停刊负责退还余款。 除有人力不可抗 拒因素外，甲方不能按时供货时，应及时退还乙方所付刊 纳入馆藏：ｆ１ 内容符合该校图书馆的地方文献收藏范围。 国内外正式出版物和非正式出版物，为该馆缺藏，或该馆 （或图书）款。⑤付款方式：货到付款。 需增加复本之地方文献图书。⑧图书完好是否不限，书内 乙方的权利和义务：，１）乙方在甲方提供的刊目上，向 有没有划线、注记、眉批不限。④内容不存在政治、法律和 甲方提供所需订购的刊目清单。 乙方根据甲方提供的订 反科学问题。 购目录并核对与乙方提供的一致后向甲方付款。因编部改 第二条，捐赠办法与图书处理。（ 少量和零散捐赠，捐 价出现的价差由甲方能知乙方后，乙方应及时补齐。⑧乙 赠者可直接到图书馆地方文献信息中心办理相关事宜，也 方在日常工作中，应认真验对清单与实物，并在～月内将 可通过邮寄方式捐赠。（ 大批量捐赠，请捐赠者先将捐赠 回执寄回甲方，使甲方及时了解缺漏情况，以便补给。④如 清单发送给图书馆地方文献信息中心，由采访人员甄别， 方出现违约现象，需向对方支付违约金２％。其它未尽 捐赠者按甄别后的清单和双方商定的方式进行捐赠。⑧根 事宜，双方协商解决。本合同一式两份，甲方一份，乙方一 据捐赠者意愿，捐赠者可在图书扉页签名、赠言。图书馆加 份。 盖赠送章标示赠送者及日期。 受赠者向捐赠者颁发“ＸＸ 甲方：ＸＸＸ单位 乙方：ＸＸＸ单位 一甲方代表： 乙方代表： 图书馆图捐赠证书”以示尊重和鼓励。（ 建立文献捐赠地 ＸＸ年Ｘ年Ｘ日ＸＸ年Ｘ月Ｘ日 方文献专项目录，同时在本馆网站公布捐赠者的姓名、捐 赠文献的书名、数量等，予以宣传和鼓励。⑥受赠的图书， 另外，征集会议、影印复印都是地方文献收集的重要 其所有权和处理权即归受赠者所有。受赠者没有将捐赠图 方法。 参考文献： 书寄还捐赠者的义务：受赠者有权不知会捐赠者即对不予 ［１】魏国彬主编．以文化营销的评论眼光——保山地方文献生产 收藏的图书进行处理，今后对已入藏的捐赠图书亦可根据 Ｍ１．云南大学出版社，２０１３．６ 情况进行剔除。④对于数量特别巨大或特别贵重捐赠，除 传播的价值探微【［２】林天蔚著．地方文献研究与分论【Ｍ】书目文献出版社，２００６ 按上述六项办法办理外，受赠者将向单位汇报，组织专门 １２ 的捐赠仪式及宣传活动。 【３】张建国，李金玲．地方高校图书馆开展地方文献工作研究［Ｊ】 第三条，其它捐赠。图书馆也接受图书馆专用资金（包 现代情报，２００７（０７） 括外币）。捐赠资金可根据捐赠者的意愿使用。如“伍谢瑞 作者简介： 之姊妹地方文献馆”。 李变秀，女，副研究馆员，研究方向：图书馆学。 】６】
