２０１３年１月 总第４２期 现代工业经济和信息化 Ｍｏｄｅｒｎ Ｉｎｄｕｓｔｒｉａｌ Ｅｃｏｎｏｍｙ ａｎｄ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ Ｊａｎｕａｒｙ，２０１３ Ｔｏｔａｌ ｏｆ４２ 管理科学 企业人事档案管理的现状及对策 范文华 （同煤集团矿山铁路分公司，山西大同０３７００３） 【摘要】目前人事档案管理存在着内容失真、材料不全等Ｉ＂－１￣，必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案 管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理等措施，使人事档案焕发新的生机与活力。 【关键词】人事；档案管理；对策 【中图分类号】Ｆ４２６．７２；Ｆ２７０ 【文献标识码】Ａ 【文章编号】２０９５—０７４８（２０１ ３）０１—００５９—０２ 引言 ２ 人事档案管理工作的现状及问题 目前，企业人事档案管理工作还存在不少问题，主要表 进入２ｌ世纪以来，档案管理的科学规范对于一个企业的 管理水平提升发挥着积极的作用。人事档案管理是高质量的 人力资源，是一个运作发展良好的人力资源管理系统当中重 现在：１）部分领导对档案管理工作存在着一些误差和盲 区，往往忽视了管理工作的重要性，没有产生足够的重视， 只是片面的认为这就是保管性质的工作，只要不发生泄密和 丢失的问题，能在需要时应付外调、查档即可。２）相关管 要的组成部分。运转良好的人事档案管理工作既体现了自身 的价值，又为经济的发展和社会的进步提供了积极的参考价 值。只有坚持适应新时期、新形势发展的需要，才能将档案 管理工作做到科学规范、与时俱新，才能开创档案管理工作 理人才的缺乏，人员配置不足。档案管理工作是一项对政治 性、机密性、专业性要求很高的工作，需要单独存放，专人 管理。３）管理手段落后。目前相当一部分企业还在采用原 始手工操作的方式来反复调阅档案原件，这就造成了纸张发 黄、字迹褪色等现象，对档案的完整和安全构成了直接影 响。４）人事档案材料缺失。例如履历表、年度考核表、学 历、职称、工资、表彰、处分等材料内容不完整，填写项目 不完整，导致材料收集、归档不及时。 上述种种的问题如果得不到重视、纠正和解决，必定会 的新局面。 １ 人事档案管理工作的意义和作用 做好人事档案管理工作是一个企业健康发展的需要，人 事档案管理工作是企业管理工作的一部分，是实现企业工作 质量和效率的一把标尺。科学规范的管理档案不仅保持了档 案在特定时期的历史原貌，同时也是考量企业管理水平和业 绩的重要尺度。 人事档案包括员工的家庭情况、社会关系，以及员工 工作调动、职务提升、思想品德、业务才能等的鉴定和评 影响档案管理在人才资源开发中所体现的价值。 ３ 人事档案管理工作的方向和战略 价材料；学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况的 审查材料；参加中国党、共青团及民主党派的材料； 各种奖励、处分材料；录用、任免、聘用、转业、工资、 待遇、出国、退（离）休、退职材料（包括工人的招用、 劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料）等十 多项内容。人事档案是详细、真实地反映员工个人经历、 ３．１消除企业决策者对人事档案管理误区 治标须治本，以管理层决策者为出发点，自上而下地认 识档案管理工作的重要性。建立专门的档案管理领导机构， 加强领导，在日常工作中及时地检查、发现、指导、纠正档 案管理工作中出现的问题。在决策者心中树立反映员工综合 素质的一个重要方面在于人事档案，它是对员工本人进行定 位的重要参考。 ３．２实现人事档案工作的与时俱进 档案的管理和使用是一项繁琐复杂的工作，企业的人力 能力和德才的重要载体。所以，不管今后的发展趋势如 何，人事档案管理将在相当长的一段期间内对企业和个人 发挥不可替代的作用。 资源管理部门或组织部门应把档案管理工作与企业实际情况 【收稿日期】２０１２－１１－１３ 【作者简介】范文华（１９７７－），女，毕业于党校经济管理 专业，经济师，现就职于同煤集团矿山铁路公司人事科。 相匹配，形成适合自己企业发展的一套标准化、现代化的管 理制度。同时，加大高科技力量在档案管理工作中的比例， 在档案的收集归档和转进转出中严格筛选，对于不符合要求 一５９— 的材料做到及时清理，确保每一份档案的完整性，阻止虚假 需要保持高度的责任心，尽可能地避免工作中的失误和差 错。这就需要管理人员不断地提升自身专业水平和政治素 材料入档，切实有效地维护档案的真实性、准确性和权威 性。实现人事档案工作扎实、严谨和行之有效。 质，通过不断地学习和培训熟悉档案管理工作的方方面面和 各种要求，努力适应新时期档案工作的原则和方法，形成 “创造型、复合型、协作型”多方面素质人才。 ４ 结语 ３．３构建人事档案信息化管理平台 在当今信息化发展的大时代背景下，档案管理信息化是 以档案原始资料信息为基础，建立起员工的基本情况，学历 及学位、专业技术职务、行政、党派职务劳动合同、岗位变 化、教育培训、职业技能鉴定、从事工种情况、家庭成员及 社会关系、离退休情况、薪酬和职工五项保险、住房公积金 等二十几个大项内容，通过采集、核对、录入、调整，采 用现代化管理手段，使企业管理者可以在较短时间内，迅速 查阅到所需员工的所有人事档案信息，提高工作效率。 ３．４提高人事档案管理人员的素质 总而言之，面对全新的历史条件，档案管理工作必须顺 应时代对于企业发展的要求，相关的管理机构和决策者们应 用新方法、新技术来处理在档案管理中遇到的新问题。构建 信息化、现代化的档案管理平台。让档案成为企业在用人、 职称晋升、干部考核等方面的第一手完整、准确的材料。通 过不断地完善档案管理工作，保持档案管理工作的生机与活 力，为经济社会的发展提供有力的支撑。 档案管理工作不但枯燥单调、繁琐复杂，而且在工作中 Ｓｔａｔｕｓ ｏｆ Ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ Ｆｉｌｅ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ａｎｄ Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ ＦＡＮ Ｗｅｎ－ｈｕａ （Ｄａｔｏｎｇ Ｍｉｎｅ Ｇｒｏｕｐ Ｍｉｎｅ Ｒａｉｌｗａｙ Ｂｒａｎｄ Ｃｏｍｐａｎｙ，Ｄａｔｏｎｇ Ｓｈａｎｘｉ ０３７００３） 【Ａｂｓｔｒａｃｔ］Ａｔ ｐｒｅｓｅｎｔ，ｔｈｅｒｅ ａｒｅ ｓｏｍｅ ｆａｕｌｔｓ ｏｆ ｃｏｎｔｅｎｔ ｄｉｓｔｏｒｔｉｏｎ ａｎｄ ｃｏｎｔｅｎｔ ｉｎｓｕｆｆｉｃｉｅｎｃｙ ｆｏｒ ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ ｍｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．Ｉｍｐｒｏｖｅ ｑｕａｌｉｔｙ ｏｆ ｍａｎａｇｅｒｓ ｏｆ ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ ｆｉｌｅ ａｎｄ ｒｅｌａｔｅｄ ｓｙｓｔｅｍｓ ａｎｄ ｕｓｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｔｏ ｍａｋｅ ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ ｆｉｌｅｓ ａｉｉｖｅ． ［Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ】ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ；ｆｉｌｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ （上接第４１页） 表现是培训结果的优劣。培训结果直接表现在员工参与培训 培训质量。知识更新速度较陕，企业要与时俱进，紧跟时代 科学技术的发展，不断完善培训内容，更新培训体系。可以 与专业科研院校机构展开教学合作或者选派专业技术教师进 后取得的成绩，即知识储备的完善和工作技能的提升。对于 培训结果的衡量和评价依据是员工参加工作后取得的成绩。 考察员工成绩的时期往往不是固定的，每个人的学习能力等 各方面的条件不同，因此转化知识的能力是因人而异的，从 整体上进行综合考核，一般能够融入工作中，不断创造成绩 的员工所接受的培训效益是比较好的。 当然，提高培训质量可以从改善培训体系着手。企业内 行学习深造，提升培训教师自身的知识结构和教学水平。同 时，企业积极开展科研活动，增加科技投资，引进先进设备 和技术，不断研发新产品，提升产品质量。众多企业实践证 明，企业开展教育培训投资是非常可取的项目之一，其取得 的效益是明显的，值得没有开展的企业进行学习与实施。 部培训组织机构的师资水平和教学方法的改善同样可以提高 Ａｎａｌｙｓｉｓ ｏｎ Ｐｒｏｆｉｔ ｏｆ Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ Ｉｎｖｅｓｔｍｅｎｔ ｏｆ Ｈｕｍａｎ Ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ ＷＡＮＧ Ｂｉｎ （Ｓｃｈｏｏｌ ｏｆ Ｅｃｏｎｏｍｉｃｓ，Ｗｕｈａｎ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｏｆ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ，Ｗｕｈａｎ Ｈｕｂｅｉ ４３００７０） ［Ａｂｓｔｒａｃｔ１ Ｐｒｏｆｉｔ ｏｆ ｅｄｕｃａｔｉｏｎ ｉｎｖｅｓｔｍｅｎｔ ｉｎ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ｈｕｍａｎ ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ ｒｅｆｅｒｓ ｔｏ ｍａｋｅ ｔｒａｉｎｉｎｇ ｐａｙｍｅｎｔｓ ｆｏｒ ｈｕｍａｎ ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ ｋｅｅｐ ｂａｌａｎｃｅ．Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ ｉｎｖｅｓｔｍｅｎｔ ｏｆ ｈｕｍａｎ ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ ｉｓ ｏｎｅ ｏｆ ｉｎｖｅｓｔｍｅｎｔｓ ｗｈｉｃｈ ｍａｎｙ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ｐａｒｔｉｃｉｐａｔｅ ｉｎ．Ｖｉｅｗ ｏｎ ｅｄｕｃａｔｉｏｎ ｉｎｖｅｓｔｍｅｎｔ ｏｆ ｈｕｍａｎ ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ ｉｎ ｎｅｗ ｅｒａ ｉｓ ｄｉｆｆｅｒｅｎｔ ｆｒｏｍ ｔｈｅ ｐａｓｔ．Ｅｘｔｒａｏｒｄｉｎａｒｙ ｂｅｎｅｆｉｔｓ ｗｉｌｌ ｂｅ ｂｒｏｕｇｈｔ ｔｏ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ｂｙ ｓｔａｆｆ ｒａｉｔｎｉｎｇ，ｗｈｉｃｈ ｗｉｌｌ ｓｔｉｍｕｌａｔｅ ｓｔａｆｆ’Ｓ ｗｏｒｋｉｎｇ ｅｎｔｈｕｓｉａｓｍ ａｎｄ ｔｈｅｉｒ ｉｎｉｔｉａｔｉｖｅ，ａｎｄ ｐｒｏｍｏｔｅ ｔｈｅ ｌｏｎｇ－ｔｅｒｍ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ａｓ ｗｅｌ１．Ｒｅｓｅａｒｃｈ ｉｎｔｏ ｔｈｅ ｐｒｏｆｉｔｓ ｂｒｏｕｇｈｔ ｂｙ ｔｈｅ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ’Ｓ ｈｕｍａｎ ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ ｔｒａｉｎｉｎｇ ｃｏｎｔｒｉｂｕｔｅｓ ｔｏ ｔｈｅ ａｎａｌｙｓｉｓ ｏｆ ｉｔｓ ｔａｎｇｉｂｌｅ ｐｒｏｆｉｔｓ ａｎｄ ｒｅｌｅｖａｎｔ ｄｅｃｉｓｉｏｎ—ｍａｋｉｎｇ． 【Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ］ｅｄｕｃａｔｉｏｎ ｉｎｖｅｓｍｅｎｔ；ｐｒｔｏｆｉｔ；ｔｒａｉｎｉｎｇ ｑｕａｌｉｔｙ 一６０—
