开具红字的原因：1、单位开票错误，客户隔月要求退票，所以必须要开具红字；2、客户在税务局认证抵税时无法认证，需要退票时也需要开具红字。红字是指符合作废条件的，注明作废，开票软件注明作废的。需要同时满足三个条件，分别是（一） 收到退回的联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；（二） 销售方未抄税并且未记账；（三） 购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用代码、号码认证不符”。
红字专用是什么
红字专用是指一般纳税人开具专用后,发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合作废条件,或者因销货部分退回及发生销售折让等情形,按国家税务总局的规定开具的。
红字怎么开具
当开票当月作废的时候，可以直接将作废即可，当跨月以后，就只能给开具红字进行负数冲平。专票由于有抵扣有效期限，当需要作废时一定尽早进行冲销，在开票系统中操作如下：
如果在多台电脑上使用开票税盘，为了保证信息的准确性，先同步税盘信息。管理——修复——专票/普票分别修复。请注意修复选择的时间区间稍微大一点。
在“管理”——“红字管理”——"专票红字信息填开"中可以选择是购方还是销方，一般情况下如果购方已经进行了抵扣则由购方开红票，未抵扣由销方开红票。我的未抵扣所以选择销方，录入信息查找到，并有信息提示是否可冲红。
系统会自动引入信息，需核对金额税额等与原是否一致。如果没有引入信息，可能是第一步信息未同步。也可手工录入信息，一定确保信息金额一致。信息确认无误后点击上传，“审核通过”可进行下一步。如果未通过需要仔细检查是否重复申请冲销，信息是否正确，对方是否已抵扣等。
在“管理”——“红字管理”——"专票红字信息下载"界面将第3步生成的红字信息文件下载保存到电脑上，准备开具红字。
在“管理”——“填开”——“专票填开”中，上方导航栏“负数”——“导入开具”，将第4步导出的信息文件选中导入，导入后将票面不完整的信息(比如地址电话等)补充完整，打印。
如果是普票需要红冲则比较简单了，直接在“管理”——“填开”——“普票填开”中，上方导航栏“负数”——“手工开具”，录入原信息，然后开具红票即可。
《中华人民共和国管理办法实施细则》第三条
的基本联次包括存根联、联、记账联。存根联由收款方或开票方留存备查;联由付款方或受票方作为付款原始凭证;记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。省以上税务机关可根据管理情况以及纳税人经营业务需要，增减除联以外的其他联次，并确定其用途。
法律依据：
《中华人民共和国管理办法实施细则》二十七条 开具后，如发生销货退回需开红字的，必须收回原并注明“作废”字样或取得对方有效证明。
开具后，如发生销售折让的，必须在收回原并注明“作废”字样后重新开具销售或取得对方有效证明后开具红字。 该内容由 周琦律师 和 律说律答 共创回答
