公司行文格式要求
一、总则
（一）目的：为了使公司行文处理工作规范化、制度化、科学化，提高行文处理的效率和质量，树立公司良好形象，依据有关条例、规定、办法，结合公司实际，制定本要求。
（二）原则：行文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
二、行文种类 （一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项、人事任免。
（二）通知
用于发布规章制度，传达上级指示；转发上级部门的行文，传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、人事任免。
（三）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反应重要情况。 （四）报告
用于向上级单位、领导、部门汇报工作，反映情况，答复上级单位、领导、部门的询问。
（五）请示
适用于向上级单位、领导、部门请求指示、批准。 （六）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。
三、行文用纸
统一采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。页边距：上：25 mm；下：25 mm；左：30 mm；右：30 mm。
四、行文格式
（一）发文版头：
版头的位置是相对固定的，它相当于行文的“头”。具体详见附录1。 （二）发文字号
发文字号由公司代码、发文部门代字、年份和发文顺序号组成。发文字号用小四号宋体字，发文字号居左排列，空1字；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。公司行文的发文字号包括：
1、企业管理部的发文字号为：永兴企发〔2017〕1号。 2、工程部的发文字号为：永兴工发〔2017〕1号。 3、物资部的发文字号为：永兴物发〔2017〕1号。 4、人力资源部的发文字号为：永兴人发〔2017〕1号。 5、技术质量部的发文字号为：永兴技发〔2017〕1号。 6、安全管理部的发文字号为：永兴安发〔2017〕1号。 7、预算合约部的发文字号为：永兴预发〔2017〕1号。 8、业务拓展部的发文字号为：永兴业发〔2017〕1号。 9、办公室的发文字号为：永兴办发〔2017〕1号。 10、财务部的发文字号为：永兴财发〔2017〕1号。
11、项目部的发文字号为：以西南饭店项目部为例：永兴西南发〔2017〕1号。
（三）签发人
发文机关最后核查并批准行文向外发出的领导人姓名。其作用在于对行文的内容负责。签发人平行排列于发文字号右侧，签发人用小四号宋体字，签发人后标全角冒号。发文字号距左侧3个空格，签发人距发文字号30个空格。联合签发主办部门签发人在前，联合部门签发人在后。
（四）标题
标题是对行文内容的概括与揭示。应当准确简要概括行文的主要内容，标题应在版头反线下空1行标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。标题采用字体字号为3号黑体字。标题中除引用书名号或相关术语需加引号外，一般标题不标注标点。
（五）正文
正文由开头、主题、结尾三部分组成，或由依据、说明、决策三部分组成；要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号精确无误，篇幅短小，一目了然。
正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。正文要求见下表：
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 内容 文章标题 文中小标题 字体 对齐方式 大纲级别 缩进 右：0字符 特殊格式 间距 段后：0行 行距 字符间距 1.5倍行距 加宽0.5磅 首行缩进2字符 段前：0行 要求 三号黑体（加粗） 小四号宋体（加粗） 小四号宋体 两端对齐 正文文本 左：0字符 备注 （六）附件
指附属于行文正文的其他行文、图表、名单等材料。行文附件是行文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善行文正文的内容，与正文具有同等效力。附件在正文下空1行左空2字符标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例：“附件：1、××××××”）；附件名称后不加标点符号。
（七）发文部门落款
俗称“下款”；发文部门应写部门全程，几个部门联合发文，将主办部门排在前面。其位置在正文后，靠右侧排列。
（八）成文日期
以签发人签发日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。签发日期用阿拉伯数字表示，不能省略“年”、“月”、“日”。 其位置在发文部门落款下边，靠右侧排列。
（九）印章
行文（除会议纪要外）应加盖印章，印章加盖在发文部门落款及成文日期之上。联合行文，由行文部门分别加盖印章。
五、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（三）向上级部门行文一般不得抄送下级部门；向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级部门；向上级部门和下级部门行文可以抄送同级部门。
（四）“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。
（五）联合行文应当明确主办部门。
（六）签发行文应当符合存档要求。不得使用圆珠笔或铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。
