自动化学院义工部2017年
年 终 总 结
年12月
自动化学院义工部
2017
目录
1、 部门概况........................................................ 1
1.1 部门简介 .................................................... 1 1.2 部门人事架构 ................................................ 1 1.3 部门规章制度 ................................................ 1 1.4 部门文化氛围 ................................................ 2 2、部员管理......................................................... 3
2.1 管理细则 .................................................... 3 2.2 部员考核成绩（下半年） ...................................... 4 3、部门工作......................................................... 4
3.1 部门工作分配 ................................................ 4 3.2 部门工作培训 ................................................ 5 4、院校对接工作事务................................................. 5
4.1 旧书圆新梦 .................................................. 5 4.2 爱心卖报 .................................................... 6 5、院系义工活动..................................................... 9
5.1 武汉植物园义工活动 .......................................... 9 5.2 嘉乐老年公寓义工活动 ....................................... 10 5.3 森林公园义工活动 ........................................... 11 5.4 “义心益意”义工点子征集活动 ............................... 12 5.5 “茶话夕阳”活动 ........................................... 13 6、 院系特色活动................................................... 13 7、总结............................................................ 15
1、 部门概况 1.1 部门简介
自动化学院义工部是自动化学院资助助理委员会的四大部门之一，是中心义工部领导下，服务于院系资委与学生的部门。部门的主要职责有：
1、召集义工，组织协助各种义工活动的开展。 2、申请工时并负责学院工时的统计与公示。
3、承接中心义工部交代的工作，协助中心或安排完成其分配的义工任务。 4、与其他部门合办活动或是作为协办单位。
5、发扬义工精神，“义务无偿，奉献社会”，为改善社会服务、促进社会进步而提供的服务志愿奉献个人的时间与精力。
1.2 部门人事架构
上半年义工部由15级的部长、副部长与16级的十名部员组成。在今年九月与其他部门一起招新后，部门注入了新鲜血液。九名17级新生与新部长、副部长共同组成了第十二届自动化学院资委义工部。
成员名单如下：
1.3 部门规章制度
1.3.1 会议方面
（1）会议时间：例会频率为一月两次，分别在月初和月末，具体时间待定。例会地点为19栋120公房。
（2）会议内容：首先确定当天会议记录人选。之后各部员汇报近期工作情况，部长进行提问或给出适当建议，跟进工作进度。接下来由部长做近期工作总结，并做出下一阶段工作计划。若有疑问，与部员进行交流讨论。最后，部长分配下一阶段任务。会后通过填写部员考核手册的方式对部员进行考核。若为月初
1
会议，宣布上月优秀部员名单并颁发奖励。
（3）纪律要求：若无要事不得请假。每次会议缺勤人数不得少于3人，否则将另选时间开会。开会期间不得玩手机、接打电话、写作业等。认真听部长与部员的发言并提出意见或建议。
（4）会议特色：会前可以买一些小零食犒劳部员。会议结束后，部长与副部长也会与部员交流大学生活、学习心得等。 1.3.2 活动方面
（1）部长每月会给部员安排一次较大的任务（可以是活动，或是策划等的写作），并在下次会议中对各人任务成果进行评价。
（2）活动开始前，先在会议上进行讨论，提出可能出现的问题与对应解决办法。会议结束后，由活动负责人撰写策划，并给部长过目。经由会议讨论或线上讨论后，确定最终活动流程。
（3）活动前期，联合合办部门进行宣传。在活动举办期间，进行中期总结，将目前活动状况与预期活动情况对比，查漏补缺。
（4）活动结束后，进行活动总结，并鼓励参与人员写下心得体会。
1.4 部门文化氛围
义工部是一个大家庭，任一届部长都希望部员能在这里感受到轻松与温暖而不是一个单纯的部门。例会前，有时部长（或是上次会议迟到的部员）会给大家准备小零食，营造一个轻松的氛围，并在会前会后与部员聊聊天，交流学习生活等各方面的心得体会。如果还有多的时间，还会玩一些小游戏增进感情。希望义工部带给大家的不仅是投入到义工活动时奉献的满足，更有与其他部员、部长在一起时的情感。
同时，每年12月，部长都会请所有部员一起吃饭。大家围坐成一圈，其乐融融，更有家的味道。今年部门联合宣传部一起，预计在12月底举行轰趴聚餐。
2
2、部员管理
2.1 管理细则
义工部每月对部员进行一次考核。考核总分为100分。考核得分最高的部员，评为本月优秀部员，给予给与一定的礼品奖励，通过部门例会，公共账号进行公布并登上本月优秀部员文化墙。得分最低的部员，部长私下与之谈话，分析原因，谈话后需提交一份工作总结给部长。连续多次考核不及格的部员将进行辞退处理。
2.1.1 部员培养
（1）制作部员考核手册，每月对部员进行一次考核，评选出本月优秀部员，给与一定的奖励并公布。
（2）各部门部长每月必须给部员安排一次较大的任务（各部长可根据部门特色或部员需求制定）。
（3）资委会每次培训会结束前给部员布置一定的任务。 2.1.2 部员考核
制定部员考核制度，每月底进行一次部员考核，具体时间由部长确定。考核前，部长将考核表发放给部员，部员在规定时间内填写好个人心得，交给部长。部长填写评语并进行打分，打分完毕将考核表收进公房。下次例会时，将考核表发给相应部员，会后再收集起来。考核表如下
部员考核表
个人心得（请在此栏填写个人的工作体会活动资助工作的建议） 部长评语 部长评分
3
评分标准：满分100分，部长根据以下标准及自己对部员的了解评定。 （1）出勤状况：普通例会无故迟到每次扣2分，无故缺勤每次扣5分；资委或部门重大会议活动按无故迟到扣5分，无故缺勤扣10分计。 （2）部长安排的任务积极有效完成，部长根据情况加给予加分。 （3）积极参加资助委员会活动的部员，部长根据情况给予加分。
（4）能积极地为部门或资委建设提出意见或建议，部长根据情况给予加分。
2.2 部员考核成绩（下半年）
姓名 10月评分 11月评分 备注 由表格可以看出，下半年各位新部员均表现良好。
3、部门工作
3.1 部门工作分配
上半年将部员依据对应工作进行分工，将部员分成6、3、1三个小组，其中
六人负责活动，3人负责零散活动的工时申请，而最后1人则负责建立义工群，将热心于义工活动的同学们集合到群中。下半年在此基础上进行了调整，将部员均分为三组，每组负责一个义工部的长期活动。至于义工活动群收效甚微，便直接取消了。当有其他活动时，则抽取近期没有活动的组负责。十一月，部门参与了与人文合办的活动“茶话夕阳”，便再次对人员进行调整，抽出一人做部长助理并负责会议记录，其余8人两两一组，各负责一个活动。
4
3.2 部门工作培训
在工作方面，先由部长对各组工作做简单讲解，并尽量让部员按兴趣选择想要负责的活动。部门重视活动精神的传承，在大一部员第一次负责活动时，尽量让上一届负责的同学陪同，将活动中可能出现的问题及时讲解并予以解决，也能让部员在第一次活动中学到许多，从而在接下来真正接手活动时能准确应对各类问题，做到零错误。
在工作文件的编写方面，部门重视部员对办公软件的熟悉与使用，在每月两次的例会中，有时在会议内容结束之后对部员进行简单的word、PPT、excel等软件的使用指导，也会布置一些PPT、表格的制作任务，让部员更加熟悉这些办公软件，对其有更深的认识。另外，院资助大会结束后有PS的培训，也让部员学到了不少相关知识。
4、院校对接工作事务
4.1 旧书圆新梦
开展时间：2016年4月18日至9月16日 开展地点：韵苑宿舍 开展次数：1次 活动负责人： 活动成员： 活动意义：
将旧书捐给新生，更将爱与精神传给新一届。今年共收到书近千本，除了大一新生，更有许多大二大三的学长学姐来拿书，受惠学生达到300人。 活动流程以及关键控制节点：
1、校义工部组织开会，说明有关注意事项以及方案。
2、在收书开始前询问学长毕业答辩时间好安排收书时间。同时进行扫楼，分发传单并说明收书时间。 3、招募义工。
5
4、进行第一轮收书，收完书将书在公房整理并存放在公房。 5、校义工部组织开会，总结经验并说明相关事宜。 6、进行第二轮收书，并整理。 7、进行第三轮收书，并整理。
8、校义工部组织开会，总结并汇报成果。 中期总结：
1、认识了一大群有爱的学长学姐，帮助他们把书转交给需要帮助的同学们。 2、收书时一定要拿出有效证件，不然楼栋阿姨会产生怀疑。 经验教训及部分解决办法：
本届旧书圆新梦活动进行的比较成功，符合预期期望，收到的书有上千本。但也存在一些问题。
1、没有与楼栋阿姨协商好，导致我们活动常常不能顺利进行下去。 2、活动宣传力度不够，很多学长学姐并不知道我们的活动，没有提前准备。 3、有些书已经改版了，再发下去对新生并无帮助。
4、发书没有注意秩序问题，导致发过一轮书后常常需要重新将书摆放整齐，耗时耗力。 活动照片：
4.2 爱心卖报
开展时间：2017年4月13号、11月19日 开展地点：华科校内外 开展次数：2次 活动负责人： 活动成员： 活动意义及成果：
卖一份报纸，献一份爱心。本次爱心卖报共卖出报纸766份，所收得善款共计766元全部交予中心义工部处理，为帮助贫困群众贡献了一份微薄的力量。
6
活动流程以及关键控制节点： （上半年同下）
1、11月6日在群内讨论，确定卖报时间及主要负责人员。 2、11月7日通过各班班助发布推文并开始招募义工。 3、11月9日前负责人为各班助答疑，并进行义工招募。
4、11月9日义工招募完成，共计78人，卖报时间为11月19号，并上报中心。 5、11月18日通知各班班助领取报纸与回收报纸的时间地点，并完成工时的预申请。
6、11月19日上午7：30在南大门领取报纸并分发给各班班助，再由班助发给各班义工。
7、11月19日晚上19:00在韵院19栋门口收集善款和剩余报纸。 8、11月20日完成工时的申请并做活动总结。 经验：
1、扩大宣传力度。本次活动除了通过班助群将推文发到各班班群，还通过自动化资委公众号进行宣传，取得了较好的效果。
2、通过班助，前期对卖报的问题进行集合并集中解决、中期将卖报信息进行收集统计、后期收集善款与剩余报纸，使活动效率得到大大提高。
3、卖报是一项义工活动，既可以锻炼人的交流能力，又能奉献一份爱心，是一项十分有意义的活动。但部分同学对义卖所得的款项流向有疑惑，经过仔细解释，提高了他们对此活动的兴趣。卖报时注意讲清楚该爱心卖报的活动目的，这样卖报效率会极大的提高。 教训及部分解决办法：
此次活动较为成功，但也有一些问题。
1、17级参与十分积极，但由于15、16级有考试，导致参与率不高。 2、由于分发报纸时的疏忽，部分班级实际领到报纸数目不对，影响了义工们义工需求。
3、部分义工反应，卖的报纸不好看，而且大多数人也不看报，应将活动加以改进。
4、部分义工反应，有些义工将报纸强卖给周围人，甚至自己出钱买下，相当于
7
“花钱买工时”，使得整个义工活动性质发生了变化。应加强监管，以后若有相关活动，提高招收义工的要求。 活动照片：
8
5、院系义工活动
5.1 武汉植物园义工活动
开展时间：节假日8:30—16:30 开展地点：武汉植物园 开展次数：5次 活动负责人： 活动成员： 活动意义及成果：
去植物园进行间票、兑票、开卡等活动，为植物园工作人员及游客提供方便的同时，更升华了自己。
今年共开展5次植物园义工活动，受到了植物园方面的高度赞扬。 活动流程以及关键控制节点：
该活动为与管院、爱协等合办的长期活动，由植物园方面通知招募义工，再由自动化学院义工部将任务分配给各院。
1、提前一周与植物园方面商量该次义工时间与所需人数，并与各院部长沟通，确定各院负责时间。
2、确定任务后，交给负责小组，当天将推文发到公众号上，并由班助转发到各班班群。
3、提前两天完成义工的招募，并申请活动工时。
4、活动头天晚上提醒义工并确认是否能准时参加，若不能，再次招募。 5、活动当天，早上7:50在紫菘车站集合，并由负责人带去植物园。由负责人或植物园相关人员进行义工工作的简单讲解。 6、义工活动结束后，由负责人提交车费报销金额。 7、完成工时申请并进行活动总结。 经验：
1、植物园义工属于校外义工活动，在宣传时将重点放在对植物园景色的宣传会得到很好的效果。
9
2、植物园义工并不轻松，但植物园目前还未推出系统的义工培训，所以需要有负责人提前对义工们要做的事进行一些讲解，提高了义工服务质量。 教训及部分解决办法：
1、植物园义工属于较为辛苦的义工活动之一，需要提前让义工做好心理准备，否则容易消极怠工。
2、植物园对义工的管理较为宽松，所以需要提高义工素质，否则有人找借口离开结果去游园。
3、考试周可能遇到招不齐人的问题，可以与植物园多沟通，商量减少招募义工人数。 活动照片：
5.2 嘉乐老年公寓义工活动
开展时间：每月某两周日上午8:00—11:30 开展地点：嘉乐老年公寓 开展次数：8次 活动负责人： 活动成员： 活动意义及成果：
尽我们有限的力量给老人的生活带来色彩，让老人能够更快乐一些哪怕只有一上午，让他们知道我们还在关心他们，还有人在爱着他们。 活动流程以及关键控制节点：
提前一周招募义工，义工活动前一天通知义工们第二天七点集合去嘉乐老年公寓。到老年公寓后先各自熟悉老人，陪他们聊会天，等太阳暖和了请老人出来坐在院子里，我们来表演节目唱歌让老人们心情愉快。之后用心地帮老人们最一些事情例如剪指甲。中午集合带回。
经验：认真耐心聆听老人，用热情和欢笑给他们枯燥的生活注入年轻的活力。 教训及部分解决办法：
1、人手不足，应该和其它院商量好同一时间过去或者多招点义工。
10
2、给老人唱歌表演之前没有准备会比较尴尬，应该提前几天确定好义工并组织排练一些节目，例如京剧（很多老人喜欢听戏，但我们都没有准备）、乐器等等。
3、老人们在养老院中很封闭，物资匮乏，建议可以买点他们喜欢吃的东西（例如有的老人很想吃饺子）或者是他们日常生活能用上的东西。
4、老人们大多方言比较重，建议先学习日常武汉方言再去做义工，这一点很重要，老人们平时没有聊天的对象，我们去了要保证自己能听懂他们讲话，不然会让老人们觉得更加孤独。 活动照片：
5.3 森林公园义工活动
开展时间：每月某周四14:30—16:30 开展地点：马鞍山森林公园 开展次数：4次 活动负责人： 活动成员：
活动意义及成果：改善森林公园环境，还大家一个干净美好的大自然。 活动流程以及关键控制节点：
该活动为与环境学院等合办的长期活动，由环境学院负责通知具体义工时间，再由院内负责人写推文、招募义工。由于该项义工所需人数较多，所以多为一个班集体参加，或两个班合并参加。活动前期负责人将通知参与班级的班助具体时间并做好前期准备，在周四下午组织义工进行活动。义工的具体内容是到森林公园烧烤区清理垃圾以及给游客分发垃圾袋。由于各个班时间问题，有时会进行适当时间调整，具体安排就相应课表决定。结束后由负责人进行工时申请及总结。 经验：
1、由于宣传以及活动形式等原因，我院同学对这个义工活动的积极性非常高，并且也确实对森林公园的环境有了很大的改善。
11
2、以班级为集体的义工活动很好的提高了同学间的凝聚力与友谊。 教训及部分解决办法：
1、由于是以班级为活动，所以可能出现一个班都不参加的问题。应该提前考虑该问题并尽快找到找对策。
2、由于活动需要清扫落叶等，冬天又比较冷，工作难度较大，应让义工做好心理准备。 活动照片：
5.4 “义心益意”义工点子征集活动
开展时间：2016年10月—2017年3月 开展地点：自动化学院 开展次数：2次 活动负责人： 活动成员： 活动意义及成果：
通过举办这次“义心益意”活动，运用大家的集体智慧去开发更好、更有意义的义工活动，把大家的优秀成果拿来交流和推广，丰富我们的义工活动种类，更好地推动义工工作向前，向好发展。 活动流程以及关键控制节点：
1、活动宣传：联系资委宣传部进行宣传工作，主要采取扫楼的方式宣传。 2、材料准备：报名表，600份奖品准备。 3、活动预算：报名表，荣誉证书，奖品。
4、报名要求：自动化学院同学，可以单人，也可以组队。 5、在所有的策划中，评选出数名优秀策划人或策划团队。
6、对优秀的策划，由资委义工部讨论后，尽快在学院或学校内开展该义工活动，并由宣传部配合宣传。 经验：
1、前期的宣传工作是整个活动的重中之重，因此需要尽可能做到通过多种方式
12
和途径让学院同学知晓活动的开展。同时采取积极的鼓励奖励制度，增强大家参与活动的积极性。
2、由于活动的周期较长，因此需要合理安排各项工作，保证活动有条不紊的进行。
教训及部分解决办法：
1、宣传的力度和准确度还有待提高，因此在宣传活动开始前负责宣传工作的同学应该对宣传内容进行深入了解。
2、本活动将收到大量的策划案，故应该设立良好的评价机制，保证评价的客观公正。
3、本活动所征集到的优秀义工方案都是具有实际意义的，因此需要更多后续活动的开展来切实推动义工活动的向好发展。 活动照片：
5.5 “茶话夕阳”活动
该活动为与人文学院合办的活动，旨在关心退休老教授，上门为其提供购买生活用品、药品等服务，若老师愿意，就去老师家里聊聊天，为他们解解闷。由于活动进度问题，目前活动还在联系教师阶段，并未开展。预计月底能够开展，届时将由指定小组负责相关活动。
6、院系特色活动
活动名称：暑期社会实践活动——资助调查 开展时间：2017年06月01日—07月05日 开展地点：武汉市及恩施市 开展次数：1次 活动负责人： 活动成员：
13
活动意义及成果：
通过调查湖北省部分地区国家教育资助情况了解相关政策的变化，进一步了解国家教育资助政策的具体实施以及改进措施，并体会到国家资助教育政策对不同地区不同年龄的同学带来的重大作用，让我们倍加珍惜受到国家资助教育的机会，并为我们资助助理委员会以后的工作提供源源不断的精神力量。 活动流程以及关键控制节点：
义工部部员自愿组队前往武汉市和恩施市调查资助教育，共同确定了此次活动主题以及活动内容。
1、活动前一个月，设计并发放大学生受资助情况调查问卷。
2、前往xx教育局调查。查阅与近几年湖北省国家资助教育情况变化相关的资料，并对相关部门人员进行采访。
3、前往xx高中调查。咨询相关老师，在征得学校同意的情况下，给学生发放调查问卷进行调查。
4、前往xx教育局调查。了解近几年国家对xx市教育资助情况的变化，特别注重贫困地区的教育。
5、在xx学院采访负责资助工作的老师，了解到这所大学不同的资助体系。 6、活动结束后，所有成员分工整理此次活动的收获，并对此次活动进行总结与讨论。 经验：
1、教育局以及其他中学对于我们的采访都给予了支持。让我们的活动得以顺利地进行。提前对我们活动内容做出较为详细的规划，让每位老师都能很快地了解我们的活动，从而为我们的活动提供帮助。
2、九位同学在此次活动中互帮互助，增进了部员之间的感情。 教训及部分解决办法：
1、由于活动之前未与几个采访地联系好，导致在部分活动中花费了不少时间。此后的活动我们都尽力提前联络好。
2、由于活动之前没有做出足够完备的活动预案，在出现一些紧急问题时没有及时地处理好。队员们齐心协力才克服一个个困难。
3、由于活动之前对每个组员进行分工不够合理，活动中出现队员任务不均衡的
14
情况，及时做出了调整。 活动照片：
参与人员心得：见附件
7、总结
时光飞逝，岁月如梭，转眼间就过去了一年。在这一年里，上半年由学长带领，各项工作取得圆满成功；下半年由新任部长接手，谨记为同学、为广大义工服务的宗旨，带领新的部员认真地完成了各项工作。
这一年里，我们主办、承办、协办了大大小小共20多次义工活动，将长期义工活动如植物园义工、森林公园义工、老年公寓义工继续做下去；开展短期活动如“义心益意”，征集义工点子，希望能开展更加符合大家需要的互动；积极参加中心举办的活动如旧书圆新梦、爱心卖报等；联合其他院系，准备开展新的活动如“茶话夕阳”；联合院内阳光部，开展了课桌美颜活动；等等。我们还协助院系颁发奖助学金，并作相关资助知识的普及与调查。
在院校资委、中心义工部等部门及院系同学的积极配合与支持，以及本部门全体成员的努力下，自动化学院义工部工作取得了一定的成果，得到了师生们尤其是义工及义工招收单位的肯定。新的一年，希望我们能做得更好，不忘初心，牢记使命，砥砺前行。
15
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容