股份公司文件管理规定
1 总则
1.1 为了加强公司内部的文件控制和管理，使之既利于提高效率和质量、又利于安全和保密，根据、和上级主管部门的有关规定，结合运行实际，特制定本制度。
1.2 公司文件是生产经营活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、发布规章制度、实施企业标准、施行行政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。
1.3 文件管理总的原则是：准确、及时、安全。文件处理和文件控制力求做到规范化、制度化、科学化。技术文件、管理文件的控制, 具体按TS “文件控制程序”执行。
1.4 公司总经理办公室文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
1.5 公司职能部门要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作效率和质量。行文要少而精、注重效用。
1.6 在公文处理过程中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定,确保国家和企业的机密安全。
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2 文件种类
2.1 公司文件分为技术文件、管理文件、专用文件。
2.1.1 技术文件主要有产品图样及设计文件、工艺文件、工艺装(设)备文件、采购文件、检验文件等。
2.1.2 管理文件主要有职责职能、规章制度、质量体系文件等。
2.1.3 专用文件指在一定的业务范围内使用，具有特定文件版头和处理程序的公文。
2.2 文件一般分上行文、平行文、下行文三种。
2.2.1 上行文—指对上级机关的请示、报告等。
2.2.2 平行文—指同级单位之间联系的公函、通报等。
2.2.3 下行文—指对下级单位的规定、通知、通告、通报、标准、命令等。
2.3 文件使用范围
2.3.1 凡股份公司职责范围内的事项，以股份公司行文。
2.3.2 分厂、部门、子(分)公司文件：凡各单位职责范围内的事项，以各分厂、部门、子(分)公司行文。
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2.4 文件使用文种
根据《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合公司实际情况，本公司公文文种主要有：
2.4.1 命令
适用于依照有关法律规定发布行规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。
2.4.2 决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
2.4.3 公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项，或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
2.4.4 通知
适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关公文；发布规章；传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
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2.4.5 通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况。
2.4.6 报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
2.4.7 请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
2.4.8 批复
适用于答复下级机关请示事项。
2.4.9 函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请示批准等。
2.4.10 会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
3 公文格式
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3.1 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关和时间等部分组成。
3.1.1 发文机关应当写全称或者规范化简称，联合行文时,主办机关应当排列在前。
3.1.2 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”、“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
3.1.3 紧急文件应当分别“特急”、“急件”。
3.1.4 受控文件应当在文件封面盖上“受控”字样，并在“受控”字样下方编号。
3.1.5 发文字号，包括机关代号、年号、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
3.1.6 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
3.1.7 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。
3.1.8 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
3.1.9 成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。
3.10 文件应当标注主题词，主题词一般应在文件“抄送”栏上方用三号黑体字打印(排印)。
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3.2 公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽184毫米)；也可以采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)左侧装订。
4 行文规则
4.1 公司和分厂、部门、子(分)公司各级的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职责范围确定。
4.2 根据职责范围、隶属关系和有关公文处理的规定，行文应遵守下列规则：
4.2.1 各类文件的编制、校对、审核和会签必须符合规定程序，并经公司分管领导或归口部门负责人审批后才能正式发布和实施。
4.2.2 请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送给领导者个人。
4.2.3 报告中不得夹带请示事项。
4.2.4 职能部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文，如擅自行文，公司有权撤消。
4.2.5 职能部门在职责范围内允许以公司名义行文。分厂、子(分)公司原则上不得以公司名义行文，但在特殊情况下，可以采取代公司拟稿的办法，代公司拟稿的单位领导只能核签而不能正式签发公文。此类公文应由公司领导签发或由有关归口职能部门领导根据授权签发。
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5 公文办理
5.1 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
5.2 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。
5.3 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
5.4 送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办,做到紧急公文及时跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
5.5 草拟公文应当做到：
5.5.1 符合国家的法律、法规和方针、及有关规定。
5.5.2 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
5.5.3 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
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5.5.4 结构层次序号
a 通用文件，一般可：第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”，第四层为“(1)”。
b 技术文件或“标准”，一般可：第一层为“1”、第二层为“1.1”、第三层为“1.1.1”、第四层为“1.1.1.1”。
5.5.5 必须使用国家法定计量单位。
5.5.6 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
5.6 公司文件由公司领导签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公司文件可由公司总经理办公室主任签发。
5.7 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。
5.8 各类文件的发放，依据确定的发放范围进行，并做好发放签收记录。
6 公文立卷、归档和销毁
6.1 公文办完后应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
6.2 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映公司主要工作情况，以便于保管和利用。
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6.3 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
6.4 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
6.5 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存归档的公文。
6.6 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
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