采购及招标管理规定实施细则

金元集团德科煤矿

规章制度的发布通知

2012第xx号

采购及招标管理制度实施细则已2012年xx月xx日已通过,现予发布,自发布之日起实施

矿长：

2012年xx月xx日

第一章 总则

第一条 为贯彻执行中电投集团公司、中电投金元集团公司采购及招标管理制度,加强及规范德科煤矿采购及招标管理,明确管理职责、保证采购质量、控制采购成本,依据中电投集团公司招标采购管理办法、中电投金元集团招标计划管理办法及金元集团招标监督办法等相关制度及规定,特制定本办法

第二条 适用范围

本办法所述的采购及招标管理涵盖工程、物资、技术及咨询服务采购及招标,适用于德科煤矿基建工程、生产及技改工程;

第二章 采购权限与管理

第三条 依据中电投集团公司招标采购管理办法,实施“集中招标、两级管理”管理模式;

第四条 依据中电投集团公司招标采购管理办法,达到下列标准之一的采购,必须上报中电投金元集团,由中电投金元集团负责管理;

1.基建工程：

1 施工单项合同估算价在100万元人民币及以上的；

2 设备、材料等货物的采购,单项合同估算价在50万人民币及以上的；

3 勘察、设计、监理等服务采购,单项估算金额50万元及以上的;

2.生产工程：单项合同估算价在30万人民币及以上设备、材料和工程施工;

第五条 依据中电投集团公司招标采购管理办法,对大宗通用物资,实行总包配送管理,由物资装备服务平台负责实施;

二级单位根据管理范围内物资的情况和特点,研究确定总包配送物资范围,委托物资装备服务平台实施;

第六条 依据中电投集团公司招标采购管理办法,对零星、小额物资,具备打包采购条件的,由二级单位统一组织、委托物资装备服务平台实施“打包采购”物资装备服务平台与供应商签订采购框架协议,三家单位直接向供应商实施订单采购,有供应商实施订单采购;

第七条 上述第四条、第五条、第六条规定以外的采购以及应急采购事故、救灾、抢险,由矿组织实施采购;

根据中电投集团公司、中电投金元集团公司相关规定,属于矿权限范围内的采购,采用“询价采购比质比价”或“竞争性谈判采购”制,特殊情况可采用“直接采购”制单一来源采购和续标采购;

第八条 采购方式

一 根据采购形式划分：招标采购公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、直接采购单一来源采购或续标采购;

二 根据采购途径划分：集中招标、非集中招标、总包配送、目录采购上级公司已建立的采购目录和生产物资供应商红名单目录、矿自行采购应急、零星、小额采购;

第九条 应急、零星、小额采购,一般属于不必招标或特殊情况可以不采用的招标形式的采购,可由矿自行组织采购;

一 应急采购属于紧急状态下的采购,已“保证质量、快速到货”为前提,可灵活组织采购方式、途径、来源;

二零星、小额采购,凡上级公司已建立的总包配送目录和采购目录中能够找到对应的物资,或生产物资供应商红名单目录中的供应商能够提供服务的物资,直接下达订单采购已定价情况或询价采购未定价情况;

三由于上级公司已建立的采购目录未包含,或生产物资供应商红名单目录范围内的供应商不能、或供货资质及质量不能满足要求、或报价明显高出市场水平经谈判仍不能下调,经矿采购及招标领导小组批准可选择目录外采购;

采用目录外采购的,应首先选择询价采购不少于三家、竞争性谈判采购不少于两家；特殊情况下,符合下列情况之一,经矿采购及招标领导小组批准,可以采用直接采购单一来源方式采购和续标采购

1、单一来源采购

A、只能从唯一供应商处采购的；

B、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

C、必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

2、续标采购

A、同期需要增加购买相同施工、货物或服务；

B、连续建设或生产所需要的相同施工、货物或服务;

四采购过程中,报价单可采用邮寄投递、现场投递、传真报价三种方式,计划营销部在询价时可根据需求时间、金额大小等具体情况选择,并在询价单上明确注明投递方式;

估计采购总价值大于10万的报价单,从询价单发出之日起至明确的到货之日止大于25日供应商有生产周期的,扣除正常周期后,仍大于25日的,应采用邮寄投递方式投递报价单;

部分技术复杂或有特殊要求采购项目,有必要组织供应商到现场报价后,进行澄清及谈判,已了解供应商技术实力,择优选择供应商的,可采用现场投递方式投递报价单;

邮寄投递、现场投递的报价单必须密封,并由招标监督员或纪检监察人员、计划营销部共同启封,签证确认;

传真报价,必须由招标监督员或纪检监察人员、计划营销部在规定的时间范围内共同接受传真,签字确认;

计划营销部无权直接接收报价单;

第三章 采购及招标的计划管理

第十条 需求计划管理

需求计划实现分类管理,各部门应加强各项采购的需求计划管理,减少急件和杜绝无计划采购,有效降低物资库存、减少资金积压,确保矿安全生产建设必须的物资供应;

一需求计划的分类及管理规定

1.按类别分为：设备计划、材料配件计划、办公用品计划;

按时间分为：年度计划、半年调整计划、月度计划、救灾计划

2.各部门应根据建设、生产、安全、办公等实际需要,汇总编制本单位物资需求使用计划;物资需求计划中须填写物资名称、规格型号、计量单位国家法定、数量、主要技术质量参数、需用时间、用途、等,特殊配件的需求计划应注明生产厂家,加工件须并附图纸;物资名称、规格型号、计量单位国家法定、数量、主要技术质量参数填报不规范、不正确的,经物资部门与填报部门沟通后仍无改正,物资部门严禁列入计划并严禁生成采购计划进行采购;

3.年度物资需求计划：应根据矿年度建设、生产、经营、检修计划,结合矿物资消耗情况或工程进度,编制相应年度物资需求计划,此计划应覆盖全年物资实际需求量,并按照建设速度和生产进度,将年度计划分解到月度,如果生产经营活动发生重大变化,应及时提出调整年度或半年计划;其中设备及备品

配件年度需求计划由机电运输部门牵头组织编制；材料需求计划由生产技术部牵头组织编制；办公用品计划由综合部牵头组织编制;各部门编制完成报计划营销部汇总;

4.半年调整计划：根据年度计划上半年的执行情况以及下半年生产建设变化情况,编制下半年调整计划,由年度计划牵头部门根据年度计划生产建设情况组织进行调整编制;

5.月度物资需求计划：应按物资需求计划的编制要求,根据年度物资需求计划和建设、生产、经营情况编制月度物资需求计划, 月度物资需求计划应覆盖月度物资实际需求量,月度物资需求计划原则上当月有效;对于大宗物资按两个月的用量报需用计划,对于生产周期较长或其它因素影响不能到货的物资,计划营销部门应及时向物资需求单位说明情况,并协商寻求解决的办法;月度物资需求计划由需求部门编制,报年度计划牵头部门审核后,由计划营销部组织采购;

6.应急事故、救灾、抢险采购需求计划：应急采购计划可由应急救援指挥部直接向计划营销部下达采购指令,计划营销部应做好相关记录,尽最快速度组织实施到位,时候完善相关手续后将采购信息报送中电投金元集团;

二需求计划的报送时间、审批程序

1.年度计划：年度物资需求计划在每年的10月30前编制完成,并报送;

2.月度计划：月度物资需求计划上报截止时间为每月的25日前编制完成,并报送;;

3.半年调整计划：每年的4月底前编制完成,并报送;;

4.报送审批程序：年度、半年调整、月度物资需求计划由分管领导审批后,在规定时间报送到计划营销部;

三需求计划的调整与执行

1.在报送年度、半年调整、月度物资需求计划,如要取消部分材料设备,应在未采购之前通知计划营销部,应及时对物资采购计划进行修改;如使用单位未及时通知取消物资使用计划而导致采购的物资造成库存积压,由编制部门自行负责;

2.对于生产建设抢险应急的物资,公司供销部应立即组织实施,使用单位应在随后的两日内补报计划;

第十一条 物资计划编制、上报时间及责任考核

一年度物资计划

计划营销部根据各部门及工区上报的年度物资需求计划进行汇总,召集相关部门负责人、技术及矿领导进行会审,形成最终物资设备采购计划,经专业分管领导及主管领导审批,在每年的11月15日前报送下年度物资招标采购计划,通过OA留言或ERP方式报金元集团物资部;

二半年调整计划

根据年度计划上半年的执行情况及下半年生产建设调整,计划营销部根据各部门、工区编制调整计划,由总工、机电矿长牵头审核下半年物资设备调整计划,计划营销部统一汇总经专业分管领导及主管领导审批,在每年的5月5日前报送下年度物资招标计划并上报;

三月度采购计划

物资设备需求计划是编制采购计划的依据,计划营销部在接到需求计划后,核实仓库库存情况,召集相关使用部门人员、分管领导进行会审后,编制月度物资采购计划,经专业分管、主管领导审查批准后,

在权限范围内进行实施;

四救灾采购计划

救灾物资设备特殊先办理的原则,依据需用计划编制采购计划,完善审批手续;

五杜绝无计划采购,

第十二条 招标计划

一招标计划的分类

1.招标计划按权限分为：集中招标计划、非集中招标计划；

2.招标计划按时间分为：年度招标计划、下半年招标调整计划、月度招标计划、招标补充计划;

第十三条 招标计划编制规定

一编制招标计划须具备预见性、准确性及标段划分可操作性

二招标计划由分管领导组织相关部门会审,经主管领导审批后盖章方能作为正式招标计划上报;

三编制招标计划提出采取非公开招标方式,必须在备注栏说明原因,并附专题报告

四严禁人为拆分应集中招标项目以规避招标计划的报批,有条件集中采购的大宗物资或通用材料填报招标计划,逐步推行此项材料集中招标采购;

五招标计划中“计划发标时间”至少应提前截止时间30天,以确保预留足够的法定挂网公告和投标文件编制时间;

六应尽量避免招标补充计划的产生

七无招标计划或未履行招标计划审批手续的项目严禁组织招标;

八报送时间：每年11月15日、5月15日上报全年招标计划及半年调整计划,详见附件格式

九每月的20号集中向金元集团报一次下月招标计划;

十每年12月20日前向金元集团报送年度招标计划管理情况自我评价报告

第十四条 报送报表的规定和计划的要求

报送年度招标工作计划表、半年调整招标工作计划表、月度物资采购计划备案表、开标申请、招标申请等,必须按附件格式填报;不规范报表能发公司电话告知退回处理;在编制物资采购计划或招标申请应以“满足需求、尽量集中、减少次数”的原则,严禁对物资拆分采购,常用的物资采用一年一次计划,集中招标采购;

第十五条 责任与考核

一各部门及工区应在规定的时间内报送各类年度、半年调整、月度物资需求计划,每推迟1天扣部门负责人绩效奖50元,推迟2天扣部门负责人绩效奖100元,以此类推,对生产、安全造成影响的,由部门自行负责;

二计划营销部部应在规定的时间内上报各类年度、半年调整物资采购计划等,必须按规范格式上

报,凡未在规定的时间内报送各类报表的,每推迟1天对计划营销部门负责人扣月绩效奖100元,对经办人扣月绩效50元,推迟2天扣部门负责人绩效奖150元,对经办人扣月绩效,100元,以此类推;

三当月实际使用物资与需求计划、采购计划相比准确率应分别达到80%、90%按金额,凡低于此比例的,对使用部门负责人分别扣当月绩效奖100元；造成库存积压的,按积压金额的5％收取滞纳金,直到领用完为止;滞纳金在使用部门、计划营销部薪酬总额中扣除;

四使用单位临时物资需求计划不得超过1次,超出1次以上扣出使用部门负责人月绩效奖100元;

五各单位不得采取“以领代耗”造成成本失真;一经发现,将按领而未用物资金额的10%扣减使用部门的薪酬,并没收全部未用物资;

六计划营销部月度物资材料、配件采购率达到70～80%金额,设备及特殊配件除外,凡低于此比例的,对部门负责人扣出月绩效150元,对经办人扣出50元月绩效;

七计划营销部负责每月提供物资采购计划、领取使用情况、库存物资情况和采购情况考核资料,经分管领导审查、主管领导批准后,交人力资源部考核兑现;

第四章 职责分工

第十六条 采购及招标领导小组主要职责

一全面负责德科煤矿采购及招标的领导工作；

二审查德科煤矿采购及招标管理制度实施细则

三执行中电投集团公司、金元集团招标采购管理制度;审批项目招标采购策划、标段划分方案和

招标采购年度、半年调整计划的审批,

四招标文件内审和决策;

五矿自行采购项目采购方式的审批;

第十七条 计划营销部的职责

一负责物资采购及招标日常工作;

二负责提出推荐生产建设供应商名单上报及资格预审

三积极配合集团公司招标工作

四执行上级公司及物资采购合同谈判、合同签约及合同执行;

五负责采购合同资料的档案管理,确保完整规范;

六负责工程物资设备招标计划项目立项审批情况和投资情况

七负责项目招标策划、招标文件的编制审批及上报

八负责供应商绩效评价信息并上报工作

第十八条 生产技术、机电、通风等部门职责

一负责年度、半年调整、月度计划的审核、编制招标文件范围内技术规范书,并对其工作准确性

承担责任;

二负责钻机、风筒、瓦斯管、监测监控设备、安全仪器仪表等招标文件技术工作,

三负责其它设备及电缆、输送胶带、钢丝绳相关技术工作;

四合同专业审查

第十九条 财务部门职责

一负责审核项目资金计划

二合同专业审查

二负责采购资金的安排及支付审核

第二十条 政工部门职责

（一） 参加招标计划、招标文件的会审,并提出意见

（二） 负责监督招标计划、招标文件的审批过程

（三） 负责招标计划、招标文件相关风险防控意见和建议

（四） 负责受理招标采购投诉或举报,查出违规违纪行为

第五章 计划与采购文件信息管理

第二十一条 文件管理

（一） 年度物资招标工作计划、半年物资招标工作调整计划必须上报集团公司审批,经审批同意的相关计划由计划营销部整理归档;

二大宗物资以外的月度物资采购计划在每月规定时间上报集团公司物资与采购部备案,实施完成后整理归档;

第二十二条 采购文件管理

一 所有物资采购程序文件的编写应严格按照集团公司招标格式范本执行;

（二） 金元集团移交的招标采购的采购程序资料,由计划营销部归档备案;

（三） 所有采购程序资料及合同,在合同签订后5日内,由计划营销部整理归档;

第二十三条 信息管理

一应建立已采购物资信息管理台账,重点反映已签订采购合同物资的付款情况、到货情况、发票到场情况,并做到随时更新备查;

二应根据上月25日～本月25日完成的所有物资采购已签订采购合同或已确定采购价格通知发货的,编制月度物资采购台账报表,并在每月末25日～28日上报到金元集团物资与采购部;

三在每月底5日内将本月已签订的大宗物资采购合同、招标采购信息月报表电子版报物资与采购部备案;

四供应商不良记录反馈信息：招标办公室组织进行供应商不良记录信息登记汇总;对于供应商在合同执行过程中出现的严重延迟交货、较大设备质量缺陷、服务不佳及合同其它严重违约等问题,应及时向集团公司有关部门书面报告;

（四） 除每月进行采购物资的汇总统计外,还需按年度汇总、归档;

第七章 附则

第二十四条本办法自发布之日起执行