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医药有限责任公司质量管理文件 编号：DCCM/ISO-ZZ-020-04 题目：费用管理制度 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 生效日期： 日期： 共 页 一、 目的 为做好费用分类管理，使费用使用、支付有序进行，达到费用全面管控，特制定费用管理制度。 二、 依据
公司《预算管理制度》及公司经营目标
三、 范围
3.1 所有费用实行预算管理，严格执行先申报预算，按公司审批权限批准后再
开支，并在年度预算内控制。
3.2 对从严控的费用，实行定额标准管理。如人员工资、通讯费、交通费、业
务招待费等。
3.3 对税法有规定开支比率的费用项目，实行定率管理。如广告费、业务宣传
费等。
3.4 对归口管理费用由归口部门统一管理。培训费、固定摊销、办公费、印刷
费、维修费、水电气、饮水费等。 3.5 本制度适应公司各部门及分公司。
四、 责任
公司财务部负责制定和修改本制度，各部门及下属分、子公司按照执行。
五、 内容
5.1 费用分类及归属
费用类别 费用一级科目 费用二级科目 摊销折旧费 固定费用 费用支出 变动费用 人力资源费用 费用明细科目 固定资产折旧、待摊费用、长期待摊费用、无形资产摊销 管理人员工资、业务人员基本工资、工会费、福利费、五险一金、培训费、招聘费 办公费、通讯费、交通费、招待费、差旅费、印刷费、维修费、会务费、房租费、水电费、杂费 部门日常费用 第1页
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促销费 商品流通费 广告费、业务员费用（绩效工资、差旅费、提成）、投标费 运输费（自提运费、托配费、采购运费、车队运费）装卸费、包装费、保险费、合理损耗 科研费、物业管理费（排污费、卫生费、绿化费）、四小税（印花税、车船使用税、土地使用税、房产税）、 总经理专项、财务专项、宣传专项、咨询专项（诉讼费、咨询费、顾问费） 低值易耗摊销、存货盘存盈亏、其他杂项费用 公司营运费用 专项费用 其他 费用收入 促销费、会务费(大蓬车、业务会）、流向费、首营资料费、广告费 5.1.1费用定义
5.1.1.1 固定费用：总额不随企业经营业务量水平的高低变化而保持固定的费
用为固定费用。
5.1.1.2 摊销折旧费用
5.1.1.3 固定资产折旧：指在固定资产的使用寿命期内，按照确定的方法对应
计折旧额进行系统分摊，分期计入成本费用。
5.1.1.4 待摊费用：支付的受益期超过一个月尚未超过一年的各项费用，在受
益期内分期摊销计入成本费用。
5.1.1.5 长期待摊费用：是指公司支付的受益期超过一年的各项费用支出。 5.1.1.6 无形资产摊销：指公司购入无形资产按受益期内分期计入成本费用。 5.1.1.7 人力资源费用：指公司为聘用员工支付的劳动报酬、奖金、五险一金、
开支的员工福利费、工会经费、以及为招聘、培训员工所支出的费用。
5.1.1.8 变动费用：总额随着企业经营业务量水平的高低成正比例变化的费用
为变动费用。
5.1.1.9 部门日常费用
5.1.1.10 办公费：各部门日常办公用品，包括纸张、笔墨、色带、笔记本、凭
证纸、账页、报表纸、各类单据。
5.1.1.11 通讯费：公司日常办公的邮寄费、通讯费、手机话费，包括办公室固
定电话费。
5.1.1.12 交通费：各部门因工作需要发生的市内交通费，公司主管以上人员可
按公司制度规定报销车辆实际发生的费用，包括路桥费、养路费、油
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费、修理费、保险费等。
5.1.1.13 招待费用：因工作需要发生的业务招待费，包括招待餐费、食品、礼
品等。
5.1.1.14 差旅费：员工因公出差发生的费用，包括住宿费、出差期间交通费、
伙食补助等。
5.1.1.15 印刷费：公司成批印刷的各类单据、信纸、个人名片等。
5.1.1.16 维修费：部门办公设施发生的维修费用支出，包括打印机、复印机、
传真机、办公桌椅、办公室内简单恢复使用功能所发生的费用。
5.1.1.17 会务费：因工作需要公司员工参加各类会议所发生的费用及公司举办
业务会所发生的费用。
5.1.1.18 房租费：公司为员工租用的住房或经营场地而发生的租赁费等。 5.1.1.19 水电气费：应由公司承担的水费、电费、气费。 5.1.1.20 杂费：部门发生的小额杂项费用，如:饮水费等。 5.1.1.21 促销费
5.1.1.22 广告费：指经过媒体等传播途径，由经工商部门批准开具广告专用发
票的费用支出。
5.1.1.23 业务员费用：业务人员按照公司营销完成销售业绩应予享受的报
酬及按标准核报的差旅费等。
5.1.1.24 招投标费：公司按行业规定所发生的药品招投标费用。 5.1.1.25 商品流通费用
5.1.1.26 运输费：指按购销协议公司托运配送货物应承担的托运费用，以及购
入商品应由公司承担的采购运费。结算办法见《物流分公司运输承包合同》。客户运费：上门客户自提货物公司给予的运费。
5.1.1.27 装卸费：指装卸货物所发生的相关费用。
5.1.1.28 包装费：指为方便货物装运而购入的包装箱、封箱纸、胶袋、塑料筐
等。
5.1.1.29 保险费：指公司各类财产保险费用。
5.1.1.30 合理损耗：指货物在运输途中或司内转运、搬运过程中，发生的破损
应由公司承担的部份。
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5.1.1.31 公司营运费用
5.1.1.32 科研费用：指公司为开发新产品而投入的研制费用，不能计入成本或
必须费用化的支出。
5.1.1.33 物业管理费：指公司物业管理发生的一切费用。
5.1.1.34 四小税：指按照国家上缴的印花税、土地使用税、房产税、车船
使用税等。
5.1.1.35 专项费用：指基于专项任务而发生的所有费用，如社会中介审计、税
务筹划、、总经理专项费用等。
5.1.1.36 其他费用：包括低值易耗摊销、存货盘存盈亏、其他杂项等费用 5.1.1.37 费用收入：包括收取的促销费、会务费(大蓬车、业务会）、流向费、
首营资料费、广告费等费用。
5.2
各项费用管理办法
5.2.1 公司费用实行预算管理
5.2.1.1 归口管理的费用，由各部门上报费用预算，归口部门汇总审核后报公
司财务管理部。
5.2.1.2 月度费用预算应于次月1日前由各部门预算管理员根据年度预算逐月
分解并结合当月实际情况编制的费用预算，报请部门负责人、主管副总审核后提交财务管理部，由财务部汇总审核后报绩效预算管理委员会审批后执行。
5.2.1.3 费用预算审批程序见《各类资金计划、支出审批权限规定》。 5.2.1.4 各部门预算管理员必需按经公司审批后的费用预算进行台账登记，会计
核算部凭费用报销审批单上各部门预算管理员签字方可受理费用报销单据；部门预算管理员的费用台账必须与费用组进行核对并提供给部门经理作为当月部门经理述职数据。
5.2.1.5 费用开支的真实性，部门经理、主管领导为第一责任人，保证签字确认
后的费用开支真实合理。
5.2.2 各项费用管理细则
5.2.2.1 摊销及折旧费用由财务部根据年度预算及部门员工人数分类据实分摊。
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人力资源费用由质量管理部总额控制，按既定分配方案及年初预算逐月核算。培训费用由总经理审批，统一按公司规定开支，具体参照公司《培训管理办法》。
5.2.2.2 办公用品、印刷费、修理费、房租水电气费由财务部归口管理，按公司
相关制度统一管理。
5.2.2.3 物业管理费用（排污费、卫生费、绿化费）：由财务部归口管理。 5.2.2.4 通讯费用：
5.2.2.4.1 由财务部归口管理，并制定固定电话及移动电话报销额度具体标准。
移动电话费公司133集团号码报销标准以内的部分，以实际发生额按20／80比例（使用人／公司）分摊报账，超过部分不予报销，已经享受移动电话费报销的员工，不允许持有小灵通电话。
5.2.2.4.2 凡享受移动电话报销的员工，移动电话在上班时间不得关机；公司
高管、部门（副）经理、值班人员（包括水、电值班），每日8：30～22：00之间不得关机。
5.2.2.4.3 移动电话费标准针对岗位工作性质和要求。员工发生岗位异动，移
动电话费标准根据岗位做出相应变化，新入职员工享受同岗位标准，离职人员自动取消。
5.2.2.5 低值易耗品：部门购置按预算执行，低值易耗品由财务部建立台账，
使用部门爱护使用，对已购置的低值易耗品，在不需用时，公司内部必须适时调剂，对在合理使用周期内消耗的低值易耗品，经财务部门认定后，方可重新购置，低值易耗品摊销按公司规定一次摊销入费用。
5.2.2.6 交通费：因公务发生的交通费凭票具实报销各部门额度控制在500元
内。享受车辆补助的岗位是否需求经常下市场由部门经理审核后，报主管领导批准，并接受其他部门的监督，并根据岗位职责和要求的变化动态调整车辆补助，车辆补助标准见5.3.1.1。由财务部制定具体享受车辆补助车辆管理细则，对享受车辆补助车辆进行管理的
5.2.2.7 业务招待费：实行定额预算管理，按标准列支，出差人员餐费不予报销，
如属于交际性质的餐费应单独按交际费用标准报销，各部门年度报销额度见附表。
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5.2.2.8 差旅费参照《差旅费管理办法》进行管理。
5.2.2.9 会务费：公司员工外出开会借款、报销时必须提供会议通知，报账时出
具酒店、饭店开具的详细费用账单方可报账。本市境内开会及参加省内外各种会议,凭会议证明,视同出差处理。
5.2.2.10 促销费管理，由各业务部门制定相关促销费管理实施细则： 5.2.2.11.1 业务员提成费用：业务部门必须在每月6日前按营销方案核算，将
核算准确后的电子表格和纸质文档交财务经理审核，财务审核后上交总经理审批，纳入工资体系上报批准；业务员领取业务提成时，部门内勤须在费用报销单上签字并登记台账；业务员提成费用必须按预算当月清算后领取，确因特殊情况不能领取、不能发放的，由总经理签名报财务备案。
5.2.2.11.2 支付给客户折扣应按照相应的协议和营销计算，并由财务审核
后兑付，由业务员同客户协商，通过票面折扣支付客户，原则上不得由业务员经手提现，必须提现的由业务员提供客户银行账号，财务直接汇入对方银行账号。
5.2.2.12 运输费分为：托运配送、采购运费、客户自提运费等，由业务部责成
专人负责控制。
5.2.2.13 商品报损实行定额管理，严格按预算执行，具体操作程序由储运部制
定存货报损管理办法报批后执行，财务监督。
5.2.2.14 各项费用收入的管理：
5.2.2.14.1 收取由各主管部门进行台账管理，负责费用收取跟踪并每月与财务
部费用组进行核对，费用收取按年度预算执行。
5.2.2.14.2 收取的大篷车费、会务费、促销费、流向费、首营费用等应及时上
交财务专款专用，由主管部门进行管理。大蓬车费用主管部门是公司配送站管理部；会务费、促销售费、流向费、首营费用等其他费用收入主管部门是公司采购部。
5.2.2.14.3 大蓬车会议、业务会会务费开支均由会务组在会议举行前7天提交
方案、编制预算，财务凭会务预算审批报告方可办理借支备用金手续；会议结束后三天必须按规定格式进行会务总结，财务须凭会议
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总结和合规的原始票据方可受理报销，应向外单位收取的费用，主管部门负责3个月内到位，未能到位的，在次月核减该部门的费用预算额度。
5.3 具体报销标准
5.3.1 公务交通费用报帐标准
5.3.1.1 私车补助标准如下：（是否按2010年5月修订的细则执行？）
职 位 总经理 业务经理 业务部门下市场主管 车辆补助标准（元/年） 15000 15000 10000
5.3.1.2 公务驾车外出100公里内，有车辆补助的，不再报销当次车辆费用，
超过100公里的按《差旅费管理办法》5.3执行。享受私车补助人员车辆相关证照提交总经办备案（行驶证、驾驶证、排气量，经检测的百公里油耗量）
5.3.1.3 无自有车辆的管理人员外出办理公务按实际发生额，报主管上级批准
后如实报销，每部门报销上限为500元/月。
5.3.4 业务招待费报销标准
各部门业务招待费报销额度（年度）
单位：万元
部门
5.3.5
会务费开支标准
额度 部门 额度 第7页
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会务接待期间发生的差旅费、住宿费、交通费、招待费按公司上述同类级别相应标准执行。出差期间、会务期间公务随行人员报帐标准按陪同人员相应标准报销，公司参加会务人员按出差标准报帐。
5.4 报账要求 5.4.1 报帐时间要求
5.4.1.1 借款出差报账日期限定在回公司后三天内；报销凭证必须有部门负责
人签字,报账后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款, 财务部门有权通知人力资源部在当月工资中扣回。
5.4.1.2 业务员差旅费、业务提成及管理人员的交通费、差旅费、通讯费等应
及时依据预算按月报销，费用报销严禁提前列支，跨月报账时间不得超过二个月。由业务部门进行管理控制而暂扣、暂停的此类费用，在控制终止时凭核准审批报销。
5.4.1.3 费用报销的时间限定：每月28日至次月4日为财务关账、预算申报审
批期间，公司一切费用暂时停止报销。
5.4.1.4 借支的差旅费、会议费应于出差、会议结束后三日内报账。 5.4.1.5 招待费需在当月报销，且应注明用途，责任人签字，税控机须打
印公司名称。
5.4.1.6 交通费管理按公司相关文件执行。报账时以提供的当月据实报销，
费用不得提前开支，跨月报账时间不得超过二个月；部门外出办事人员市内交通费报销要求按实报销，具实写明办理的具体事情、时间，对不符合时间要求、事实要求的票据财务拒绝报销。
5.4.2
序号 时间 费用预算上报与制定的时间规定参照公司制度。公司制度如下：
事项 责任部门 责任人 说明 1 2 28号 29号 财务关账、停止费用报账 归口费用上报财务管理部 财务部 全员 工资、保险、办公、电话、邮资、饮水、水电气、维修、运输食堂餐费 人力资源部、负责管理归口费用储运部 人员 第8页
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3 4 30号 31号/1号 1号 整理下发部门预算考核表模板 部门预算上报财务管理部 费用主管上报上月费用执行情况考核表 提交当月预算讨论稿 当月预算定稿下发 根据已批预算恢复报账、并逐笔登记 各部门预算管理员逐笔登记台记 财务管理部 各部门 预算主管 预算管理员 须经主管副总审批（大月31号报送，小月1号报送） 5 会计核算部 费用主管 6 7 8 9 3号 5号 5号 5号 财务管理部 财务管理部 预算主管 预算主管 会计核算部 费用主管、费用会计 各部门 部门预算管理员
5.5 单据要求
5.5.1 交通费票据：报账的票据为出租车票、汽车大额票、公共交通票；市内开
会或因公办事凭票报销公交车费（或中巴车费）；超标不报，差额不补，除公交车票外其他交通票均须具名时间。
5.5.2 须开具应书写完整、字迹工整、更改、涂改，无效。付款单位客
户栏需写明：“长沙双鹤医药有限责任公司XX分公司 ”等，不得有错别字，还应注明开票日期。大小写与裁剪金额一致。
5.5.3 业务招待费报销单据必须为税务部门监制的正式，数字清晰，填写完
整由经手人签名并注明用途及证明人。
5.5.4 不得使用过期作废及虚假，当收到可疑时应及时到相应国、地税
网站查询其真实性，确保财务报销的真实性。
5.5.5 费用报销单填写应完整（部门、报销分类项目、大小写金额，经办人
签字）、项目准确、字迹工整、应使用蓝黑墨水书写；需注明经办人且签字手续完备，金额大小写、书写完整并一致。如果属于预算内专项费用，应明确列出与预算一致的专项费用名称。差旅费还应列明相应行程的时间、地点及所发生的费用。
5.5.6 原始单据报销，需分类、呈鱼鳞状逐张粘贴到“原始凭证粘贴单”上，
不得使用钉书针、大头针、曲别针等；收据等其他作附件的原始单据需分
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类另外粘贴。
5.5.7 报销单不能随意涂改、更改，除金额外如有更改，更改人需在变更处签名。 5.5.8 对于不符合规定的借款、报销凭证，财务部有权要求其改正；对不改正的
不予受理。
5.5.9 跨期六个月的财务不予受理，不能明显识别交易日期的所有票据，财
务不得接收报帐。
六、 罚则
6.1 凡享受移动电话报销的员工，移动电话在上班时间不得关机；公司高管、
部门（副）经理、值班人员（包括水、电值班），每日8：30～22：00之间不得关机，培训、会议要求必须关掉手机的情形除外，违反本规定一次，罚扣改进金10～50元，在当月报销的电话费中扣除；造成公司业务或重要工作受阻（受损）者，当月话费不予报销，并处以200元改进金。 6.2 借支会议费应于会议结束后三日内报账，不按时报账的财务部门有权通知
人力资源部在本月工资发放时扣款平账。
6.3 未在规定时间内提交本制度所规定相应信息的，每次罚部门经理100元，
当事人100元。
6.4 对于伪造原始凭证申请虚报费用的，不允报销并处以当事人伪造或虚报金
额的5倍罚款，情节严重者，允以开除。
6.5 其他备用金借款未在规定时间平账、及延期报账的，处以每天10元的罚款，
财务人员有权在当月费用报销款中扣回。
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