如何对会议进行有效策划

任何一个会议都必须是为了到达某个目标，会议的目标决定了会议筹划的很多环节，只有确定了会议的目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和和会议预算。譬如一个跨国公司亚太总部的年度方案会议，其目标是要通过会议确定未来的经营战略和营销方案，很显然，这样的会议要求一个高级别的会议场地，拥有先进的会议设施，而且有平安、保密等方面的高要求，这样的会议显然与一个政府部门组织的行业会议不一样。因此，只有确定了明确的会议目标和为到达目标所安排的会议内容，才可以确定会议的其它要素。 当然，您的会议目标还与许多因素有关，也许由于一些与会议有关的客观因素的限制，你的会议目标并不一定能全部到达，这样就需要对您的方案做一些调整。在这个过程中我们的会议参谋将和您一起探讨您的会议目标，并从中抓住重点，在会议资源方面进行整合，确保您的关键目标能够实现。 2．与会者

一旦明确了会议目标，就可以确定哪些人需要参加会议。除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，另两类人是经常需要考虑的，一是是否需要邀请不同类型的贵宾，比方政府官员、行业主管、或者是专家学者等，这些人员的参加可以提升会议的层次。二是是否允许〔或邀请〕与会者携带家属。如果是参加人数较少的中、高层会议，可以考虑邀请家属参加，以增进中、高层员工之间的感情。另外，如果是奖励旅游，也可以邀请家属参加，以鼓励这些获得奖励的员工更好地工作。

3．会议方案

会议筹划的结果，是一套完善的会议方案，包括会议概要〔会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等〕、会议日程及相关实务、会议预算三个局部。 在会议概要局部，确定会议主题至关重要，会议主题应该与会议目标一致，同时具有号召力，能够引起注意力和共鸣，比方区域合作会议可以“展望未来〞作为主题，公司年会可以“营销整合提升绩效〞为主题。为让主题更加生动形象及深入人心，可以通过图形标志来表达主题，表现“展望未来〞的标志可以是未来风格的设计，“营销整合〞的主题可以用“涓涓细流，汇成奔腾的河流〞之类的图形表示。当然，也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。

会议日程是会议方案的主体局部，这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一个时段的活动安排、会议内容等，除正式会议议程外，包括进餐、娱乐和中间休息等，都需要尽可能详尽准确的考虑和时间安排。此外，令人冲动人心的开幕式

和闭幕式是需要重点考虑的环节。会议日程经常是一份由时间和事件组成的表格，但是很多会议重要事项，不能在日程表中详细列举，因此对于会议筹划人员来说，一份详尽的、包含了会议从筹划、实施到评估反响每一个环节的相关事务列表是必须的，这实际上是会议组织的一份蓝图，如果能够按图索骥，会议自然能够组织得井井有条，到达预定的会议目标。