文档管理办法

文档管理办法

为加强公司管理，充分发挥各类文档在公司经营中的作用，保持公司经营的连续性，特制定本办法。

一、文档的收集

1、凡属公司行政性文件、合同、协议、各类图纸、报表、人事资料、书籍、影音文件和资料、存储文件的光盘、软盘、硬盘等，都属本办法所述文档的收集范围。

2、日常的文档收集由办公室负责。

二、文档的管理

1、文档管理由公司办公室统一负责。

2、所有文档须按照国家文档分类管理办法进行分类和归档管理，并按规范填写名称、文档索引、密级、卷宗号、保存期限等内容。

3、所有文档每年年底由办公室统一进行整理、装订和归档。

4、所有文档的原件原则上由办公室统一管理，各相关部门如有需要，可持复印件。如遇特殊情况，可视具体情况灵活处理。

5、对已经归档的文件，应经常进行整理和维护，确保文档的完整性和连续性。

6、文档管理必须坚持保密的原则，凡已归档的文件，必须妥善保管，不得随意让他人调阅，更不得随意转借或复印复制，违者将视情节给予罚款直至开除处分。

7、公司各业务部门如确需查阅或复印文档，应先提出申请，报经总经理批准后，在办公室登记，并在办公室监督下执行。

8、所有人事档案应单独保存，并有详细的记录，确保人事档案的安全性和保密性。

9、所有公司购买的书籍，应先在办公室登记，并交由办公室统一保管。如需借阅时，先在办公室办理借阅登记手续，然后方可借阅。

10、所有文档，在每年归档完毕后，都必须进行文字记录和硬盘备份双重保存。

三、文档的销毁

1、对于已经超过保存期限，而且经总经理及办公室主任确认确实没有保存价值的文档，可进行销毁处理。

2、对于销毁的文档要进行登记造册，详细注明卷宗号、文件名称、销毁日期等信息，以备以后查阅。

3、文档销毁要在专人监督下进行，一般以在指定地点烧毁为宜，坚决杜绝随便丢弃或当废纸出售，以免公司机密外泄。