关于公司文件管理规定

本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文 件的保密管理。

1、本制度中所指的文件包括公司内部文件， 上级主管部门下发的文

件， 业务往来产生的文件资料。

2、责任部门及领导 公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，

受公司总经理领导。

3、管理职能 文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工

作、交流经验、 上通下达的作用。

4、接收文件管理

4.1 凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领

导亲启外，一律由公司办公室签收。

4.2 接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容，

4.3 文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在 24 小时以内，至多

不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止 文件积压在个人手中，贻误全盘工作。

4.4 为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传

阅， 即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。

4.5 收文处理程序

4.5.1 分类登记 文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类

并登记，分类要 求为：及各部门、各部委、各部门、省各部门、 各部门、市各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位 或部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司专用文件处理标签，完整 填写有关内容（内容要求见专用标签） ，交由公司办公室经理批转。

4.5.2 批转 由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或

总经理，签 写批转意见后返回办公室。

4.5.3 呈送主管领导

由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或主管副总经理批示。

4.5.4 批示

由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确 表示后，返回办公室。

4.5.5 登记批示内容

由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部门。

4.5.6 文件分类处理 由办公室根据领导批示将文件分为三类：重要文

件、一般文件、传阅 文件，然后进行相应文件处理程序。

4.5.6.1 重要文件处理程序

重要文件进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制 度》执行。

4.5.6.2 一般文件处理程序 4.5.6.2.1

执行

由办公室根据经理批示，将文件送达有关承办部门，承办部门按文件 内容及主管领导批示组织人员执行文件，在要求时限内做出执行结果返回 办公室，并由办公室交总经理或主管副总经理。

4.5.6.2.2

审查

由办公室经理对文件执行结果进行审查，审查内容为是否达到文件要 求及主管领导批示要求。

4.5.6.2.3

存档

由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。档案管理要求 见《档案管理制度》 。

4.5.6.3 传阅文件处理程序 4.5.6.3.1

送达传阅

由办公室将文件交由相应部门传阅，传阅结束后文件返还办公室。

4.5.6.3.2

存档

由公司办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求 见《档案管理制度》 。

4.5.7 收文处理的要求

4.5.7.1 承办部门或人员要依据领导指示和文件内容、性质，抓紧处

理。

4.5.7.2 重要电文、传真、急件必须当日阅办，阅办完毕后退公司办

公室存档，业务性便函由承办部门存查。

4.5.7.3 两个或两个以上部门阅办的文件，要确定主办部门，主办部

门接文后应主动与会办部门协商，在限期内拟办处理，如主、会办部门意 见不一致时，应报告有关领导指示处理，不得拖延。

4.5.7.4 带附件的公文办完后， 附件应同原件一起退公司办公室存

档， 因工作需要附件时，应在“文件处理签”上注明附件暂存某部门。

4.5.7.5 阅办后的公文， 承办人应在 “文件处理签”上签署承办情

况， 限期上报的文件， 应注明已于某年某月某日报出， 然后退公司办公室存档

4.5.7.6 公司各部门应备有收文登记本， 收退文件时要严格签字手

续， 防止丢失，若有短缺，须由当事者负责查找，并向部门主管领导报告，积 极设法补救。

5、发文件管理 5.1 行文规则

5.1.1 以公司名义向上级机关的行文是上行文，向各部门的行文是下

行文。各部门在各自的职权范围内，可根据公司常务工作会议精神、公司 领导授权或有关规定，向上、向下行文。

5.1.2 向上级机关行文，不可同时向公司内各子公司、部门发送，向

公司内部门行文，可抄报直接上级机关。

5.2 发文处理程序 5.2.1 文件起草

由发文部门起草确定待发文稿，文稿要求包括：

5.2.1.1 全面、准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政

策以及国家的法律、法令。

5.2.1.2 完整、准确地体现领导意图。

5.2.1.3 重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通

畅， 标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字准确，行文规范。文稿一律 打印

5.2.1.4 所有文件均应标明主题词，主题词由反映文件主要内容的规

范化名词或名词性词组组成，在主题词后注明抄送范围和印刷版记。

5.2.2 文稿签字 由发文部门领导确认待发文稿并签署同意意见。 5.2.3 文稿审核 由办公室对待发文稿进行审核，审核内容包括： 5.2.3.1 文稿内容 文稿内容是否达到本制度 5.2.1 条所列文稿起草的

要求， 如不达要求， 需明确指出不适之处并退回发文部门修改直至符合要求。

5.2.3.2 文稿格式 正式文件格式主要包括：版头、发文字号、印制顺

序号、秘密等级、 缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、 印章、主题词、抄送机关、印刷版记等，办公室要对以上内容认真审核， 确保文稿格式符合要求。

5.2.4 文稿签发 文稿审核无误后由发文部门人员通过办公室将文稿呈

送主管领导，主 管领导审阅同意后明确签署发文意见。

5.2.5 办理发文登记 公司办公室根据公司领导同意发文的意见办理发

文登记，登记内容见 专用发文登记表。

5.2.6 编发文号 发文字号由部门代字、发文年度和发文顺序号组成，

由公司办公室统 一编制。如财字（ 1999）第 8 号。

5.2.7 文稿签打 由办公室签发文稿打、复印审批单，标明打、复印方

式和份数。

5.2.8 文稿打、复印 由发文部门人员持经签字后的打、复印审批单，

将待发文稿交打制成 文件。

5.2.9 文件盖章

由发文部门人员将印制好的文件交办公室加盖公章。

5.2.10 文件审阅下发 由办公室经理对待发文件进行最后审阅，确认无

误后下发。

5．2．11 文件存档 由办公室将文件底稿、发文稿纸、正式文件两份

按档案管理制度归整 存档。

5． 3 发文处理的要求

5．3．1 凡以公司名义发出的文件，均须履行审批手续。

5．3． 2 各部门对内、对外发出的各种经验、汇报、会议等材料，可

不编文号， 但需履行审批手续， 经总经理、 或主管副总经理签字。

6、暂存公文管理

6． 1 暂存公文定义 暂存公文指公司接收文件和上、下行文件在办理

结束之后，整理归档 之前，在公司办公室处暂时存放，存放时间为一年，在每年一月底之前， 由办公室整理、分类、登记后移交档案室存档或清退、销毁。

6． 2 暂存公文处理程序 6．2．1 分类、排序、编目 暂存公文由公

司办公室根据本制度 4．4．1 条要求进行分类，并按时 间先后进行排序，并在专用表格上进行检索编目，编目内容见暂存公文登 记专用表格。整理结束后放入固定文件夹内。

6．2．2 年度归档或清退、销毁 在每年一月份，由办公室根据档案管

理制度对暂存公文进行整理，分 为两大类分别进行处理：

6．2．2．1 存档文件 由办公室按要求整理造册后移交公司档案室存

档。整理造册要求和移 交手续见《档案管理制度》 。

6．2．2．2 清退、销毁文件 由办公室按要求编制清退、销毁文件清

单，交由审核后进行清退和销 毁。

6． 3 暂存公文管理的要求

6．3． 1 文件必须分类存放在文件柜内，随手上锁，以便于查找并防

止丢失、泄密。

6．3． 2 严格文件清退制度，做到月一小清，季一中清，年终进行总

清，并将公文分类立卷存档，对于上级限期上交的文件，要登记造册，及 时上交。

6．3． 3 不列入上交范围的文件，或保留、或销毁，公司文件一律为

机密以上级别，凡销毁文件必须交公司办公室进行登记，统一销毁，不得 泄露机密，各部门不得私自处理，个人不得销毁文件，严禁向废品收购站 变卖一切文件、刊物和资料。

6．3． 4 凡因工作需要借阅文件的，按以下情况处理。 6．3．4．1 公司领导借用必须登记、退回注销。

6．2．4．2 公司其他部门和人员借用， 必须经公司办公室经理同意

后， 方可办理，并履行文件借用交接手续，不准私自出借文件。

6．3． 5 管理文件的机要人员必须严格执行党和国家的保密制度，不

经领导批准， 不得将秘密文件给任何人阅读， 不得私自将文件带出办公室， 不准为个人需要，摘引秘密文件内容。

6．3．6 严禁闲谈秘密文件事宜， 严禁私人通信中涉及文件中的秘

密。

6．3． 7 任何人不准将机密文件带出公司外，公司领导确因工作需要

带回家的，要妥善保存，不准家属翻看，凡外出开会使用，要严密看管， 不得丢失。

6．3． 8 如有违犯上述规定，发生丢失文件、失密、泄密者，视情节

轻重、危害大小，追究责任。

7、公务接洽管理

7． 1 公务接洽定义 公务接洽指企业外部人员来公司联系公务，由办

公室人员负责接待并 将来人公务内容形成书面文件，交公司办公室进入行文及文件管理程序。

7．2 公务接洽程序 7．2．1 公务接洽登记

外部人员来公司后， 由办公室负责接待的人员详细了解来人公务内容， 并整理填写在专用登记表上，登记内容包括：来人单位、姓名、公务内容、

联系方式、日期等。

7．2．2 接洽登记分类 由公司办公室根据来人公务内容将其分为重要

事项和一般事项两类， 并分别进行处理。

7．2．2．1 重要事项 重要事项转呈公司办公室经理，由办公室经理

批转公司主管领导，主 管领导批示后进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制 度》执行。

7．2．2．2 一般事项 一般事项由公司办公室批转有关部门进行接待

和处理，由承办部门接 待处理结束后将办理结果形成书面文件，返回公司办公室后进行一般文件 处理程序。