行政部部门职能说明书

行政部部门职能说明书

-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1

行政部职能说明书

部门名称 行政管理中心 部门定位 汇报部门 职能范围 公司一级 总裁室 所属单位 部门负责人 行政经理 直接上级 人事行政副总裁 职能项目 按照公司年度经费预算，严格控制各项行政费用支出，协助安排各部门的各种会议及对外行政事务。负责公司办公用品的采购、分配和管理工作。严格遵守印章管理制度，做好公司印章及法人手章的使用与管理工作。组织起草部门使命 公司、各部门各类行政管理文件，并做好文件的编号、打印、发放、归档、保管工作。负责做好公司重要来宾的接待工作。代表公司做好与政府部门、社会团体及其他相关单位的外联工作。做好后勤服务管理，为员工创造并保持良好的生活和工作环境。 职能范围一：公司行政管理 序号 职能项目 职能内容描述 1 职场管理 制订5S职场标准，做好职场管理，展现良好的职场形象。 建立行政采购管理办法，严格控制成本，对行政类资产采购活动进行审核调配。 信息化管根据公司的发展需要，建立不同阶段的信息化管理，做好公司信息化安全3 理 管理。 办公用品4 建立办公用品的领用标准及发放管理办法，做好发放记录。 管理 建立合同管理办法，明确合同管理及审批的程序，确定合同档案管理的主5 合同管理 体职责。 邮件的收发、登记及分发；做好防火、防盗工作，消防安全设施维护及检6 安全管理 查，维护公司的财产安全，最大限度的保护员工的人身安全。 车辆年检、年审、保险等事项的具体办理，对车辆外出实行严格的审批制7 车辆管理 度、加强车辆费用的审核、合理有效的实行统一调度。 客户接待及时了解客户信息，了解客户的需求与接待部门的要求，配合接待部门做8 管理 好客户接待并做好相应的登记及报备。 建立会议管理系统，明确各种会议的类型及要求，做好与会议有关的管理9 会议管理 工作，如会议记录、备案及各项准备工作。 建立差旅管理标准，做好差旅相关管理工作，包括行程安排、费用审核、10 差旅管理 考勤管理等。 建立印章管理办法，对印章的使用、外借、审批等程序进行规范，确保印11 印章管理 章使用的安全性及合法性。 12 证照管理 各类公司证照及时年检、更换、保管等工作 一、 权责清单： 对行政部人员的招聘、录用、考核、调薪、离职、解雇等具有的审核人事权 及审批权 权利 财务权 对涉及行政办公费用在一定权限范围内的审核及审批权。 事 权 对涉及到行政方面等具体事务的审核及审批权。 责任 人事责任 对人员聘用不当，考察失职等应承担的人事责任。 2 行政采购 2

经济责任 行政费用审核不当、失误等应承担相应的经济责任。 属于部门职能范围而由于部门履职不善，造成的工作失误，必须承担管理责任 的管理责任。 未建立合理合格合规的行政规范且没有提出预防措施或预警从而触犯法律责任 国家相关法律法规的责任。 其它责任 其他可能的责任。 二、 部门KPI指标： No. 1 2 3 4 6 7 8 9 10 指标 建立行政采购管理办法，严格控制成本，对行政类资产采购活动进行审核调配。 各类公司证照及时年检、更换、保管等工作。 及时完成收、发文，保证公司信息互通。 重点工作完成情况。 三、 部门组织架构及编制：

1、 组织结构图（略）：

行政经理

行政专2、 编制表： 员 职位名称 行政经理 行政专员 司机 合 计

司机 人员编制 1 1 1 3 职责概述 规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。 负责行政文书的管理工作，并按照文书管理要求落实文书管理；负责行政后勤保障管理、物资采购。 负责公司车辆管理及油卡缴费等工作，安全行驶 3

四、 审核： 制定日期 撰写人 生效日期 审核人 文件版本 审批人

4