档案移交制度

一、背景介绍

档案移交制度是指在组织机构内部或不同组织机构之间，将档案资料从一个部门或单位移交到另一个部门或单位的一种规范化管理制度。它对于保障档案的完整性、可追溯性和安全性具有重要意义。本文将详细介绍档案移交制度的目的、适用范围、流程、责任和要求等方面的内容。

二、目的

档案移交制度的目的是确保档案资料的顺利转移和管理，保障档案的完整性、可追溯性和安全性，提高档案管理的效率和质量。

三、适用范围

档案移交制度适用于所有组织机构内部或不同组织机构之间的档案资料移交。

四、流程

1. 移交准备阶段：

a. 移交发起方确定移交的档案资料，并进行初步整理和分类。

b. 移交发起方编制移交清单，包括档案资料的名称、数量、属性等信息。 c. 移交发起方与接收方进行沟通，明确移交的时间、地点和方式。 2. 移交操作阶段：

a. 移交发起方将档案资料按照清单进行打包和封装，确保档案资料的完整和安全。

b. 移交发起方将档案资料交付给接收方，并进行签收确认。

c. 接收方进行档案资料的验收和登记，核对清单与实际移交的档案资料是否一致。

3. 移交后续阶段：

a. 接收方对移交的档案资料进行入库管理，包括整理、分类、编目等工作。 b. 接收方在档案管理系统中记录移交的档案资料的相关信息，确保档案的可追溯性。

c. 接收方对移交的档案资料进行安全保管，防止遗失、损坏或泄露。

五、责任

1. 移交发起方的责任：

a. 确定移交的档案资料，并进行初步整理和分类。

b. 编制移交清单，准确记录档案资料的名称、数量、属性等信息。 c. 将档案资料按照清单进行打包和封装，确保档案资料的完整和安全。 d. 将档案资料交付给接收方，并进行签收确认。 2. 接收方的责任：

a. 与移交发起方进行沟通，明确移交的时间、地点和方式。

b. 对移交的档案资料进行验收和登记，核对清单与实际移交的档案资料是否一致。

c. 对移交的档案资料进行入库管理，包括整理、分类、编目等工作。

d. 在档案管理系统中记录移交的档案资料的相关信息，确保档案的可追溯性。 e. 对移交的档案资料进行安全保管，防止遗失、损坏或泄露。

六、要求

1. 移交发起方和接收方应确保档案资料的完整性和准确性，不得私自删除、篡改或遗漏档案资料。

2. 移交发起方和接收方应遵守相关法律法规和组织机构的规章制度，确保档案的安全和保密。

3. 移交发起方和接收方应建立健全的档案管理制度，明确档案移交的流程和责任，加强档案管理的监督和检查。

4. 移交发起方和接收方应定期进行档案资料的清理和整理，避免档案过多或过旧造成管理困难。

5. 移交发起方和接收方应加强档案管理人员的培训和学习，提高档案管理的专业水平和素质。

七、总结

档案移交制度是确保档案资料顺利转移和管理的重要制度。通过明确移交的流程、责任和要求，可以有效提高档案管理的效率和质量，保障档案的完整性、可追溯性和安全性。移交发起方和接收方应共同遵守相关规定，加强档案管理的监督和检查，不断提升档案管理的水平和能力。只有建立健全的档案移交制度，才能更好地保护和利用组织机构的档案资料。