工程项目档案信息数字化管理的应用

工程项目档案信息数字化管理的应用

■ 楼志英 浙江省杭州经济技术开发区资产经营集团有限公司

摘要：目前，经济快速发展，信息化与数字化时代已经到来。随着社会的发展，人们对档案管理的要求越来越高，传统的人工管理档案的方式已经不能适应当前快速发展的需要。如今，计算机技术、网络技术、数据库技术等使得档案管理正在向数字化发展，运用数字化管理档案，是提高管理水平适应社会需要的必然选择。本文在叙述数字化管理档案的同时，分析了其必要性，阐释了工程项目档案数字化管理的具体应用以及效果、前景。

关键词：工程项目档案；信息数字化；管理；应用

随着社会的快速发展，科技的不断进步，人们的生活发生了翻天覆地的变化。如今，信息爆炸时代来临，大数据、云存储成为信息化的数据分析关键。工程项目档案数量日趋庞大，原本人工管理的纸质档案已经不能适应现在飞速发展的要求，于是信息数字化档案管理逐渐成为人们研究和考虑的方式。信息数字化档案管理应用模式成为当前工程项目档案管理的新型手段。一、工程项目档案信息数字化管理概述及必然性 （一）社会发展的必然要求

工程项目档案是指包括项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、验收等建设和管理过程中形成的资料，是项目管理工作的重要组成部分。如今，社会的快速发展已经对工程档案管理提出了更高的要求，需要转变管理方式。接入信息化、数字化管理方式，相比纸质档案更加安全便捷，也更加高效。因此，发展信息数字化管理工程项目档案，是社会不断发展的必然要求。

（二）档案管理工作发展的必然结果

随着科技日新月异的发展，工程项目档案管理也发生了极大的变化。工程项目档案的数量激增，信息

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介质和记录方式也在不断变化，例如光盘、磁介质存储设备等。传统的纸质档案会随着时间流逝而不断损坏，还有人为因素的影响，损坏程度逐渐加深。基于上述问题，社会对工程项目档案管理提出了新的要求，急需提高工程项目档案的贮存和管理水平[1]。而工程项目档案信息数字化管理正是在这这种情况下应运而生的。

（三）数字化技术成熟的结果

当前，计算机网络技术空前发展，为工程项目档案信息数字化管理提供了技术基础和物质支持。如今，在信息产业和信息基础设施逐步完备的情况下，信息数字化管理的时机已经日趋成熟。

二、工程项目档案信息数字化管理的具体应用 （一）统一的工程文档编码规则

工程项目文档编码应用原则指的是工程文档中的编码要具备标准，以此保证工程项目能够正常开展，保证信息系统运行。首先，工程项目研究部门需要制定每一个部门的代码，包括项目工作的地点、文件的类型等，这有利于工程施工现场和企业管理部门能够自主管理文件编码。发送文件时，要有固定的规格要求，时间、项目名称、文件类型、地点代码、接收文件方的单位代码、流水号等都要整齐划一。例如，对于传真类文件，规格标准是：发送时间、项目名称缩写、文件类型（FX）、地点代码、收文单位代码、流水号（0001）。其次，对工程项目的承包单位文件，要制定出一套相应的编码原则。工程项目中，每一个阶段的相关编码原则都需要包括工程地理信息、设计图纸、材料、设备、完工资料、模型等编码，这样才能使工程项目档案信息数字化管理达到信息系统的要求，得以顺畅实施。

（二）工程项目档案信息管理平台设计应用

制定规格化的编码原则之后，档案信息化管理平台就可以根据标准编码进行运行。其中，管理工程项目档案时，借助统一查找搜索的界面，进行全文搜索，就可以在所有的档案中寻找到所需要的档案，对其进行适当的管理，这就是信息数字化档案管理平台的具体功能。除此之外，管理还需要进行归档、目录管理、设置必要的管理权限以及新增档案等功能。文档管理还可以实现对文件的传送和审批过程进行管理，对文件版本升级过程进行管理，并且在管理之后还可以生成管理报表，可以让管理人员轻松获取档案管理全过程。运用信息数字化工程档案管理平台，可以提高效率的同时降低错误发生率[2]。

（三）设立工程项目档案保密机制

工程项目档案管理需要安全保密机制。针对这一点，在信息数字化档案管理中要注意设置保密工作，主要是以下几个环节：一是操作权限。工程档案管理系统需要对权限进行完备的设置，每一个工作人员都具备其负责管理模块的具体权限，而非权限人员进入系统则无法操作管理，从而杜绝非法入侵。二是查阅密级。根据纸质档案原本管理模式，对工程项目档案进行分级处理，只有拥有对应密级访问权限的用户才能进入访问，使企业的项目档案保密功能增强。三是备查申请。在某用户查阅工程项目档案的时候，需要对档案管理人员提出申请，根据管理人员对用户情况进行审查，然后予以授权，授权后才可以查阅想要查阅的档案，安全性再度增强。四是多层结构。档案管理系统要采用多层结构来保证档案安全，分隔用户接触服务器与数据层，免得用户直接操纵数据，安全性达到完备。

三、工程项目档案信息数字化管理应用效果 首先，通过工程项目档案信息数字化管理，改变了传统纸质档案管理模式，运用工程项目档案管理平台，将原本复杂的文件档案统一归入管理平台，极大地降低了管理人员的工作量，提高了管理水平。其次，工程项目档案管理更加规范化。在工程项目档案管理中，运用信息数字化管理手段，无论是档案形成发送，

信息化建设Informationization Construction

还是档案完备归档，都是按照统一的编码原则设置，通过管理平台进行标准化规范化管理，档案管理水平再一次提高。最后，运用信息数字化档案管理手段，有利于促进企业内部各部门的协调度提升。通过管理平台，企业内部交流更便捷、更有效，项目管理部、项目研究部、施工现场等通过档案管理平台可以实现紧密联系，优化资源配置，提高工作效率，完全发挥信息数字化管理的优势和长处[3]。

四、工程项目档案信息数字化管理发展前景 作为适应时代和社会发展要求产生的信息数字化档案管理方式，其在工程项目档案管理中具有极大的意义和前景。如今信息化时代已经到来，越来越多的项目档案由于纸质档案管理存在的风险和损坏，信息数字化档案管理模式在工程项目档案管理中越来越受到人们的关注和认可[4]。市场的需求正在加速管理平台技术的完善和优化，其系统管理水平也会越来越成熟，形成一套完备的、操作便捷的、安全高效的档案管理系统，从而更好的促进工程项目档案管理水平的提高。

当前，社会经济快速发展，工程项目档案管理水平要适应经济发展的水平，就必须借助计算机网络技术实现信息数字化管理，笔者在经过分析信息数字化档案管理方式的必要性之后，深入研究了工程项目档案信息数字化管理应用的具体方案设计，包括统一的工程文档编码规则，工程项目档案信息管理平台设计应用，设立工程项目档案保密机制等具体的应用方法，最后分析了信息化管理的效果以及发展前景，以求促进工程项目档案管理的质量和水平。

参考文献：

[1]朱永权.档案管理数字化系统的研究[D].重庆大学,2003.

[2]刘敏.工程项目档案信息数字化管理应用分析[J].办公室业务,2015(13):34-35.

[3]王艳齐,潜江伟,宋哲旭.工程项目档案信息数字化管理应用研究[J].信息技术与标准化,2014(7):68-70.

[4]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊,2011(10):137-138.

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