办公用品制度

办公有关用品申请、领用管理规定

一、目的

为使公司的办公有关用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生，特制定本制度。

二、范围

公司内所有部门行政办公有关用品的采购、入库、领用、出库、盘点及报废等管理。

三、职责

1、各部门助理或指定专人负责对本部门办公有关用品的统计、计划、申请，以及报批、领用、保管、发放等工作。

2、财务部负责核对合同订单，确认货品相关数量，核对无误后移交至人事行政部。

3、人事行政部负责接收并审核各部门需求申请，进行统一采购、发放、保管、盘点、回收等工作。

4、企划部负责对特殊物料（促销物、助销物等）的设计、采购、跟进等工作。

5、网络信息部负责电子类、数码类办公用品提供技术支持。

四、办公有关用品的分类

1、消耗品：复印纸、传真纸、铅笔、胶水、胶带、大头针、回形针、订书针、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子、签字笔、圆珠笔、铅笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶、传真机色带、墨盒等。

2、管理品：起订器、剪刀、美工刀、钉书器、直尺、笔筒、计算器、文件夹、文件架、拉链袋、抽杆夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

3、办公设备类：电脑及相关配件、笔记本、打印机、数码相机、摄像机、电话机、复印机、投影仪、传真机、U盘等。

4、办公设施类：办公桌、椅子、空调、电风扇、文件柜、密码箱等。5、促销物：市场活动所需促进销售达成的物品，如雨伞、台灯、日历等。

6、助销物：广告册、单页、折页、样品、宣传单等。

五、申购

1、各部门负责人应于每月23日之前根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，填写《月度行政办公用品申购表》经部门主管/经理签字确认后交由人事行政部。

2、人事行政部在每月26日前统一汇总、整理各部门的采购申请，核查库存状况后填写《行政办公用品采购计划表》，呈报分管总经理审核同意后实施采购。

3、属于电脑配件的，请购部门经理审批后交人事行政部实施采购（500元以上需经分管总经理批准后实施采购）。

4、各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门填写《月度行政办公用品申购表》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报人事行政部批准后实施采购任务（500元以上需经分管总经理批准后实施采购）。5、促助销品则根据市场活动需要，由需求部门填写《工作联系单》（一式三份：需求部、企划部、人事行政部），经分管总经理、董事长批准后交由企划部进行设计、采购、跟进、确认签收等工作，物料到齐后统一由人事行政部进行发放、登记、保管。

六、采购

1、原则：

a)对消耗品实行按需采购，节约领用。

b)对管理品和办公设备/设施类实行计划订购，负责到人（部门）。

c）对急需用品实行继续采购，上门服务的方法。

d)助销品及促销品实行按需采购，控制成本避免浪费。

2、分工：

a)为有效完成采购任务，原则上由人事行政部统一负责实施采购任务。

b)对专业性办公用品（如计算机及相关设备等）的采购，由所需部门或相关部门协助人事行政部共同进行采购。

c）临时急需或特殊办公用品可经人事行政部同意后由使用部门自行采购。

d)所有采购人员应选择好供应商，并控制好价格及品质。

e)助销品及促销品由企划部设计后进行专业采购。

七、入库

1、采购的办公用品到货后，由人事行政部按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量）无误后，在送货单上（一式二联）签字验收，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。

2、办公用品进仓入库后，人事行政部按物科种类、规格、等级、存放次序、分区堆码，不得混乱堆放，并按送货单序号和货单内容在办公用品收发存帐册上进行登记。

3、助销品及促销品必须由企划部负责人确认型号、颜色、款式、数量等，确认无误签收后交由人事行政部发放保管。

八、领用

1、每月10～16日为办公用品统一发放时间，各部门负责人根据上月23号前提报的办公用品申请单，于次月10~16日后凭申请单到人事行政部进行领用。人事行政部做好出库手续，并负责个人及部门办公用品的领用台帐登记工作。

2、如由于部门遗忘或临时增加人员所需办公用品未在计划内时，需重新填写办公用品申请单。领用时要优先满足先报计划的部门。

3、办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。对非易耗品如订书机、打孔机、计算器等，如需换领,需以旧换新,丢失自负。

4、新员工按照集团人事行政部规定给与配置标准的办公用品，如岗位特殊可另外申请。

5、办公用品配置标准：

1）公司所有办公用品的领用，按“标准配置”和“计划供应”执行。核算到部门(记录到个人)。以月报形式提交财务。

2）“标准配置”用品：圆珠笔一支、签字笔一支，笔记本一本、文件夹2个、信签纸一本，上述物品新员工报到上岗时，一次性配给。特殊岗位有特殊需求时可另外申请。

3）“计划供应”用品：一般消耗品，除通用签字笔、圆珠笔、铅笔每月一支外，其余可按照岗位不同可进行月度、季度、半年度、年度进行领用。管理品可按照季度、半年度、年度进行申请领用。

4）办公设备类和办公设施类根据需求提前一周申请批准。

5）助销品及促销品由人事行政部一次性发放给需求部门，或需求部门分批次领用。

6、对于消耗品的二次以上领用，如笔类、胶水、胶带、文件夹、修正液、笔记本、传真机色带、墨盒等，重复领用时均实行以旧换新原则。

九、退回

1、员工离职时应退回领用的办公用品。

2、对于可重复利用的管理品如订书机、计算器等，届时可收回后发放于其他人员使用。

3、对于办公设备类的物品，如有员工离职，由人事行政部负责收回管理，并登记入帐。

十、管理

1、对于部门共同使用的办公用品本着“共同爱护、共同节约”的原则进行日常使用和申请，其管理职责属于部门助理，每月由部门助理负责申请、领用、管理。

2、对于发放到个人的办公用品和办公设备等必须本着“谁使用，谁负责”的原则进行日常的维护和管理。如发生管理类、办公设备、办公设施类物品因个人保管或使用原因造成损坏、遗失等情况，人事行政部将视情节处于原物品价格的价格进行扣罚。

3、办公用品库存应定期进行盘点，一年四次，要做到账物相符，帐物一致，如出现盘盈或盘亏应查找原因，调整台帐。

4、对库存的办公用品应进行规范堆放，标识清楚，定期清扫与整理，并采取必要的防虫、防潮、防火、防盗等安全措施。

5、由负责办公用品的仓库保管员负责对过时、失效、报废的办公用品进行统计，填写报废单，并明确名称、价格、数量、金额、报废原因等项后，经审核批准方能报废。

6、凡与采购、申领、入库、验收、盘点、结算、送货单据、领用单据、报表合同等办公用品采办领用相关的管理记录凭证，都应按月归类归档保存。

十一、相关表单：

1、《月度行政办公用品申购单》

、《行政办公用品采购计划表》3、《入库单》2