浅谈工程建设项目中物资采购管理的风险及其防范对策
摘要：要降低生产成本, 降低原材料成本是关键, 其中首先需降低原材料的采购成本。同时, 防范物资采购风险, 对于保证工程施工的正常进行以及降低工程成本的影响意义重大。本文探讨了工程建设项目中物资采购管理的风险及其防范对策。
关键词：工程建设项目；物资采购管理；风险；防范对策
Abstract: to reduce the production cost, reduce raw material cost is the key, which need to reduce raw material purchasing cost. At the same time, prevent material purchasing risk, to guarantee the normal operation of the project construction and reduce project costs influence is of great significance. This paper discusses in engineering construction projects material purchase management of risk and its countermeasures.
Keywords: engineering construction projects; Material purchasing
management; Risk; countermeasures
物资采购作为物资工作的源头, 是实现物资供应计划的重要环节,是企业生产活动正常进行的前提条件。要降低生产成本, 降低原材料成本是关键, 其中首先需降低原材料的采购成本。同时, 防范物资采购风险, 对于保证工程施工的正常进行以及降低工程成本的影响意义重大。
一、工程建设项目中物资采购管理的风险
1、 物资采购中的主要外因型风险
外因型风险主要源于外部环境因素,这种风险主要来自于供应商和自身难以避免的风险因素。
(1) 价格风险。
物资采购中由于利益的驱使,材料厂商有可能操作投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使采购方蒙受损失;此外,在价格相对合理的情况下批量采购后,这种材料又可能出现跌价,引起采购价格风险。
(2) 质量风险。
在物资采购过程中,激烈的市场竞争有可能导致材料供应商提供的样品质量与批量材料质量的不一致,发生以次充好的现象,使材料质量不符合要求,从而给采购方带来严重的损失。
(3) 贬值风险。
主要是表现在采购过程中物资设备因社会技术不断进步,而人们专业知识未能达到应有水平,不能适应社会技术发展的要求,进行盲目采购而发生所采购材料或设备的贬值所引起的风险损失。
(4) 合同欺诈风险。
由于市场环境复杂多变,因此合同欺诈更加突出。合同欺诈主要包括:以虚假的合同主体
身份签订合同,以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;接受购方预付款后逃之夭夭;签订空头合同,而供货方本身是“皮包公司”,将骗来的合同转手倒卖,从中谋利,而所需的物质无法保证;合同签订后,供货商失约违反合同或终止合同,不能正常供货,而影响工程进度造成合同风险损失。
2、物质采购中的主要内因型风险。
由于内部管理不善和制度不健全而引发的问题和风险。
(1)采购计划风险。
物资采购部门及相关使用部门计划管理不科学、不周全,导致采购中的计划风险,如采购数量不准、供货时间不留余地、质量标准不明确等使采购计划发生较大偏差而影响整个采购工作。
(2) 采购合同风险。
合同订立不严格,权利义务不明确,合同管理混乱等。
(3) 采购验收风险。
由于人为因素造成所采购物资在品种、规格、质量等方面未能达到合同条款要求,而管理者又未能在材料使用或设备安装前及时发现和纠正存在的问题,使工程造成损失而引发验收风险。
(4)采购责任风险。
经办部门或人员责任心不强,管理水平有限等引起的风险;经办人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起的风险。
二、工程建设项目中物资采购管理的防范对策
1、明确采购目的
采购供应部门在采购过程中不应一味地追求采购价格最低化, 不应把节约资金作为采购的惟一目标, 而应对所要采购物资的质量和效用进行通盘考虑, 在为企业节约采购资金的同时, 保证采购质量。
2. 强化对供应商的选择和管理
在订立采购合同之前, 须对参加投标的所有供应商进行资格审查, 以便在采购活动的初期把由供应商方面的不确定性所带来的采购风险控制在最低限度。一是选择好供应商。首先要看供应商是否正规、企业质量管理体系是否健全以及产能状况是否能够满足采购单位的生产需求。一种物资应该由2 ~ 3 家供应商同时供货, 并要分为主供应商和次供应商。这样既能够保证物资供应的稳定性, 又能保证物资供应的连续性。二是了解市场。物资采购人员应对所采购的物资进行市场调查, 了解发展趋势和当前的供需状况及价格水平, 并根据调查情况谈判。三是建立供应商动态管理机制,在企业内部建立一套严密、完善的采购管理体系。做好对供应商的评价, 要求供应商具有有效的质量保证体系, 并在实际操作中严格执行相应的标准。四是努力与供应商建立一种互信互助、共同繁荣的战略合作关系。对于需求量很大、依赖性强的物资, 可以采用参股或收购、兼并等措施与供应商建立合作关系,让供应商能满足企业长期的物资供应需求。
3. 对采购全过程、全方位的监督
全过程是指对计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督, 重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键点的控制, 以防止舞弊行为。全方位是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下, 把监督贯穿于采购活动的全过程, 是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制, 不仅可以降低企业物资采购价格, 提高物资采购质量, 还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
4. 强化对物资需求和物资采购计划的管理
要审查物资采购计划的编制依据是否科学, 调查预测是否存在偏离实际的情况, 计划目标与实际目标是否一致, 采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施等等。
5. 对物资采购招标与签约的监督
依法订立采购合同是避免合同风险、防患于未然的前提条件, 也是强化合同管理的基础。首先, 要强化对采购经办部门履行职责情况的监督管理。采购经办部门和人员应对供应商进行生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况的调查, 在全面了解的基础上, 做出选择合格供应商的正确决策, 使合同建立在可行的基础上。每年对供应商进行一次复审评定, 所有供应商都必须满足ISO9000 标准的要求。考评指标包括供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等。其次, 要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容, 按照合法性、可行性、合理性和规范性四个标准, 逐一审核。
6. 对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的管理
建立合同台账、做好合同汇总,是加强合同管理、控制合同风险的一个重要方面。一是对于已签订的合同要整理成册、妥善保管; 建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。二是合同管理部门应对交付合同进行分类编号, 并建立合同台账。合同统一编号要合规, 每一份合同包括正本、副本及附件。三是合同履行完毕要及时建立合同档案。合同管理人员应将所有合同进行分类汇总, 及时提出报告和汇总表, 报送单位领导和各有关业务部门, 据此组织生产、规划价位、及时接运和按时承付货款。要运用先进的管理手段, 向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息, 提高合同管理水平。
7. 对物资采购合同执行中的监督管理
一是审查合同的内容和交货期执行情况, 做好物资到货验收工作和原始记录, 严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况, 要及时与供方协商处理, 对不符合合同部分的货款拒付。对有关合同执行中的来往函电、文件都要妥善保存, 以备查询。二是审查物资验收工作执行情况, 对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。三是对不合格品控制执行情况进行管理, 审查物资管理部门是否及时记录发现的不合格品。四是重视对合同违约纠纷处理的管理。五是采取“零库存”策略, 并保持一定的产成品存货以规避缺货损失、满足需求增长引起的生产需要; 建立牢固的外部契约关系, 保证供货渠道稳定, 降低风险, 规避成本。
8. 对物资采购绩效的审计考核
建立健全合同执行各个环节的考核制度, 加强检查与考核, 把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任, 明确规定工作的数量和质量标准, 分解、落实到各有
关部门和个人, 结合经济效益进行考核, 以避免合同风险的发生。
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注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。
