采购中心内部管理制度2011.9.3

佛山市远泰陶瓷化工有限公司采购中心制度文件

编码 名称 采购中心内部管理制度 页数 相关说明 编制人员 编制日期

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CG20110901 15页 版本 修改状态 1.0.0 试运行 本制度试运行 月， 月之后无异议，运行一年，一年一修订 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 佛山市远泰陶瓷化工有限公司

一、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作

二、目的作用

1、可作为采购中心开展工作的规范依据

2、可作为公司领导考核采购中心工作业绩的衡量依据 3、可作为采购中心人员工作中相互监督与协作配合的依据

三、采购中心组织结构职责

（一）采购中心人员岗位说明书

1.采购总监岗位说明书

采购主管岗位说明书

职位名称 职 系 直接下级 薪金标准 职位概要 采购总监 职位代码 职等职级 采购员、采购助理（文员） 填写日期 核 准 人 所属部门 直属上级 采购中心 总经理 制定企业的采购计划，指导和监督采购人员按采购制度进行采购作业，满足企业的物料需求 1.设计采购制度、手册、流程、表单等 2.编制采购计划与预算 3.管理供应商，与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商 4.审查请购单 工作内容 5.进行采购，包括询价、比价、议价和订购 6.监督与协制交货 7.处理物料退货与索赔 8.开发物料来源，调查价格 9.处理国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务 第 2 页 共 14 页

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1.负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批 2.负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程 3.负责及时提供有效的市场信息 4.负责管理和监督控制采购部门的工作负担 5.负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系 6.负责规划和配置组织采购部门的人员需求 7.负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展 岗位职责 8.负责监控采购人员的作业进度 9.负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力 10.负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范 11.负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程 12.负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况 13.负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件 14.负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程 15.负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道 1.有权即时处理采购过程中出现的各种问题 2.有权管理采购部所属员工和各项工作 3.有权调配直接下级的岗位和任用提名岗位人员 岗位职权 4.有权监督、检查所属下级的工作情况 5.有权裁决所属下级的工作争议 6.有权考核直接下级的管理水平、业务水平和业绩 7.有权建议奖惩直接下级 1.采购部所属员工 管辖范围 2.采购部所属办公场所及卫生责任区 3.采购部办公设备设施，采购工具 1.教育背景 ◆化、理工类或相关专业本科以上学历 2.经验 ◆5年以上采购管理经验 任职资格 3.培训经历 ◆受过采购管理、管理学、管理技能开发、项目管理等方面的培训 4.技能技巧 ◆具有良好的分析能力、预测能力和表达能力 ◆掌握相关产品的知识，具备采购经验 ◆熟练使用办公软件，熟悉 MRPⅡ电脑系统 第 3 页 共 14 页

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◆熟悉供应商评估、考核，懂 IS09000运作 ◆熟悉 （与产品有关）物料行情 ◆良好的英文基础 5.态度 ◆具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神 ◆具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力 工作场所 ◆办公室及工作场所 工作条件 6.环境状况 ◆舒适 7.危险性 ◆基本无危险，无职业病危险 直接下属 晋升方向 间接下属 轮转岗位 2.采购员岗位说明书

采购员岗位说明书

职位名称 职 系 直接下级 薪金标准 职位概要 采购员 填写日期 核 准 人 职位代码 职等职级 所属部门 直属上级 采购中心 采购总监 实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务 1.下达订购单 2.物料交期的控制 3.材料市场行情的调查 4.查证进料的品质和数量 5.进料品质和数量异常的处理 工作内容 6.与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调 7.询价、比价、议价及订购作业 8.交期的进度控制 9.进料品质、数量异常的处理 10.内外销差价、退税资料的提供 11.主要原材料的估价 第 4 页 共 14 页

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12.供应商材料样板的品质初步确认 13.材料样板的初期制作与更改 14.替代材料的搜寻 15.采购部门有关技术、品质文件的拟制 16.与技术、品质部门针对技术、品质问题的沟通与协调 17.与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调 1.负责一般性物料采购 2.负责查访厂商的供应情况 3.负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等 岗位职责 4.负责核查供应商提供的物料质量 5.负责确认交货日期 6.负责处理一般索赔案件 7.负责退货 8.负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息 1.有权力即时处理采购过程中出现的各种问题 2.有权处理与供应商的关系 岗位职权 3.有权开发并联系新的供应商 4.有权处理退货 5.有权与供应商谈判价格，确定交货日期 6.有权考察供应商的物料质量 1.教育背景 ◆化、理工类或相关专业专科以上学历 2.经验 ◆1年以上采购经验 3.技能技巧 任职资格 ◆掌握相关产品的知识、具备采购经验 ◆熟练使用办公软件，熟悉 MRPⅡ电脑系统 ◆懂 IS09000及采购相关程序 ◆了解相关产品材料市场 ◆良好的英文基础 4.态度 ◆具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神 第 5 页 共 14 页

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◆具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力 1.工作场所 ◆办公室或户外（如仓库、供应商生产部等） 工作条件 2.环境状况 ◆一般 3.危险性 ◆基本无危险 直接下属 晋升方向 间接下属 轮转岗位 3.采购助理（文员）岗位说明书

采购助理岗位说明书

职位名称 职系 直接下级 薪金标准 职位概要 填写日期 采购助理（文员） 职位代码 职等职级 核 准 人 所属部门 直属上级 采购中心 采购总监 编写采购合同等文件，整理采购资料，负责采购部门的日常事务，保证采购部门顺利开展工作 1.编写采购合同等文件 2.编制采购部门的周报表或月报表 3.收集、整理与统计各种采购单据与报表 4.采购品质记录的保管与维护 工作内容 5.采购事务的传达 6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等 7.协助采购员完成价格谈判等工作 8.管理日常采购文件，记录采购进度 9.付款整理、审查 1.负责登记请购单、验收单 2.负责登记订购单与合约 岗位职责 3.负责记录和监督交货 4.负责安排与接待来访客人 5.负责申请与报支采购费用 第 6 页 共 14 页

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6.负责申请进出口文件 7.负责电脑作业与档案管理 8.负责承办保险、公证等事项 1.有权提醒采购员遵守日常规范 岗位职权 2.有权监督采购员的工作进度 3.有权安排上级领导的活动日程 4.有权联系并接待供应商 1.教育背景 ◆中专以上学历 2.经验 ◆1年以上采购助理经验 3.技能技巧 任职资格 ◆电脑操作熟练 ◆懂 ISO9000运作，熟悉培训和有关文件编写 ◆有一定的报表统计知识 ◆良好的英文基础，能读懂一般英文函件 4.态度 ◆具有良好的从业品德和积极、认真的工作态度 ◆具有严谨的工作规范，能够完成采购助理的日常工作 1.工作场所 ◆办公室及工作场所 工作条件 2.环境状况 ◆一般 3.危险性 ◆基本无危险 直接下属 晋升方向

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间接下属 轮转岗位 佛山市远泰陶瓷化工有限公司

（二）、采购中心人员的工作权限 工作内容 职务权限 具体工作内容 采购员 国外物料采购计划 年度采购计划 年度外包计划 采购需求分析与评估 采购人员配置设定 采购流程设计 编制物料保养计划 供应商的选择标准设计 供应商的开发流程设计 编制采购计划 供应商的评估标准设计 供应商的管理制度设计 议价程序设计 采购时间设定 采购数量设定 规划采购预算 编制采购预算流程 制定减少采购预算的措施 各采购科误期月（周）报 采购科室误期月（周）报 采购进度管理 各科采购进度日报 物料入库管理 采购完成后作业单确认 月底采购进度盘点确认 物料确认请购单确认 国外请购 长期合同材料请购 第 8 页 共 14 页

采购采购副总助理 总监 经理                                                     总经理                          年度物料采购计划 大宗物料采购计划 常备物料采购计划 库存物料采购计划 佛山市远泰陶瓷化工有限公司

采购验收 请购单确认 大宗材料请购 常备材料请购 外包请购 国外件收料 收料 物料确认采购验收 确定采购金额权限 一般物料收料 外包加工品收料 采购未满10000元者 采购未满50000元者 采购未满100000元者 采购100000元以上者 验收单审核（品检） 外包商能力评价 标准效率目标设定 工作效率管理 效率管理 生产效率计算 车间/班组效率月报 班组效率周报 班组效率日报 生产金额 入库金额 生产线上在制品金额 物料仓储规划 仓储管理 物料库存帐务统计 呆废料处理 物料盘点计划 生产领料单签核 超额领料单签核 采购表单管理 退料单签核 工具借用单签核 工具报损单签核 加班日报表签核 采购科室 合作单位                                                                                          说明：（1）“”审核 “”核准。 （2）在请购采购金额权限中，金额数目须根据公司实际情况确定。 第 9 页 共 14 页

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三、采购中心工作流程

采购程序规定表

采购项目 请购 计划采购材料 核准 核准 主管 总经理 科室 合约议价方式购买 试用 检验 一般材料采购 同上 新品询价3家以上 同上 核准 作帐 仓库 总经理 会计 核准 作帐 总经理 会计 请购核准程序 询价规定 验收过程 新品 点收 付款程序 采购

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采购中心采购流程

物料需求部门采购中心供应商品质部研发部仓库已有供应商直接购买熔块原料检测面釉原材料检测物料需求计划无供应商或换供应商物料符合要求样品合格样品合格购买收料

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四、采购中心规章制度

（一）采购中心工作制度

1、采购员必须注重职业道德，品行端正；做到不吃回扣、不贪污受贿、不吃请、不虚开、不从中牟利、不卡、拿、要；做到公正廉明。

2、不迟到、不早退。采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边学习边实践，在工作中不断提高自己的采购业务水平。

3、定期汇总所进的采购资料，协助财会进行工程成本核算。

4、建立材料采购供应渠道，进行供应商择优选择，新供应商开发工作。

5、加强与使用部门的联系，尤其是按时、按质、按量控制好生产所需的各种材料，确保生产顺利进行。 6、建立好供方及用户档案，并做好工作记录。 7、建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

8、 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。 9、每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。 10、签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤。 11、所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

12、采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程。

13、采购部每月10日前，将上一月的采购合同编号整理成册。 14、其它与采购工作相关事项

15、违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

（二）采购中心员工绩效考核；适用于采购员及采购助理（文员）

( )月采购人员绩效评价表 年 月 日 姓名 所在岗位 考核周期 分值 能力 评价要点 2.5 —— 0分 好 —— 差 在岗人员的基本知识、专业知识、基本技能、从业经验 在岗人员的协调、沟通能力 工作 能力 在岗人员对突发事件的反应能力 在岗人员的逻辑推理能力、创新能力 在岗人员对工作的自信程度 在岗人员的应对能力（如谈判中是否能灵活应变）                               第 12 页 共 14 页

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在岗人员理解自身职责和上级指示的能力 在岗人员把握自身扮演角色的能力 在岗人员发现问题和解决问题的能力 工作的细致及认真程度 工作效果及总体工作效率 工作总体差错率 工作 表现 工作完成情况（如寻找供应商、谈判议价等的完成情况） 工作的程序与准备（如谈判前是否准备充分） 工作的延误率 对主要经营业绩指标的认识理解能力 突发事件应对手法（如处理的方法是否合乎上司的意图） 改善工作现状的意愿 工作热情，具有进取心、学习能力、不怕挫折坚持到底 工作中的团队精神及与他人合作的能力 工作中对后进者的帮助 工作态度 主动承担工作责任的意愿 清楚自己在工作中的角色 工作自觉性，承担工作中的责任 遵守公司的各项规章制度 为完成工作任务而加班加点的情况 为维护公司制度而规劝他人的勇气 稽核部门 评语

采购人员绩效考核表（月度）

编号： 年 月

姓名 考核时间 业绩指标 信息来源 考评人 部门 考核周期 权重 采购中心 月度 考核标准 岗位 采购员，采购助理（文员） 得分 签字： 考核得分                                                                                                          第 13 页 共 14 页

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按时交货情况 送货规格数量准确性 收料通知单 直接 上级 标准定义 20% 每发生1次不按时交货采购批次，经查实，扣20分。满分100分，得分不能为负值 标准定义 20% 每发生1次采购批次送货规格或数量不准确，经查实，扣20分。满分100分，得分不能为负值 说明：批次不合格率A＝因质量问题产生的不合格批次/收货批次 采购物料质量批次不合格率 （A） 检验合格 统计表 直接 上级 20% 标准定义 A 1% 1%< A 3% 3%< A 5% 5%< A 7% 7%< A 得分区间 91～100 81～90 61～80 41～60 0～40 收料通知单 直接 上级 说明：供应商信息管理是对供应商档案信息、价格信息和其他相关信息的收集和整理工作 评分内容 供应商 信息管理 供应商 信息库 直接 上级 上交及时性 30% 形式规范性 内容全面性 数据准确性 建议合理性 态度指标： 态度得分 部门经理 评语 人力资源部 经理评语 签字： 日期： 签字： 日期： 直接上级 10% 权重 10% 20% 20% 30% 20% 得分

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