第３期 袁彩君，等：岛位二级学院行政秘书＿Ｌ作探讨 ８ｌ 度马虎，就很容易出纰漏或犯错误，甚至给学院工作带来损失。 ２．被动性与主动性的统一 行政秘书要贯彻好领导的决策和意图，按照领导意图办事，不能自行其 是。另外，行政秘书工作随机性较大，事先难以预计，从这两方面来说它是被动的。但对于被动工作，行政 秘书又必须要主动去做，要在授权范围内积极主动地、创造性地开展工作。只有积极发挥主观能动性・行 政秘书工作才不会流于形式，疲于应付，工作才会有创新和实效。 ３．局部性与整体性的统一 从表面上看，行政秘书工作只是涉及学院的行政事务，是局部的、单一的。 然而，“学校无小事，事事皆教育。”行政秘书的每一项工作，归根到底都有关人才培养、科学研究和社会服 务等办学功能的发挥。学院的中心工作是教学工作，行政管理的目标定位就是服务于教学、服务于师生。 为此，行政秘书必须时刻牢记自己的服务宗旨，将自己的每一项具体工作融入学校的整体和全局之中，正 确处理好局部性与整体性关系。 （二）二级学院行政秘书工作存在的问题 考虑到行政秘书工作的特点，结合地方高校行政秘书的实际，我们觉得二级学院行政秘书工作容易出 现“三多三少”现象。 １．头绪多，业绩少 二级学院的行政秘书工作头绪较多，工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各 个方面。除了要完成每天各类文件的登记与传阅、各个会｝义的筹备与后勤服务、各种来电来访的接待和处 理之外，还要完成领导临时交办的各项任务，常常让人抓不到工作重点。不像教师岗位，工作有教学计划， 上课有课时分数，科研有科技业绩，排得定、看得见、算得清。行政秘书虽然天天忙、月月忙，但年终总结时 却是“忙忙碌碌无头绪，兢兢业业没成绩”。 ２．耕耘多，回报少 二级学院的行政秘书平时干的工作十分繁忙，加班加点更是家常便饭，假期值班 首当其冲。但在年终绩效考核时，行政秘书得优秀者却凤毛麟角。有人说：“行政秘书挤出的是奶，而吃的 只是草。”为什么呢？主要是行政秘书年纪轻、岗位低，因而受重视少、回报低。获取与付出往往难成正比， 导致有些行政秘书心里有牢骚，肚里有怨气。抱怨自己进错门、上错岗，情绪郁闷，工作没劲。 ３．临时多，长期少 二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身，特别是理工科学院的行 政秘书大都是理工科专业毕业的。扔掉了所学的专业不说，从事行政事务一般很难升到高级职称。现实 中，高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。行政秘书的未来定位究竟是从事行政， 还是重操专业，何去何从？前景渺茫！正是由于定位模糊，前途不明，导致行政秘书大多思想不稳定，态度 不积极。同行聚在一起，一般发牢骚多，谈创新少；短期过渡、临时应付多，长期安心、深入钻研少。导致这 个岗位的工作人员年轻、多变，缺乏连贯性和稳定性。 二、二级学院行政秘书工作的优化策略 （一）转变思想观念，保持积极心态 办公室是学院的综合部门，行政秘书是个十分重要的岗位。认为“行政秘书工作只是简单重复的机械 劳动，只要不呆不傻，手脚勤快，什么人都干得好”的观念已远远不能适应新时期行政秘书３２作的需 要［１ｊ（ 。 ’。行政秘书要协调方方面面的事情，既要为领导出谋划策，又要为教工排忧解难。这个岗位是 个既重要又难得的锻炼舞台。只有思想上充分认识，积极向上，才能以积极、乐观的心态去面对困难、创新 方法、争创佳绩。 端正工作态度是做好办公室工作的坚实基础。做任何事情都要端正态度，才能把事做好，这么简单的 道理，却常常被浮躁、错误的心态所忽视。态度对做好一件事、乃至于一个人的一生都十分重要。同样一 件事情，对待的态度不同，结果可能截然相反。只有端正了态度，才会有责任感和自信心，才能更好地发挥 主观能动性。 （二）加强自身修养，提高综合能力 行政秘书大多不是文秘专业“科班出身”，要想成为工作能手，必须加强自身建设，应从以下三方面不 断提高专业水平和工作能力。 １．不断提升理论修养和业务水平 在当今信息化社会和知识经济社会，年轻人要学的东西很多。行 政秘书要紧扣自己的工作需要有选择地学，刻苦认真地学。提倡从网络、电视上学，从报纸、杂志中学，向 周围的同事和老师学。既要学习马列主义和中国特色的社会主义理论，还要学习秘书学、行政管理学等各 种著作，不断提高自己的理论修养和行政服务水平。 维普资讯 http://www.cqvip.com
８２ 湖州职业技术学院学撤 ２００８正 ２．全面掌握学院中心工作 二级学院的行政秘书要对学校和学院的历史心中有数，对学校和学院的 总体发展规划、现阶段的中心工作和规章制度了如指掌，对各种基础数据和家底熟记于心。尤其是对教职 工数、学生人数、机构设置、学科专业、校舍面积、优势亮点（如重点学科、品牌专业、精品课程、科研特色等）要能脱口 而出。公文写作是行政秘书必备的基本功，要经常学习上级下发的各类文件，除了吃透上级文件精神外， 更要学习文件谋篇布局、遣词造句等方法，并能运用到自己平时的公文写作中去，做到行文规范，言简意 赅。既符合上级政策，又切合本院实际，还有利贯彻实施。 ３．熟练掌握现代化办公设备的操作技能 随着我国教育、科技、经济、社会的高度协调与发展，整个 行政领导和行政管理工作的科学化、现代化要求越来越高［２３（Ｐ１４７－￣“ 。现代办公离不开计算机、传真机、扫 描仪、投影仪、录像机和数码相机等电子设备。 （三）注意工作方法，提高办事效能 古语云：“凡事预则立，不预则废。”战神拿破仑曾说：“凡事都要有统一和决断，因此成功不站在自信的 一方，而站在有计划的一方。” 面对繁琐、杂乱的日常事务性工作，行政秘书要讲究工作方法和处事策略。平时要善于把各种事情合 理归类，分清轻重缓急，井然有序地去做好。笔者在多年行政秘书工作经验的基础上，总结出“年末总结年 初写”的工作技巧。参考学院上学年工作总结和本学年工作计划，提前草拟一份本该在本学年末才写的行 政秘书工作总结。其中写清关键工作、重点工作的主要内容和具体措施，做到全面谋划，胸有成竹。这样 做，有利于进一步明确目标，理清思路，提高效率。 此外，行政秘书必须强化团队意识，充分发挥团队力量。例如，行政秘书应该主动了解和协助教学秘 书的相关工作［３］｛ｎ 。如新专业申报、教学质量检查、课程建设验收等。这些虽然不是自己的本职工 作，但关系到学院的荣誉和全局，应该积极配合，不能“事不关己，高高挂起”。 （四）加强人文关怀，实行量化考核 为了有效地优化二级学院行政秘书的工作效能，对学院领导而言，一要加强人文关怀，二要实行量化考核。 １．加强人文关怀 一个学校或学院若出现“人本缺失”【４］ ”，就会缺乏向心力和凝聚力，队伍就会 不稳，效率就会低下。在建设和谐社会、和谐校园的今天，学校和学院应加强对行政秘书这个群体的人文 关怀。譬如，对行政秘书的业务水平要加强培训、具体指导；对行政秘书的工作成绩要充分肯定、及时表 扬；对行政秘书的成家立业和生活困难要多加关心；对行政秘书的成才定向要热情指点，对在这个岗位上 千满若干年并有深造意向和能力的，应鼓励其考研、考博，向高学历和高职称冲刺，等等。有了这一系列的 人文关怀，行政秘书就会觉得“前途有盼头，工作有劲头”。 ２．实行量化考核 正如对教师的教书育人质量要有年终绩效考核、对学生的学习质量要有期终考试 一样，有必要对行政秘书的工作绩效实行年终考核。当然，由于行政秘书工作比较繁杂，要想对其各种琐 碎工作全部进行量化考核是有难度的。为此，可以选择一些重要指标进行量化考核。如设立“学习”、“工 作”等多项观测指标。对于学习方面，可以由学校统一指定一定数量的管理学科目要求行政秘书每学期自 学，期末和年末上交学习心得或学习笔记，成绩由学校统一评定。对于高质量的调研报告，或发表研究论 文，或参加计算机培训、文秘培训等都可赋予一定的分值。对于工作方面，可以规定行政秘书每年必须撰 写工作方案（计划）和若干篇有关所在学院的通讯报道投稿，根据工作方案（计划）和通讯报道的数量和质量 给出不同等第。总之，只要我们真正关注行政秘书这个岗位，就不难制定出相应的考核指标，对其工作进 行量化考核。 ｒ 盟着我国高校改革的不断深化，对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。行政秘书应该以乐观 开朗、积极向上的心理状态，勤奋学习，锐意创新的工作态度，踏实工作，与时俱进，为学校和学院健康、快 速地发展贡献自己的智慧和力量。 参考文献： ［１］盖燕芳，浅谈如何做好二级学院行政秘书ｌＴ作［Ｊ］．中国科技信息，２００７，（１４） ［ｚ］夏文，新时期高校行政秘书素质研究［Ｊ］．世纪桥，２００７，（１２）， ［３］王翔．浅谈高校行政秘书的角色问题口］．中国科技信息，２００７，（２１）． ［４］罗红艳。试论我国高校师资队伍管理中的人本缺失 『］．教育探索，２００７，（５）．
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