会议安排服务流程与规范

流程 会议安排服务流程与规范 名称 服务程序 1．会前准备 （1）行政经理按照酒店上级的指示确定会议的主题和会议主持人，并会同会议会前准备 主持人拟订会议议程 （2）行政主管根据会议的议程确定会议的时间、地点和与会人员 会中服务 （3）行政专员拟订会议通知并向与会人员发放，会议通知的内容包括：原因、主题、起始时间、地点、与会人员、议程、准备资料等内容 会后工作 （4）行政专员协助会议主持人和与会人员准备会议报告、演讲稿、参考资料、电子文件等 （5）行政专员准备会场设施（白板、白板笔、投影仪等）和会议用品（会议横幅、桌签、水杯等） （6）行政专员根据与会人数和身份布置会场、安排座次 （7）开会前一天检查会场 2．会中服务 （1）行政专员提醒与会人员到场后在会议室门口签到 （2）行政专员引导与会人员入座，并发放会议文件和相关资料 （3）在会议期间，行政专员要做好记录，记录会议的概况（名称、时间、地点、主持人、出席人和缺席人等）、会议的进程（会议议题、议程、发言人的姓名、发言情况、表决情况和会议结果等）等 （4）会议进行中，行政专员还要处理一些临时事项，如临时增加与会人员、会外有紧急文件要呈送领导人批阅、发生一些意想不到的临时变故或突发事件等，行政专员应当根据有关领导的指示和实际情况，采取相应的措施，及时妥善地给予解决 3．会后工作 （1）会议结束后，行政专员礼貌地送与会人员离开会场并清理会场用品 服务规范 文件管理部门 文件受控状态 （2）行政专员要整理会议记录，将其形成纪要、决议等结论性文件，上报相关领导审批 （3）行政专员根据相关领导的意见修改和完善会议纪要、决议等，形成正式会议文件 （4）行政专员向有关部门下发领导审批后的会议文件并监督有关部门对文件中相关决定的执行情况 （5）行政主管对此次会议的组织和服务工作进行总结和评估，写出总结报告，上报行政经理 （6）行政专员汇总与此次会议有关的资料，按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期