集团接待标准与规范

**集团接待标准与规范

编号：**-120301

创建/修订记录

创建/修订日期 创建/修订内容 新建**集团接待标准与 2018年5月 规范规定

创建/修订人 审核人 批准人 **集团接待标准和规范 2018年5月发布

**集团接待标准和规范 2018年5月发布

目 录

1. 目的.....................................................................2 2. 适用范围.................................................................2 3. 定义.....................................................................2 4. 接待原则.................................................................2 5. 职责.....................................................................2 6. 接待级别和标准...........................................................4 7. 接待流程.................................................................5 8. 接待规范和标准...........................................................5 9. 执行要求、保密及罚则.....................................................6 10. 附则....................................................................6 11. 附件....................................................................6 附件1：.....................................................................8 附件2：....................................................................13 附件3：....................................................................17 附件4：....................................................................25 附件5：....................................................................26 附件6：....................................................................30 附件7：....................................................................31 附件8：....................................................................32 附件9：....................................................................32

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1.目的

为进一步促进公司接待工作标准化、规范化建设，提升接待服务水平和工作效率，加强公司品牌形象建设与宣传，本着“统一规范、分类分级、归口管理、资源共享”的制定本规定。

2.适用范围

适用于**集团股份有限公司及所属各区域、各业务板块因业务（包括且不限于公司对外联络、重要会议、重大活动等）发生的各种接待。集团股份有限公司体系外公司、各合作公司等参照执行。

3.定义

3.1外部接待是指因公司运营需要对外发生的公共关系交往，包括且不限于关系、媒体关系、客户及外部访客参观等来访接待；

3.2内部接待是集团内部的重要会议、重要活动、高层领导重要商务出行等的组织安排及往来接待；

4.接待原则

4.1对口原则：业务对口，职务对等，谁接待、谁负责；

4.2报批原则：所有业务接待必须按照流程先报批后接待，严禁以公济私、虚报等级标准、未批先行等行为；

4.3周到原则：对口接待部门负责，参与接待所涉及的所有单位、部门、人员，目标一致，高度协同，各环节闭环，为客户提供零失误高标准超预期的接待服务和体验；

4.4节约原则：接待费用遵循内部成本效益核算，谁受益谁承担；控制参与接待人数，不铺张浪费，不重复宴请；依托集团优势，资源充分共享；

4.5优先原则：在同一区域/业务板块内，甚至跨区域/业务的接待，当同时并发多个接待活动时，须集中优势资源，优先重点保障高级别的接待、外部客户的接待、集体访客接待。

5.职责

5.1业务对口部门：业务对口部门是外部接待活动的第一承接单位和责任部门，主导并参与接待全过程；业务对接人是接待第一责任人，对接待效果负责。

5.1.1负责与来访单位的需求对接：业务对口负责人在接到公司接待通知时，应及时了解来宾基本情况，包括但不限于职务、来访时间、来访人数、逗留时间、目的和要求等。

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5.1.2负责接待标准及接待方案报批：在确认接待需求信息基础上拟定接待计划，酌情拟定接待标准和接待方案。请示我方对应负责领导，以确认接待标准和方案是否合适，确定出席的领导及陪同人员，落实会晤时间及场所。并于接待前3个工作日完成OA接待申请和方案的所有审批。原则上按照身份对等的原则确定接待标准，安排接待人员，对重要客人，应安排身份相当的人士接待。亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。

5.1.3接待全过程的协调和陪同：业务对口负责人根据接待标准和实际情况，提前协调行政部安排接待所需车辆、预定住宿及会务资源、安排餐饮及参观、准备伴手礼等；协调对应支持部门做好参观、讲解、案场服务准备；并根据接待标准和方案安排对应业务人员参与全程接待。

5.2对口行政部：根据业务对口部门要求，参照报批接待级别及标准，参与接待方案制定，接待级别和标准的审核，负责车辆接送、酒店预定、会务资源预定及会务支持、餐饮安排、参观讲解协调、特殊情况下参观陪同等服务和支持；

5.3相关单位和部门：如接待活动涉及相关需求，对应单位和部门须参照接待标准和要求，全力支持接待活动，如品牌讲解，营销参观讲解，项目案场服务等。

5.4对口行政部：对口行政部是内部接待活动的承接责任部门，负责内部接待的全过程，对内部接待结果负责；

5.5相关单位和部门：如内部接待活动涉及相关需求，对应单位和部门须参照接待标准和要求，全力支持接待活动，如品牌讲解，营销参观讲解，项目案场服务等。

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6.接待级别和标准

根据来宾类别及活动重要性，外部接待分为1级、2级、3级、普通级等四个级别的接待。

项目 接待级别 一级接待 黄董 遵循以往惯例，董事长直接指定陪同人员 副省，副部级（含）以上 央企、大型国企500强企业董事长、总经理 行政部 高级商务车、高级轿车 副总经理级别 行政部\\俱乐部 黄董指定 会签（其余根据实际需要配 100元/人 酒店\\营销部\\品牌部 A接 项目总 品牌部指定人员 1000元/人 自有5星酒店/院子行政套间，协议5星级酒店行政套 1000元/人 二级接待 副总裁、总裁助理、集团/区域/业务板块总经理 接待涉及各部门对接人 副局级（含）以上 央企、大型国企500强企业副总裁级别领导 行政部 别克GL.8、中级轿车 总监级别 行政部\\俱乐部 业务领导指定 同左 70元/人 同左 B接 营销总监 同左 400-800元/人 三级接待 集团/区域/业务板块副总经理级别、城市总 同左 副处级（含）以上领导 来访企业 业务相关部门领导 行政部 别克GL8、中级轿车 经理级别 行政部\\俱乐部 业务领导指定 同左 40元/人 同左 С接 营销主管 同左 400元/Л 我方接待最高领导 接待组成员 来 访 单 位 迎 接 配合部门 车辆 迎接人员 配合部门 会 谈 汇报人 会议室布置 茶歇/果盘 项 目 参 观 配合部门 接待标准 项目讲解 品牌讲解 餐饮标准 住宿标准 伴手礼（如需） 企业 自有5星酒店/院子行政间，自有5星酒店/院子行政间，协协议5星级酒店单间 ≤500元/人 议4/5星级酒店单间 ≤300元/人 备注：

1、普通接待是指除以上三级接待以外的各类访客，因业务经营需要而发生的接待。由相关对口部门负责，由对口部门负责人根据业务需要，参照公司惯例及相关标准，并结合所在平台的接待资源情况，确定是否提供相应接待服务及在车辆、酒店、餐饮、会务等接待安排上的标准。原则上普通接待不能超过以上3个级别接待的标准。

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2、内部接待对象的分类，参考外部三个级别接待中我方参加最高领导的分类，接待标准原则上不超过对应外部各级的接待标准，接待中机票、酒店、车辆预定等遵循公司差旅规定、车辆管理规定中对应等级的标准。

7.接待流程

7.1外部三级接待须由业务对接人在OA提前申请，并附详细完整的接待方案，经相关负责人审批确认后，对口行政部方可执行后续接待事宜。对于一级接待或特殊接待，负责接待工作的各地/业务对接人，应提前赶赴接待地，协同支持各项接待事宜。

7.2接待流程图

8.接待规范和标准 8.1接待之礼仪规范和要求 详见附件1

8.2接待之司机及车辆服务和规范 详见附件2

8.3接待之会务服务规范和要求 详见附件3

8.4接待之酒店预定规范和要求 详见附件4

8.5接待之宴请服务标准

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详见附件5

8.6接待之伴手礼规范和要求 详见附件6 8.7**接待方案申请 详见附件7

8.8接待用餐审批单 详见附件8

8.9接待外购礼品审批单 详见附件9

9.执行要求、保密及罚则 9.1落地执行要求：

9.1.1本规定中接待等级和标准全集团参照执行，原则上接待级别和费用标准不能超标，因特殊情况需超标或破格接待的须经业务最高领导审批且报备集团行政部；

9.1.2本规定附件各后勤服务项的规范和服务标准全集团参照执行，是全集团接待服务的最低要求和标准，各区域/单位可在此基础上制定、提供更高更好的服务标准，并增加区域化特色化元素。

9.2保密要求：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

9.3罚则：接待也是一种生产力，是展示公司服务品质、公司品牌和形象的一扇窗口。所有对口支持的部门和个人须各司其责、高度协同，如发生疏漏造成接待工作失误造成严重损失和影响的，公司将酌情给予相应惩处。

10.附则

10.1本制度由行政部负责制定、修订并解释。 10.2本制度自下发之日起生效执行。 10.3本制度没有同步废止的相关制度。 11.附件

附件1：接待之礼仪规范和要求 附件2：接待之司机及车辆服务和规范

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附件3：接待之会务服务规范和要求 附件4：接待之酒店预定规范和要求 附件5：接待之宴请服务标准 附件6：接待之伴手礼规范和要求 附件7：**接待方案申请 附件8：接待用餐审批单 附件9：接待外购礼品审批单

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附件1：

接待之礼仪规范和要求

1、仪容仪表要求 1）发型

10 ■ 女生头发不宜过长，应整齐无头屑，发色自然健康，以深棕或黑色最佳。刘海不应

超过眉毛，长发需全部扎起，盘发最佳。不使用过分夸张的发饰。短发不可超过衣领下方。

10 ■ 男生发型不宜过长，前不过眉，旁不过耳，后不盖衣领，不剃光头。 2）面部：清爽干净，不允许残留眼屎、耳垢。

■ 女生需化淡妆，妆面不宜太浓，保证六要素：粉底、定妆粉、眼影、眼线、腮红、口红。应及时补妆，防止妆面晕染。

■ 男生胡须修刮干净，及时修理鼻毛，注意清洁。 3）口腔：保持口气清新无异味，牙齿洁净。

4）手部：保持手部干净，指甲勤修剪，指甲长度不超过5mm，不涂颜色鲜艳的指甲油。 5）服饰

■ 男生需着正装（衬衫+西服+领带+皮带+长西裤+皮鞋），严禁穿着无领、花色服装。 佩戴领带长度不超过皮带位置，花纹以条纹最佳。领带夹佩戴于西装的第一个纽扣上沿。

10 ■ 女生有工装需着工装，无工装应穿庄重素雅的职业套装；保持衣服平整干净无褶皱，

领口和袖口着重注意干净，衣服纽扣系扣得体，不能有松动，裤装口袋平整，不放过多东西；女生裙装下摆以膝盖往上1-5公分最佳，不得超出此范围。 6）鞋袜

10 ■ 男生需穿皮鞋，尽量以黑色为主，鞋面光亮整洁。应穿颜色较深的长袜或者中袜，

不得穿低袜露出脚踝。（司机鞋袜要求详见附件2.）

10 ■ 女性需穿高跟鞋，鞋跟为3-5cm最佳，粗度至少为一元硬币大小。如有参加会务支

持工作，需选择走路不会发出较大声响的平底鞋。穿裙装需搭配肉色丝袜，禁止穿黑色丝袜。冬季因温度问题可尽量着裤装。

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7）配饰

■ 男生除工作手表，婚戒和眼镜可佩戴外，其余饰物均不可佩戴。

■ 女生可佩戴手表、戒指（只能佩戴于中指和无名指）、细项链、耳钉，其余饰物均不可佩戴。

2、接待礼仪规范

总体要求接待时需时刻保持微笑，亲切友好，主动热情，态度恭敬，善于倾听，耐心答询。 1）欢迎礼仪

■ 应起身相迎，热情接待。

■ 一般客人行欠身礼15，重要客人行欠身礼30，道歉礼行45。应马上答应客人，人

未到声先到。

■ 回答原则：一问三答，解释清楚。客人有疑问时热情解答，替客人考虑周全。 2）问候礼仪

■11用“您”称呼对方，问候时主动大方，要立即起立；11 ■ 在会议、宴会进行中不必起立，微笑点头示意即可。 3）握手礼仪

■ 握手礼顺序原则：尊者优先、女士优先、职位高者优先。

■ 握手姿势：男女一致，用握手行握手礼，虎口对虎口，握手方向向下，力度适中，眼神热情面带微笑，眼睛看对方脸部上三角区域。左手自然放置下垂。时间以3秒左右为宜，与对方距离50cm左右。职位高者应主动先伸手。

4）介绍礼仪

■ 介绍自己的顺序：企业→部门→个人

■ 介绍他人的顺序：尊者优先、本单位人优先、男士优先、年轻者优先。 5）名片礼仪

■ 交换顺序原则：由近而远，由尊而卑。

■ 递交名片时使用双手将名片正面面对对方，交予对方。

■ 拿到对方名片后要先看后收，遇到生僻字要询问，切忌自己乱猜，应放置于内侧口袋。 6）称呼礼仪

■ 称呼原则：就高不就低。采取用姓氏加上职位称呼。用尊称“您”。

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7）引领礼仪

■ 引领位置：左前或者右前离客户2-3步的距离。上楼梯应在客户后方，下楼梯应在客户前方。

■ 引领姿势：手臂伸直往上呈45，直接到位。

■ 引领时要配合客户的步调。如果需要让客户等待时应请客户上座，告知对方“马上就来”，并提供阅读资料和茶水。 8）电梯礼仪

■ 乘坐电梯原则：先上后下。

■ 客人不止一人时，可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门。客人为一人时则应让客人先进电梯。

■ 进入电梯后，按下客人要去的楼层数。侧身面对客人。如无旁人，可略做寒暄。如有他人，应主动询问去几楼，并帮忙按下。在电梯中侧身面对客人，余光观察，随时沟通，随时注意观察别人的需求。不许在电梯内抽烟、接电话应小声，避免甩头。 ■ 到目的地后，一手按“开”，一手做请出的动作。客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前面引导方向。 9）奉茶礼仪

■ 奉茶原则：客人优先、职位高者优先。 ■ 器皿使用原则：陶瓷→玻璃→纸杯→塑料杯

■ 茶壶、咖啡杯子需分开使用。两杯以上需使用托盘，配备小毛巾或纸巾。应先将托盘放在桌上再端送给客人，小心烫伤、洒出。饮品倒杯子七分高。

■ 不能从头部和肩部等所有的身体部位穿过，应从侧身绕过。离开时注意退后一步再转身。 10）交谈礼仪

■ 面带微笑、眼神温和地注视对方，适当点头表示赞同或了解。

■ 臀部应占椅子三分之二，背挺直不要靠在椅背上。与人对谈时，最好采用\"L\"型式。 ■ 用字遣词优雅，说话时不要带着口头禅，态度要诚实、谦虚。

■ 避免的小动作：时时看手表、打哈欠、环抱胳膊、没有看对方、探出身体、单手或双手托额、手肘支在桌上。

■ 避免交谈的话题：与钱有关的事（不要问工资）、自己或别人的健康状况、抱怨哀伤的话题、谣言与闲话、陈腐和夸张的话题、插话。

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11）乘车礼仪

■ 上下车原则：尊长、女士、先上车，后下车。

■ 双排五座：司机驾车时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，副驾驶座殿后。主人驾车时，以副驾驶座为首位，后排右侧次之，左侧再次之，后排中间座位殿后。三排七座：主人驾车时副驾驶为上座，后排次之，中排最次。以右为尊，后排三座中间最次。司机驾车时后排右侧为上座，中排次之，前排最次，后排三座中间最次。三排九座：主人驾车时顺序为前、中、后。以右为尊。司机驾车时顺序为中、后、前。以右为尊。

■ 乘车时客人坐哪哪便是上座，无需纠正对方，以“尊重为上”为原则。 12）告别礼仪

■ 尊重程度依次为：送到门口→送到电梯口→送到车上→等到车身的后视镜看不见再离开。

■ 坚持送比迎更重要原则。

3、每次参与接待前，接待人员参照以下表格针对仪容仪表进行逐项自检。 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 服饰 口腔 脸部 检查项目 确认内容 头发是否太长？是否整齐没有头屑？ 发型是否符合工作要求？发色自然呢？ 刘海是否遮住眼睛、超过眉毛？ 眼角是否清洁干净？ 胡须是否修刮干净？ 是否有化妆？妆面是否太浓？妆面是否有化开？ 口气是否清新？牙齿是否洁净？ 是否穿着工装或正装？ 衣物是否干净平整？特别是袖口和领口？ 衣服的尺寸是否合身？ 扣子都钉好没有松动吗？ 衣服，裤子的口袋是否平整？没有因放太多东西而突出？ 裙子下摆是否在膝盖往上1—5公分？ 指甲是否修剪，小于5毫米？ 是否符合标准 **集团接待标准和规范 2018年5月发布

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 装饰品 鞋袜 手部 是否干净？没有脏污？ 有没有涂鲜艳颜色的指甲油？ 是否穿皮鞋或者高跟鞋？是否擦拭干净？ 鞋跟是否有磨损？形状是否完整？没有下凹或凸出？ 颜色和款式是否合适？ 是否有穿袜子？是不是赤脚？ 是否有破洞？是否有带备用丝袜？ 与服装和鞋子的颜色是否协调？ 是否清洁没有异味？ 有没有带上不符合规定的装饰品？ 手表的款式是否符合工作要求？

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附件2：

接待之司机及车辆服务规范和要求

1、接到具体任务时要求

1）接到派车任务时，驾驶员须认真阅读派车内容，了解接车信息：清楚接待级别、用车标准、用车时间、地点、客人及对接人联系方式，是否有我方人员陪同接送，特殊要求等详细信息。

2）若有任何疑问，须及时与调度联系确认。 2、确定任务执行人的要求

1）接到任务后，若暂时确定不了接站/机司机，则由车辆调度需至少提前三小时发短信/微信给客人，并同时发送给派车申请人。调度发给客人短信/微信标准模板如下： ■ 内容为：尊敬的**（职位），您好！欢迎您来**（城市名称）！我是****公司车辆负责人***，您的接站（机）车辆已安排妥当，稍候驾驶员会与您联系。若您的到站信息有任何变化，烦请及时联系我（联系方式），祝顺利！

2）若可确定驾驶员，则由驾驶员与客人或对接人短信联系。

■ 接站/机驾短息：尊敬的*（职位），您好！欢迎您来**（城市名称）！我是****公司行政司机***，很高兴为您服务！**点我会在****等候您，若您的到站信息有任何变化，烦请及时通知我，预祝您的**（城市名称）之行顺利愉快！

■ 宾馆或其它地方接人短信：尊敬的**（职位），您好！我是****公司行政司机**，很高兴为您服务！**点**分我将到***接您到***地方，若您的行程有任何变化，烦请及时通知我，感谢！祝愉快！ 3、出发前准备工作要求

1）检查车辆：

■ 制动系统是否正常；油箱是否加满或够用；车身、车内是否干净整洁是否有异味。 ■ 车内物品是否准备齐全且摆放整齐： √办公用品类：水笔、便签纸（印有**L0GO） √摆件挂饰类：车载香水（味道清淡）

√电子产品类：充电线、点烟器、车载冷暖冰箱（商务车GL.8）

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√生活用品类：纸巾、矿泉水、垃圾袋；药箱：基础药品；美食地图、景点地图、城市地图：雨具：雨伞、一次性雨衣、一次性鞋套；定制类：手提袋、充气U型枕、抱枕（两用）、扇子（夏天）；品牌类：楼盘介绍资料、泰客会 2）自查仪容仪表

■ 按要求统一着装，服装干净整齐，鞋子与衣服相配。 ■ 口中无异味，头发长短适宜，无油无头屑；不留胡须。

3）规划行车路线和备选线路：注意每天路况信息，及时避让拥堵路段和管控路段。 4、接到客人前要求

1）必须提前15分钟到达指定接/送地点（若为接机任务驾驶员应掌握航班动态查询，确保航班落地前15分钟抵达机场）。

2）到达指定地点后尽量将车辆停靠在离客人上车最近的位置。

3）如司机单独迎接客人，须第一时间联系客人简洁明了告诉等待位置，方便客人找到。陌生客人接站接机，须拿着Logo牌在出口处显著位置等候迎接客人。如有专人陪同接送机，该动作由专职陪同人员进行。（以下场景中要求相同） 5、与客人见面时要求

1）微笑表示欢迎，作自我介绍，说明之前与客人联系过的驾驶员2）主动为客人拿行李或其它物品；

3）询问客人有无其它要求或事情要处理，若有，在自己的能力权限范围内尽力帮忙；若无，为客人开车门，请客人上车坐好，关好车门，前往目的地。 6、行车途中要求

1）与客人确认要到达的目的地及路线行程。 2）文明驾驶，不违规操作。

3）在征得客人同意后可播放舒缓的音乐（音量控制得当）；

4）若客人问及公司或个从情况，礼貌回答；与客人交谈时要注意维护公司形象，不与客人聊及公司机密或有损公司形象的话题。不明白或不懂的话题不要随意回复，更不可随意承诺。如客人有兴趣了解更多，可兼职做相关介绍和讲解，主要内容可包括以下，视情况灵活对待：

■ 沿途风光、公司项目的简单介绍，以及公司在当地城市的影响力等。

■ 当地概况、风土人情：天气、数字、语言、交通、道路、建筑、景点、小吃等等。

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5）如车上有陪同人员或多人交谈，不无端插话。 7、到达目的地时的要求

1）把车停好后，为客人开车门，下车后检查客人是否落下行李物品； 2）把客人交给相应的接待人员，之后跟客人礼貌告别。 3）如送机送站，如客人行李较多，主动为客人拿送行李。

4）如送机/站，遇有极端天气或治安状况，主动停留30分钟，与机场/客人确认航班火车是否晚点或取消，

5）及时告知车管人员，以便了解车辆动态和安排其他用车事宜。如内部其它区域有迎接安排，及时将送站情况告知对接人。 6）禁止扩散传播车上客人谈话内容。 8、接机牌标准

1）接机牌标准1：尺寸25*40cm，材质PCV结皮板

2）接机牌标准2：尺寸40*60cmcm，材质PCV结皮板，搭配伸缩杆使用

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附件3：

接待之会议服务规范和要求

1、会议服务流程

确认会议需求一会前准备一会中服务一会后清理一会议结算 2、确认会议需求

会务对接人员须与接待对接人提前确认会议具体需求，并根据对方的会议通知及日程安排提出相应的会务安排建议。确认事项包括：时间、地点、参会人数、会议日程安排、场地布置、物品摆放、会议所需服务。外部接待要确认参会人员客方及主方最高职务，客方国籍，喜好及禁忌等。

3、会前准备要求

1）流程：发送会议欢迎信一会议摆台一会议物品准备一对接方现场确认 2）发送会议欢迎信或会议通知 3）会议准备及物品检查 时间要求 物品类别 会议室开门、空调、灯 会议摆台 会前3小时 设备准备及调试 会场背景音乐播会前1小时 放 与主接待方现场确认 茶歇 会前半小时 自查会议室 会前20分钟 会前5分钟 热毛巾消毒 泡茶 再次检查会议室各项准备工作是否符合要求 消毒时间不低于20分钟； 含视频设备、话筒、投影仪、激光笔、无线路由器、音响、视频、音频、插线板等 以备签约等情况使用 重要会议现场布置完成后，应请主办方对接人亲自到现场确认，以便能及时调整准备 为保证食材新鲜建议提前半小时准备，4小时内必须撤换 具体要求 夏天24-26度，冬天16-22度 台桌布置；横幅、欢迎牌、指示牌；以及茶杯、矿泉水、纸笔、皮垫、桌签、绿植、签到台、鲜花等 **集团接待标准和规范 2018年5月发布

会务包：会议室物品标签、转换接头*2、数据线*2、激光笔*2（红、绿）、有线鼠标*1 U盘*1、插头*2、5孔插线板*1、鼠标垫*1、5m卷尺*1

会务包：会议室物品标签、转换接头*2、数据线*2、激光笔*2（红、绿）、有线鼠标*1、U盘*1、插头2*、5孔插线板*1、鼠标垫*1、5m卷尺*1

会务文具盒：文具清单、水笔*2（黑、红）、激光笔*1、计算机*1、起钉器*1、白板笔*3（黑、红、绿）、剪刀*1、铅笔*1、橡皮*1、回形针*1、订书机&订书钉*1、便利贴*1

电子设备：每个会议室必须配备投影和相应的电子设备，每天早上9：00前由前台检查是否可 以正常使用，并且在每日检查记录表上做好记录，以防出现纰漏。

会议室二维码与WIFI：为了充分利用会议室资源，会议开始后15分钟内进行二维码扫描

签到。故将二维码标志、wifi名称和密码打印之后装在亚克力台架内，放置于各会议室桌上。

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会议前：拟好会议通知，通过短信、微信、泰信等方式通知到各位参会人员。 将会议议程打印并发放至每位参会人员，可在议程中加上注意事项与温馨提示。

关于xx区域人力行政培训会议通知

11月30日.12月1日（本周四、五）将召开区域人力行政培训会议，请大家 提前安排好手头工作，准时参会，具体培训安排如下： 一.11月30日（周四）会务安排：

参会名单（3人）：xxx xxx xxx 会议纪要：xxx

会议地点：xxx大酒店（xx区xx路5号） 会议安排：

二、会务组人员信息：

1.总负责人：xxx电话：131xxxxxxxx 2.酒店负责人：XXX电话：1xxxxxxxx 3.车辆人：xxx电话：137xxxxxxxx 4.餐饮负责人：xxx电话：159xxxxxx 三、其他倩息：

1.请各自同事抓紧时间预定前往上海的动车；

2.参加周五培训的同事，会务组会安排宇通车（沪DP5130张xx 159xxxxxxxx） ）周四晚统一出发至朱家角会场； 3.上海天气情况：

11月29日（周三）小雨9-14C 11月30日（周四）阴转多云8-11C 12月01日（周五）晴t阴8-11C

**集团xx区域人事行政部

2017年11月28日

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日期 11月29日 时间 晚 09:00-12:00 议程 入住酒店 培训会议 午餐 培训会议 返程 备注 自行前往，xx大酒店 4F太平洋厅 一楼自助餐厅 4F太平洋厅 城市公司自行返程 11月30日 周四 12:00-13:30 13:30-16:30 16:30 会议室布置：

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【欢迎标语】重要会议在电视屏幕上打出欢迎标语

【席卡】有重要来宾时，提前将对方名字打印出制作成席卡摆放于会议室内，以示尊重。

【会务文具】纸巾、陶瓷茶杯、矿泉水、糖果零食、杯垫、**宣传册、**信纸、黑色签字笔、纸垫

【台花】会晤重要客人时，应提前在会议桌摆放台花，台花要求大气、美观。

【桌椅】物品摆放的位置横竖都在一条轴线上，包括椅子、窗帘的整齐对称。

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会议室茶歇服务：

【会议室茶水】会议开始前15分钟，先将茎叶放入陶瓷杯内，倒入1/3的热水，杯盖虚掩。在接到宾客即将上楼的通知后，将水加满，杯盖盖好。

【果盘摆放】

整洁、方便、美观。选取大小均匀、色泽新鲜并方便食用的水果。

水果在食用前需要清洗、去蒂、整理干净。较大的水果按人数切割成易于食用、造型美观的等同小份。每个果盘旁边配备湿纸巾，便于宾客保持卫生。

4）会议摆台与座决安排 a）关于会议台座次的安排

■ 台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

**集团接待标准和规范 2018年5月发布

■ 台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号

领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

■ 几个机关的领导人同时上台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德

高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

■ 对上台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现 ■ 台人数为奇数时

■ 台人数为偶数时

b）仪式的座次安排

签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。 c）合影座次安排与台安排相同 长条桌

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4、会中服务要求

1）倒茶水：客人抵达就座后2分钟内斟茶，茶叶以按照客人喜好或我方领导喜好为主；先为会议室主桌上的客人倒水。走近就座的客人，站在客人右后方，身体略微前倾，右手小拇

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指与无名指夹住杯盖，中指和食指卡住杯把，将茶杯端至腹前，左手提暖瓶将水徐徐斟入杯中，七分满为宜，盖上杯盖。在客人右后方续水。退半步转身离开服务下一位客人。 2）上热毛巾：热毛巾消毒后应叠好，毛巾开口方向朝右，毛边朝下，放置在毛巾托上。将放好

热毛巾的毛巾托整齐摆放在大托盘中。上热毛巾由两名会务人员配合完成。先从主要客人上起。一人拿大托盘，走到客人右后方，另一人站她右侧，从大托盘中取出一份热毛托（含热毛巾），摆放在左侧距离桌下方边缘一扎处。

3）上咖啡：将冲好的咖啡放置在托盘中，如果咖啡数量较多，则上咖啡由两名会务人员配合完成。先从主要客人上起。一人拿大托盘，走到客人右后方，另一人站她右侧，从大托盘中取出一杯咖啡（含咖啡托、咖啡勺、奶精、砂糖），双手摆放在客人茶杯托下方1厘米处。咖啡杯柄朝右90度。

4）续水：每15分钟续水一次；进会议室时，鞋子不能发出明显声响，续水时轻拿轻放，发现客人矿泉水喝完或桌上有果皮等杂物，应在续水后拿托盘和夹子，清理桌上多余的杂物（如点心包装、果皮、纸屑）；并补充相应物品； 5、会后清理要求

1）检查清理会场：检查会场有无客人遗留物品如有遗留物品，会务人员应第一时间将物品交至行政部，由负责会场安排人员联系会议申请人找到遗留物品人员前来领取遗失物品。 2）关闭投影仪及视频等设备。

3）收茶具：将使用过的会议室所有茶具（含茶杯、杯托、杯盖）收回至茶水车中。上午会议的茶具统一中午清洗并消毒。下午会议结束后的茶具下班后清洗并消毒。

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附件上4：

接待之酒店预定规范和要求

1、酒店选择与预定

1）须参照接待级别和标准，在审批费用标准内选择预定酒店；

2）住宿酒店首选公司旗下符合接待标准的自有酒店资源，如凯宾斯基、中国院子等 3）接待地无自有酒店资源的，次选符合接待标准的协议酒店；

4）需提前充分了解客情，具体包括贵宾的姓名、国籍、职务、年龄、性别、禁忌、宗教信仰、生活习惯、客房种类及随行人员、抵离店日期和时间、有无特殊要求等，要求酒店，相应预定客房预定。 2、客人入住前检查与确认安排

1）要求酒店选派经验足、责任心强的服务员将指定客房彻底清扫，增配摆放好各种物品：a）摆放我方接待最高领导签名的欢迎信及名片；摆放酒店欢迎果篮及点心； b）一级接待：摆放插花盆景及工艺品，赠送欢迎进口红洒一瓶，每天客房小冰箱内的矿泉水、果汁、可乐、雪碧、啤酒免费

2）一级接待贵宾客房须在贵宾抵达提前四小时或一天准备好；二三级接待贵宾客房须在贵宾抵达前一小时准备好；客房内布置完毕，二三级接待要求酒店客房部主管进行检查，一级接待要求酒店至少客房部经理层级主管检查认可，并在检查后应封闭客房，禁止无关人员出入。对接人须至少在客人抵达入住前提前1小时对贵宾房间进行现场检查确认，有问题及时协调解决。 2、入住期间注意事项

1）提前协调酒店安排经验丰富的服务员或专人打扫客房及提供服务，增加清扫次数，并且随叫随到；

2）对于一级接待，如确认客人需要，协调酒店提供随出随进制服务，每当客人出门，即进房进行小整服务，清理垃圾、烟缸，更换用过的毛巾及寝具等；

3）对于一级接待，协调酒店安全部做好安全工作，如服务中注意为客人保密，不将房号告诉无关人员等，密切关注贵宾访客等，以确保贵宾的安全. 3、离店注意事项

1）对于一级接待贵宾，提供免check out手续服务，不需在前台办理离店手续； 2）客人离开房间后，应安排迅速检查客房，检查客人有无遗留物品。

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附件5：

接待之宴请服务标准

1、提前审批：

1）接待宴请须由经办人事先填写《招待审批表》（见附表），说明接待级别及标准、招待项目、对象、人数及费用，须经部门领导和分管领导批准；

2）如特殊情况不能及时填报或取得书面审批，须微信、短息或电话请示相关领导，得到批准后办理相关招待事宜，事后及时补报《招待审批表》

2、接待宴请标准：须参照接待级别和标准，在审批费用标准内执行。 3、用餐地点选择：

1）提前了解接待宴请客户级别、标准、主宾的口味习惯特殊偏好等信息，选择匹配酒店或

餐厅；原则上首选在协议酒店或协议餐厅，或者相对比较熟悉，在就餐环境、食品安全、服务质量上有保障的酒店或餐厅。

2）重要接待宴请，如首次选择不熟悉餐厅，接待执行人员务必提前现场考察，甚至试菜确保

各项服务满意后才能予以推荐和预定。 3）根据宴请人数及我方人数提前预定包厢。 4、菜单准备：

1）参照接待级别，把控餐饮标准；菜品须充分考虑主宾及我方陪同领导的口味、习惯区域及饮食差异、禁忌（宗教、国籍）等因素；

2）注意荤素搭配、冷热菜搭配、口味轻重搭配、男女人数差异、餐厅菜系与当地特色菜品搭配

等因素；

3）提前准备好宴请菜单，供接待方领导参考确认。 5、酒水准备：

1）原则上我方根据接待宴请对象级别及偏好准备酒水，如对方无偏好的，根据我方主陪人员习惯和要求准备酒水、茶叶。

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2）招待用烟酒茶卡等物料须由接待经办人按程序办理出库手续，宴请结束未使用物料，须整理收回并登记入库。 6、宴请陪同人员沟通确认：

1）原则上陪同人员不得多于来客人数，特殊情况下，经分管领导批准可适当增加陪餐人数。 2）接待经办人须提前与参加陪同宴请人员确认沟通，做好参加宴请准备。 7、宴请开始前准备：

1）宴请经办人须在宴请开始前一小时到达宴请地点：

2）现场考察主宾及我方陪同人员赴宴路线的交通路况，提前与相关对接人通报，选择合适出发时间和车行路线；

3）考察确认宴请餐厅停车地点并协调餐厅预留相应车位；

4）确认包厢是否按要求预留，包厢内灯光、空调、设备、环境卫生、桌椅数量、桌签摆放（如需要）等是否符合要求；

5）如自带酒水茶叶，提前交给餐厅准备，红酒在宴请开始前一小时开启。 6）恭候并引领宴请嘉宾和我方陪同领导入场、就座。 8、宴请座次安排

1）宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

2）以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。 中餐桌

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9、宴请过程

1）三级接待重要宴请，接待对接人须在包厢外合适位置守候，并在必要时协调餐厅提供现场支持与服务，如添加菜品酒水、手机充电等； 2）关注是否出现饮酒过量、用餐不适等情况，适时援助； 3）关注宴请进展，在预估结束前半小时通知司机车辆做好准备。 10、宴请结束收尾

1）引领主宾及主陪乘车返回，注意提前在车上放置伴手礼（如有）； 2）检查宴请现场是否有客人遗留物品；

3）确认主宾客人尤其是饮酒人员是否安全返回住地； 4）审单结账开具，宴请剩余物料回收并登记入库。 11、其它

1）严禁利用职务之便，以公司名义招待亲属、朋友 2）严禁将宴请招待剩余物料私自使用

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3）各级人员应勤俭节约，康洁奉公，严格执行公司制度，不得以任何理由任意扩大招待范围和开支标准，对违规违纪者除拒绝予以报销外，还须追究相关当事人的责任。

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附件6：

接待之伴手礼规范和要求

1、伴手礼标准

1）非每次接待都需伴手礼，准备前接待对接人须与接待方领导确认是否需要伴手礼并征询礼品准备的建议和要求；

2）参照接待标准，在费用参考范围内选择伴手礼。 2、礼品选择

1）原则上公司商务接待提供的伴手礼品应标有公司Logo或其它符合公司企业产品和品牌的图案或文字；

2）伴手礼品应与公司的行业特质、市场地位、企业文化与品牌、区域特色等因素相符合，达到宣言公司品牌与形象的目的；

3）伴手礼品单价不宜贵重，重点在创意、贴切、精美、有意义，做到既不铺张浪费，又能达到最好效果；

4）确定礼品后，对接人应遵循公司采购原则进行采购和 3、按照公司相关要求和流程进行采购、验收、入库和领用出库； 4、礼品赠送

1）避免礼品重复赠送或漏送，尤其同一接待同一客户活动中，要避免公司或部门多头赠送或漏送现象。

2）对接人领取礼品后因故未送出、未使用、未用完的礼品，须及时退回对应行政部重新进行入库登记。 5、相关要求

1）公司礼品是公司的财产，禁止任何私自占有或转赠他人行为；

2）如对方来访，赠送价值200元以内礼节性伴手礼品，我方可予以接受；如对方赠送非礼节性礼品、礼金、购物卡等，超过公司规定价值的，须按照公司相关要求上缴，由公司统一处理。

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附件7：

**接待方案申请表（日期+来访单位+接待方案） 接待申请部门 1.来客单位 序号 2.来客名单 1 备注 3.来访事由 4.来访时间 5.我方接待领导 序号 1 单位 姓名 二、参观行程 时间 参观内容 三、接待要求 1.欢迎词 2.会议室预定 3.车辆安排 4.用餐安排 5.住宿安排 6.礼品要求 7.摄影要求 8.资料准备 9.外联人员 （车辆要求，数量，使用时间联系人） （地点，人数，餐标等） （酒店，房型，数量，抵离时间） （名称，数量） 播放地点 使用时间 负责人 负责人 负责人 负责人 负责人 负责人 （姓名，联系方式） 四、接待准备 责任部门 1.物业公司 落实事项及要求 ①、园区内道路整洁；②）、保障喷泉、音乐开通；③）、道路畅通，绿灯放行，保安执勤、礼仪到位。 负责人 接待人员 备注 来客姓名 职务/级别 申请人 （姓名及电话） 级别： （A/B） 一、来访信息 联系电话 性别 备注 （总人数、联系人、特别说明等） （日期，时间段） 职务/级别 备注 2.各参观点

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附件8：

业务招待费申请单

年 月 日 申请人姓名 事 由 宴请客户单位、姓名及职务 我司陪同人员姓名 人均标准（元） 总人数 所属部门 职 位 地 点 预计费用总额（元） 部门领导意见： 财务部意见： 分管副总裁意见： 年 月 日 年 月 日 年 月 日

附件9：

外联采购物品申请单

年 月 日 申请人 申购物品名称 预算分配（必填）： 申请部门意见： 分管领导意见：

所属部门 用途简要说明 数量 估价