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安全生产文件和档案管理制度
湖北天勤能源开发有限公司安委会编制
201705
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目录
1 目的....................................................... 2 2 适用范围 ................................................... 2 3 规范性引用文件 ............................................. 2 4 工作职责 ................................................... 2 5 管理要求 ................................................... 2 5.1 安全生产相关文件的分类 ................................. 2 5.2 安全生产相关文件的编号和标识 ........................... 3 5.3 安全生产相关文件的编制、审核和批准 ..................... 3 5.4 安全生产相关文件的发放 .................................. 3 5.5 安全生产相关文件的评审、修订 ............................ 4 5.6 安全生产相关文件的领用、借阅和复制 ...................... 4 5.7 安全生产相关记录的格式设计和填写 ........................ 4 5.8 安全生产相关文件保管、作废与销毁 ........................ 5 5.9 安全生产档案的分类 ...................................... 5 5.10 安全生产档案收集与移交的基本要求 ....................... 6 5.11 安全生产归档时间 ....................................... 6 5.12 安全生产档案保存期限 ................................... 6 5.13安全生产档案的利用 ..................................... 6 6 相关记录 ................................................... 7
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安全生产文件和档案管理制度
1 目的
为加强与安全生产有关的制度、报表、记录、日志、合同等所有的文件档案管理，使文件格式版本规范统一，加强安全记录控制和档案管理，特制定安全生产文件和档案管理制度。 2 适用范围
本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。
3 规范性引用文件 《企业安全生产标准化基本规范》（AQ/T9006-2010） 4 工作职责
4.1 总经理负责批准发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。 4.2 行政部办公室负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关来文的转发。 4.3 安委会负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、施工安全协议、事故报告、安全和生产会议纪要、安全和生产培训、安全简报、各类日志报表记录本及其他技术性文件的汇编；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。
4.4 职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。 5 管理要求
5.1 安全生产相关文件的分类 （1） 安全生产目标； （2） 机构和职责；
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（3） 安全投入；
（4） 法律法规和管理制度； （5） 培训教育；
（6） 设备设施、工艺信息； （7） 作业安全； （8） 隐患排查； （9） 重大危险源监控； （10） 职业健康； （11） 应急救援；
（12） 事故调查、报告和处理； （13） 绩效评定和持续改进。 5.2 安全生产相关文件的编号和标识
安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安委会负责，按管理体系要求统一进行编号控制。
安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控 ”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。
国家标准、行业标准、各级主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。 5.3
安全生产相关文件的编制、审核和批准
安全相关管理体系文件由安委会组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发放到个人。 5.4 安全生产相关文件的发放
行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。
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安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由行政办公室发放。
安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。
性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。 5.5 安全生产相关文件的评审、修订
5.5.1企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行年度评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。 5.5.2对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。 5.5.3安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。
5.5.4所有安全生产相关文件的修订方式由安委会在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。
5.6 安全生产相关文件的领用、借阅和复制
安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失部门提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。
内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由部门领导批准。
5.7 安全生产相关记录的格式设计和填写
各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批
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后交安全保卫部备案。
记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。
安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。 5.8 安全生产相关文件保管、作废与销毁
安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。
受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。 5.9 安全生产档案的分类
归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
应对下列主要安全生产资料实行档案管理： （1） 安全生产目标； （2） 机构和职责； （3） 安全投入；
（4） 法律法规和管理制度； （5） 培训教育；
（6） 设备设施、工艺信息； （7） 作业安全； （8） 隐患排查； （9） 重大危险源监控；
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（10） 职业健康； （11） 应急救援；
（12） 事故调查、报告和处理； （13） 绩效评定和持续改进。
5.10 安全生产档案收集与移交的基本要求
归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。
具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。 5.11 安全生产归档时间
各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。
5.12 安全生产档案保存期限
安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。
档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
5.13安全生产档案的利用
借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。
安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
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6 相关记录 文件清单 文件发放记录 文件回收记录 文件销毁记录 文件评审记录 文件修订记录 文件借阅、复制记录
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