采购管理控制程序

1 目的

为规范公司对外采购及内部请购流程，通过对供方的供货、品质保证能力的评定，达到对采购过程的控制，保证采购的物品满足公司和顾客的要求。

2 范围

适用于对物料（原材料、辅助材料及消耗材料）、办公用品、生产设备，外协加工和监测装置的采购控制。

3 定义

物料指的是：原料、辅助材料、包装材料、消耗材料及外协加工件等与生产相关的物品. 生产设备指：生产用机器设施与设备.

监测装置指：所有检验、测量、仪器、仪表和试验设备.

办公类用品指的是：办公设备、办公用品和办公相关的物品或工具。 物料共分为以下类别：

A类物料：生产原料，没有经过加工制造，由采购部直接购进，用于生产、包装的材料，这些材料是产品的一部分，而不是起到保护、标识或包装效果。

B类物料：包装材料，采购部直接购进的，公司不能或没有生产的，直接用于产品包装，

起到保护产品、方便运输、客户识别等用途的材料。

C类物料：半成品，是指经过一定生产过程并已检验合格，但尚未制造完工成为产成品，仍需进一步加工的中间产品。包括从一个生产车间转给另一个生产车间继续加工的自制半成品。另外由外包供应商代加工后的产品，同时我司也有或能生产的，如挤出塑料管、注塑件等也归到这一类。

E类物料：五金配件类，用于生产辅助的零部件，或后勤维护的器材。 F类物料：办公与劳保用品。

4. 流程图、职责

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质量第一 节能减耗 全员参与 持续改进 安全卫生 文件编号 版次 2.1 制订部门 采购部 生效日期 流 程 请 购 职 责 业务部 物料类---各使用部门 生产设备---生产部 监测装置――品管部 办公类用品---行政部 审核---请购部门主管 批准---总经理（或代理人） 物料类---采购 设备、监测装置---采购 办公类用品---采购 使用表单 《发货清单》 提出请购需求 《请购单》 NO 核 准 OK 采购实施 NO 检 验 OK 入库或退货 NO 对 账 OK 付 款 《请购单》 《采购合同》 外协加工、物料、监测装置---品管部 《IQC检验报告》 生产设备---生产部 《物料异常处理单》 办公类用品---办公室 《送货单》 物料---物料部 设备---物料部 办公类用品---行政部 内部对账：物料部、财务部 对外对账：供应商 财务部 《请款单》 《入库单》 《品检通知单》 5．程序

5.1 需求的提出

5.1.1 物料需求的提出：接到客户订单后，按《业务订单确认控制程序》进行评审，由业务部编制“发货清单”；生产部根据“发货清单”排出生产计划，即为请购需求的提出；临时需求的辅料及消耗材料由使用部门提出。 5.2 请购 5.2.1 请购的提出

根据生产需求计划，由生产部请购生产所需物料；实行最低库存定量采购的辅料、消耗材

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质量第一 节能减耗 全员参与 持续改进 安全卫生 文件编号 版次 2.1 制订部门 采购部 生效日期 料由物料部提出；办公类用品请购由行政部提出；生产设备、监测装置的请购分别由所使用部门提出。 5.2.2 请购审核

请购必须经过请购部门主管的审核。 5.2.3 请购批准

各项请购计划必须经过总经理或其授权的代理人批准后予以实施。 5.3订购

辅助材料、消耗材料、办公用品可以根据与供应商的合作方式决定是采用“订购单”的方式还是电话订购的方式。

针对原材料的订购，采购员应在订购单中注明或以其他方式要求供应商随货提供以下资料： --“送货单”并注明：品名、规格、订购单号、数量、件数等； --必要时提供《出厂检验报告》或产品检验/试验方面的证明； --必要时必须提供材质证明或SGS检测报告。 5.4 采购实施

采购人员都应该确保物品准时到位；对于不能及时到位的，除应确认新的到货时间外，采购人员应在第一时间将相关信息通知物品使用部门或保管部门。 5.5 检验

5.5.1.材料及监测装置的检验

物品到位后，仓管员先行验收，合格后即用“来料检验通知单”通知质检部进行检验。IQC根据“来料检验规范”进行检验，合格即要求仓管办理入库，不合格按《不合格控制程序》进行处理。

5.5.2 生产设备的检验

生产设备到位后，仓管员通知生产部技术人员试用验收。 5.5.3 消耗材料和办公用品

物品到位后，消耗材料和办公用品属于特殊用途的由使用部门检验，其他的由品管部进行检验。 5.6 入库或退货

5.6.1 材料类及外协加工物品

对于被判定为合格的材料，物料部应办理入库手续。 对于判定为不合格物品，参照《不合格品控制程序》进行。

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质量第一 节能减耗 全员参与 持续改进 安全卫生 文件编号 版次 2.1 制订部门 采购部 生效日期 5.6.2 生产设备及监测装置

生产设备及监测装置执行《设备管理与维护控制程序》、《检测设备管理规则》办理入库手续。

5.6.3 消耗材料、办公类用品

对于被判定为合格的低值易耗品、办公类用品，仓管人员应办理入库手续；对于被判定不合格的，通知采购人员直接退给供应商。

5.6.4 对于入库后发现不良而产生的退货，按照《不合格品控制程序》办理出库手续。 5.7 对账

5.7.1 物料部在办理入库的同时，将“入库单”分发财务、采购部（人员）；物料部根据“入库单”及时进行做账，财务部根据“入库单”及时进行做账；每月21日前由采购人员通知物料供应商进行对账，核对无误且由主管签呈后转交财务付款。

5.7.2 品管部在进厂检验、制程、客诉时，发现的原材料、辅料不良所造成的公司损失，或多次整改不到位的供方，按照质量协议提报处罚，经总经理批准后书面通知供方，并由财务从当月货款中体现。 5.8 付款

财务人员根据“请款单”支付应付款。 6. 供应商管理

6.1 新供应商的选择开发

6.1.1对于A、C类物料采购（含外协加工，下同），原则上必须开发两家以上供应商。 6.1.2 对于B、E、F类物料采购（含外协加工，下同），采购部可根据供货能力开发一至二家供应商。

6.1.3 新供应商开发步骤

a. 供应商初选 *初选调查

---与供应商面谈，且传真“供应商基本评估表”，要求供方自我评估后，将相应表格及“营业执照”复印件以并回传我司存档。

*实地考察

对于A、C类供方原则上必须进行实地考察（外地供方因路程因素，可根据图片等资料将所了解情况填入“供应商评估表”），对于B、E、F类可以根据实际情况决定是否实地考察；参与实地考察人员根据考察情况填写“供应商评估表”。

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质量第一 节能减耗 全员参与 持续改进 安全卫生 文件编号 版次 2.1 制订部门 采购部 生效日期 b. 样品认定

*在我司产品批量生产阶段，对于首次使用的材料（包含新开发供应商和已经合作的供应商第一次提供该款产品），必须由生产部根据供应商提供的样品和图纸等资料进行认定，并将认定结果进行记录，对于样品认定3次不合格的，取消供方该项目的认定资格。

c. 对于样品认定合格的供方，先采取小批量订购的方式，经使用单位试用合格后，再大批量订购。

d. 供应商认可

*评审资料由物料部负责采集，以“供应商评估表”作为评估、认可、审核的内容。 *以下供应商可以免于新供应商评审：

---在新的材料供应前，已经进行过其他材料的供应，且质量稳定的供方。 ---已长期使用且质量稳定的同一家产品制造商的代理或供应商。

---没有直接用于产品的组装或即使用在产品上，但对产品的主要特性没有影响的供方； ---经顾客特别指定的供应商；

---设备、器具类、低值易耗类、办公类用品供应商。

e. 经评定合格的供方，由采购部录入“合格供应商名册”，经总经理批示后，由采购部统一归档保管。且由采购部组织物料部、品管部于每个季度，针对“合格供应商”进行品质、交期及配合度的考评。考评得分90以上优先采购，70～分可以采购，70分以下取消供方资格。

7 参考及相关资料

7.1《不合格控制程序》 LAG-2-10 7.2《产品监视与测量管理程序》 LAG-2-09

8 附件及表单

8.1 供应商基本评估表 LAG-4-CG-01 8.2 供应商评估表 LAG-4-CG-04 8.3 合格供应商名册 LAG-4-CG-02 8.4 请购单 LAG-4-CG-03

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