２０１１年６月 图书馆论坛 Ｌｉｂｒａｒｙ Ｔｒｉｂｕｎｅ Ｊｕｎ．２０ｌ１ Ｖｏ１．３１ ＮＯ．３ 第３１卷第３期 高棱囤考镌采编 李日新 外包高评偷 衍 （华南师范大学图书馆，广东广州５１０６３１） （摘 要］基于高校图书馆实行采编业务外包的现实需要，文章重点探讨了外包商评价指标，用以指导图书馆科学地评 价和选择合适的外包服务商，同时动态地监测一些指标的变化，以保证采编业务的质量。 ［关键词］高校图书馆；业务外包；评价指标 ［中图分类号］Ｇ２５３ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１００２～１ｌ６７（２０１１）０３—００９６—０３ １ 引言 进入新世纪以来，高校图书馆的采编工作出现了一些 新的特点：一是采编力量不足，为了满足生均藏书量和生 均年进书量的要求，图书采购数量的要求与编目加工人员 不足之间的矛盾特别突出“ ；二是有业务转型的需要，图 书馆也要与时俱进，图书馆的主要服务要向信息服务和知 识服务转型，以提高图书馆的核心竞争力 ；＝三是编目书 ２．３政府招标采购的需要——现有指标对外包商的评价不 尽如人意 对于实行了政府招标采购的图书馆来说，借鉴一般商 品和设备招标采购的方式，主要从合格的外包商（投标 人）、商务评价、技术评价和价格等四个方面对外包商进行 评价，嵌入到这四个部分中的具体指标以及所占权重是招 标文件中最重要的核心内容，是外包商准入的门槛，是分 目数据实现了标准化和资源共享，特别是ＣＡＩ ＩＳ实现了成 员馆免费下载编目数据，编目资源共享有了重大突破 。 值设置的依据，也是评委初审和评分的依据 。 首先，指标的整体框架不合理，把采编业务外包等同 于一般商品和设备的采购，忽略了馆配和采编业务的特殊 基于以上采编工作的三个新特点，无论业界的争论如 何激烈，事实上许多图书馆已经将采编业务外包或者是部 分外包，就此现实而言，面临的问题是如何评价和选择外 包商？如何保证外包工作的顺利完成？ 性，造成了指标框架的不合理；商务评价与技术评价相当 部分内容重复；指标权重不明确，未能根据馆配和采编业 务的特点突出重点指标。其次是指标的随意性大：一是对 外包商的要求不全面，只强调要求外包商要具有某个方面 ２ 采编业务外包需要对外包商进行评价和选择 ２ １ 保证馆配质量的需要 的能力，全面性系统性不强 ；二是对外包商的要求内容 空洞（只要外包商的承诺，而无具体的要求），降低了评估 的可操作性，让某些只是“胆大”的外包商有空子可钻； 众多的民营书商加入了原由新华书店“一统天下”的 馆配行列，为图书馆提供馆配和采编业务外包服务，故又 称之为外包商。就中文图书而言，外包商的整体实力差别 三是对外包商的要求量化不够，降低了评价的准确性；四 是对外包商的有些要求不切实际，如明显低于成本的价低 者得，会导致图书馆藏书质量的下降，甚至提出帮助职Ｔ 很大，不同外包商从规模到供货能力，到服务水平都有很 大的差别。为了保证馆配业务的顺利完成和尽量避免馆配 质量下滑，有必要对外包商进行客观科学的评价和选择。 ２．２保证编目质量的需要 出版图书和向学生提供奖学金的要求，笔者认为有变相索 要回扣的违法嫌疑。 ３ 以核心指标、一般指标和价格为框架对外包商 进行评价 ３ １ 核心指标 采编业务外包在图书馆界多年来存在比较大的争议， 特别是在广东图书馆界，支持者最主要的理由就是节省人 力，甚至有人说采编业务外包是一个趋势。随着高职院校 和独立学院的发展壮大，随着高校人事管理制度的改革， “趋势说”还真的有一定道理。但同时也要看到，外包商的 设置核心指标是为了突｝ｌＪ书刊采购和采编业务外包的 特殊性，既是外包商的准入门槛（合格投标人的必备条 件），又是评估外包商的主要指标，笔者认为分值权重应占 总体的４Ｏ 或以上。 编目人员队伍良莠不齐（科班出身的极少，业务训练不 足），管理方式（计件管理）简单，将导致编目质量的风 险“ ，事实上有些外包商的工作效果还真是不尽如人意， 反对者的最主要理由也正是基于此编目质量上的风险。 ９６ ３．１．１外包商的资质 主要从以下五个文件概括对外包商资质的要求： 一是《营业执照》，是企业法法人营业执照的简称，是 ２０１１年６月 图书馆论坛 Ｌｉｂｒａｒｙ Ｔｒｉｂｕｎｅ Ｊ１１１７１，２０１１ Ｖｏ１．３１ ＮＯ．３ 第３１卷第３期 企业或组织具有合法经营权的凭证。 二是《税务登记证》，也叫税务登记证件，是从事生 产、经营的纳税人向生产、经营地或者纳税义务发生地的 主管税务机关申报办理税务登记时，所颁发的登记凭证。 三是《中华人民共和国出版物发行许可证》，为加强出 版物市场管理，根据国务院《出版管理条例》的规定，外 包商必须具有此证，才能从事馆配业务。 四是《中华人民共和国组织机构代码证》，该证是社会 经济活动中的通行证。是在全国范围内唯一的、始终不变 的代码标识，其作用相当于单位的身份证号。 五是注册资金的数量，注册资金是国家授予企业法人 经营管理的财产或者企业法人自有财产的数额体现。注册 资金数额的最低选择是值得考虑的，为了避免将一些有实 力但注册资金不太高的外包商排除在外，同时兼顾到风险 因素，注册资金门槛定在５００万元为宜。 ３．１．２供货能力 虽然书业市场早已是买方市场，但出版社出于风险控 制的考虑，与不同外包商的合作关系是有区别的。外包商 的供货能力就体现在与出版社签约，得到出版社的销售授 权上，是顺利完成馆配业务的重要保证，馆配质量是业务 外包质量的基础和前提，如果采购到的书刊质量低劣，或 者是基本上就完成不了采购任务，后面的编目外包工作也 就失去了意义。因此，外包商与图书馆所要求的核心出版 社签约文件应达到９Ｏ 以上。 ３．１．３编目加工团队 有人说采编工作是“技术活”，采编人员需要经过一定 的技术训练并有一定的工作经验，所以要求编目员经过 ＣＡＬＩＳ或者是国图的培训，并持有上岗证书，当然了，虽 然百分之八、九十的编目数据都可以从ＣＡＬＩＳ上免费下 载，但总会有一部分图书需要自编，所以编目员同时拥有 上传编目数据资格是更理想的。同时考虑到人员的变动会 影响到编目加工的进程，更会导致质量的不稳定，所以要 求外包商必须附上至少一名负责此项目的编目员的上岗证 复印件，并保证不随意更换。 ３．２一般指标 根据各馆实际需要可以增减的评价指标，分值权重占 ２Ｏ 或以下。 ３．２．１ 征订目录的覆盖率及完整准确性 国内５００多家出版社每年的出版品种在几十万种，外 包商征订目录的覆盖率，以及目录是否完整准确，是采访 的基础，目录的覆盖率不高，采访人员的选择范围就窄， 就会出现比较多的漏订，漏订的书刊多了，馆藏结构的科 学性将无从谈起，一般来说年目录量１Ｏ万种是基本的条 件；目录不够完整和准确，订购时就很可能出现错订，不 但增加了采访人员的工作量，还增加了外包商的退货成本。 ３．２．２到货率 也称到书率，到货率的高低直接影响图书馆的馆藏质 量和服务水平，更影响采访工作的效率。一方面，订购了 的图书迟迟不到馆，或者是没购到，直接导致馆藏的缺失； 另一方面，由于订购数据的存在，也增加了采访人员的工 作量，影响了后续订购的查重效果。期货到货率８Ｏ 以上 是基本的要求，做到９５ 已经是很不错的成绩了。 到货率的控制一直是业内的一个难题，外包商的理由 一般都是缺货，到底真相如何？有可能是真的缺货，也有 可能是书商基于成本考虑不愿意花更多的人力物力去做一 些零散的配书。定期将图书馆的未到馆订购数据与出版社 库存进行比对，是否真的缺货便一目了然，图书馆加强与 重点出版社的沟通有利于提高到货率。 ３．２．３荣誉 工商部门、税务部门和行业协会等机构颁发的荣誉证 书可以部分体现一个企业的信誉度。业务外包既然是一种 商业行为，考察企业的诚信度也就成为风险控制的一个重 要环节。基于目前的社会现状，政府机关、工商和税务部门 颁发的荣誉证书具有较高的权威，行业协会等其他机构颁 发的荣誉证书基本上可以不予作为一个有价值的评价标准。 ３．２．４业绩 高校馆对书源有特别的要求——以学术性图书为主， 这与服务于一般的小书店和公共馆有比较大的不同，导致 了外包商在服务成本上的重大差别（生活类图书与学术性 图书的折扣率相差大）。衡量外包商业绩的材料是过往与高 校的服务合同和高校图书馆的验收报告。 ３．２．５ ＣＡＬＩＳ下载协议 高校图书馆一般都按ＣＡＬＩＳ联机合作编目中心的标准 来要求本馆编目数据的标准化和规范化，以保障本馆目录 与其他高校目录的一致性和兼容性。因此，外包商持有与 ＣＡＬＩＳ签订的下载协议是保证其编目数据质量的基础。随 着高校ＣＡＬＩＳ成员馆下载编目数据实现了免费，所以如果 是到馆编目的话，此协议可以不作为指标。 ３．２．６质量管理体系 是否通过ＩＳＯ９００１质量管理体系认证是衡量企业质量 管理水平的重要标志，质量管理是在质量方面指挥和控制 组织的协调活动，通常包括制定质量方针、目标以及质量 策划、质量控制、质量保证和质量改进等活动。它体现了 外包商质量管理的水平。 ３．２．７编目和加工的质量 编目和加工质量的衡量标准是差错率，业内的一般要 求是控制在２ 以内。 编目格式要完全符合ＣＡＬＩＳ的标准，著录内容要特别 关注以下三个方面：一是题名、书号、责任者、分类号和 ９７ ２０１１年６月 图书馆论坛 Ｊｕｎ．２０１１ 第３１卷第３期 Ｌｉｂｒａｒｙ Ｔｒｉｂｕｎｅ Ｖ０１．３１ ＮＯ．３ 主题词要著录准确，这五个部分是检索点，著录不准确将 ４用平衡积分卡法对外包商的整个采编外包工作 直接影响读者的检索，直接影响到机读目录的质量；二是 进行全程监测 索书号，也叫排架号，对某种图书来说，索书号是唯一的， 是排架的依据，如果不正确，将直接影响图书的上架和流 运用上面讨论到的指标对外包商进行定性、定量的评 通；三是多卷书和丛书的处理要特别小心，关于多卷书和 价，但这种评价是即时性的，而采编业务外包是一个工作 丛书，各馆可能都会有自己的规则，如果处理不好的话， 过程，为了保证外包的高质量顺利完成，还需要对外包商 有可能对内容密切相关的多卷书在书架上分开排放，严重 的采编外包过程进行全程监测。 影响读者的使用。 平衡积分卡以企业战略为导向，通过财务、客户、内 盖馆藏章和贴条码、书标的位置要固定，要整齐划一， 部业务流程和学习与增长四个方面及其业绩指标的因果关 要清晰美观，磁条要上得隐蔽，不轻易发现，这需要一定 系，全面管理和评价综合业绩。是企业愿景和战略的具体 的手艺。还有书标、条码和磁条的质量要有保证，流通过 体现，既是一个绩效评价系统也是一个有效的战略管理系 程中出现问题再来更换将是很困难的事情 。 统。图书馆可以运用其良好的动态化监测功能对外包商工 ３．２．８个性化服务能力 作过程中包括征订目录数量和质量、到货率、编目和加工 个性化服务是外包商为满足图书馆工作或者是读者的 差错率等动态指标进行严密的监控；运用其在诸多细节上 个性化需求，而提供的个性化的工作方式和额外的增值服 的执行力，加强外包工作细节上的管理；运用其良好的沟 务。它主要包括专题书目服务、网站服务、现采服务、零 通工具，加强外包商内部有关人员之间、外包商与图书馆 订服务、到馆书展服务、专题讲座服务、读者培训服务和 之间的协调和沟通 ；运用其绩效管理功能对外包商进行 提供实习岗位服务等等。图书馆可以根据实际需要对这些 绩效管理，也就保证了外包工作的质量。 个性化服务项目进行选择。 ［参考文献］ ３．３价格 ［１］王春生．国内图书馆采编业务外包研究述评［Ｊ］．图书情报研 究，２０１０（１）：３７—４１． 一般是外包商对馆配和外包服务的总体报价，主要包 括书刊本身的价格和编目加工成本以及其他运营成本。 ［２］史承业．我国图书馆业务外包研究述评［Ｊ］．福建图书馆理论 首先纸质文献属于货物类商品，按招标法的要求，其 与实践，２００７（４）：１２—１４． ［３］张丽萍．高校图书馆采编工作的实地走向——谈采编业务外包 价格权重应占４ｏ 以上；其次，纸质文献又是特殊的商品 和联合编目［Ｊ］．现代情报，２００９（４）：１３０—１３２，１３５． （品种多，一般情况下还是期货），所以其价格的表现形式 ［４］沙芳，谢阳群，吴登生．图书馆业务外包风险评估及对策研究 一般是折扣率，但折扣率并非越低越好，一般生活类图书 ［Ｊ］．情报杂志，２００８（１１）：３５—３７． 与学术性图书之间的折扣率相差甚远，合理的折扣率才是 ［５］孙莉群．高校图书馆图书采购招标与业务外包的质量控制 双赢，才能保证图书馆的藏书质量。最近几年来，外包商 （Ｊ］．情报探索，２００９（８）：１０７—１０８． 之间大打价格战，恶性竞争的结果就是图书馆采购到的文 ［６］邓岩彬，刘玮．建立图书馆采编业务外包商评价指标体系的设 献质量整体下滑严重。除了书刊本身的成本，外包商的运 想ＣＪ３．中华医学图书情报杂志，２００８（６）：４６—４９． 营服务成本也是要考虑的，大外包商设有多个部门并提供 ［７］曹秋霞．广东省高校图书馆编目业务外包现状的调查与分析 专业化、个性化的服务，其报价折扣率一般比小外包商要 ［Ｊ］．图书情报工作，２００９（７）：９１—９４． 高一些是合理的。基于以上多个因素，价格分值权重定为 ［８］王浩．基于信息博弈的图书馆业务外包风险研究与对策（Ｊ３． ４０ 是比较好的选择。 农业图书情报学刊，２Ｏ１０（４）：１０６ １０８，１１２． Ｔｈｅ Ｍｅｔｈｏｄ ｏｆ Ａｐｐｒａｉｓａｌ ｆｏｒ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ Ｌｉｂｒａｒｙ Ｃａｔａｌｏｇ Ｓｅｒｖｉｃｅｓ Ｏｕｔｓｏｕｒｃｅｄ ＬＩ Ｒｉ—ｘｉｎ （Ｌｉｂｒａｒｙ ｏｆ Ｓｏｕｔｈ Ｃｈｉｎａ Ｎｏｒｍａｌ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｇｕａｎｇｚｈｏｕ ５１０６３１，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｂａｓｅｄ ｏｎ ｂｕｓｉｎｅｓｓ ｏｕｔｓｉｄｅ ｔｈｅ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｌｉｂｒａｒｙ ｈａｄ ｗｒｉｔｔｅｎ ｔｈｅ ｒｅａｌ ｎｅｅｄ，ｔｈｅ ｆｏｃｕｓ ｏｆ ｏｕｔｓｏｕｒｃｉｎｇ，ｔｈｅ ａｐｐｒａｉｓａｌ ｔａｒｇｅｔ ｔｏ ｇｕｉｄｅ ｔｈｅ ｌｉｂｒａｒｙ ｓｃｉｅｎｃｅ ｉｎ ａｓｓｅｓｓｉｎｇ ａｎｄ ｓｅｌｅｃｔ ｐｒｏｐｅｒ ｏｕｔｓｏｕｒｃｉｎｇ ｓｅｒｖｉｃｅ ｐｒｏｖｉｄｅｒｓ ａｎｄ ｄｙｎａｍｉｃ ｉｎ ｍｏｎｉｔｏｒｉｎｇ ｓｏｍｅ ｉｎｄｉｃａｔｏｒｓ ｏｆ ｃｈａｎｇｅｓ，ｔｏ ｅｎｓｕｒｅ ｔｈｅ ｑｕａｌｉｔｙ ｏｆ ｔｈｅ ｂｕｓｉｎｅｓｓ ｈａｄ ｗｒｉｔｔｅｎ． Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｌｉｂｒａｒｙ；ｏｕｔｓｏｕｒｃｉｎｇ；ａｐｐｒａｉｓａｌ ［作者简介］李日新（１９７０一），男，华南师范大学图书馆副研究馆员，已发表论文多篇。 ［收稿日期］２０１０—１２—２３ ９８