会计档案保管注意事项范例

会计档案保管注意事项范文1

1.1文书电子档案整理

一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。。。

二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

1.2科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和。

1.3电子文件整理

一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和部门双方交接时的凭证。

二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

2电子档案的保护

2.1优盘或大容量移动硬盘的保护

一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。

会计档案保管注意事项范文2

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。超级秘书网

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

会计档案保管注意事项范文3

课程内容设计

以企业会计实际工作流程为主线，采用真实的账证资料，指导学生完成基于会计工作过程的任务引领课程内容结构。具体包括13个具体任务：取得原始凭证、填制原始凭证、审核原始凭证、填制记账凭证、审核记账凭证、建账、登账、对账、结账、编制资产负债表、编制利润表、整理归档会计资料、会计档案的保管与利用。并根据各阶段具体工作的需要，引入相关理论知识，从而让学生熟练掌握会计的相关基础知识，及其在一个会计循环各步骤中的综合运用。

通过《基础会计》课程的学习，学生可以掌握从事会计工作所必备专业知识，同时能够熟练掌握企业实际会计工作中建账、日常处理、期末处理以及会计报表编制等各环节的工作内容、操作方法和基本操作技能，具备基本的会计核算能力。

教学模式和方法设计

《基础会计》课程以行动导向的任务驱动教学模式为主，围绕会计职业能力，推行以会计工作步骤为主线，以模拟企业为依托，以实际会计工作任务为驱动，以教学实践为纽带，将知识、方法和技能有机融合，教、学、做相结合的教学模式。

在课程内容的选取和教学内容的组织上，始终围绕实际会计工作的步骤，以实际工作流程为教学内容和教学组织顺序，将割裂的会计核算方法，融于实际工作需求中，既突出了知识的应用性，同时，让学生对会计工作的整体框架有了更清晰的思路。实训中要求学生完成从建账、日常凭证账簿处理到期末处理，并顺利过渡到下一会计期间为止的各项工作，与实际会计工作岗位的实际工作情况完全相同。教学中将采用以学生为主体的工作导向式教学，让学生通过实践来掌握操作方法和技能，通过操作来学习相关知识，为了操作而学习知识，从而将教、学、做有机地结合，突出教学的职业性、实践性特点。

在教学过程中结合高职会计专业学生特点，有针对性地采用任务驱动、“四位一体”、案例教学、情景教学、角色体验等教学方法，有效地调动学生的学习积极性和主动性。

任务驱动教学法。任务驱动教学法就是用工作任务驱动学生积极主动地进行学习和训练，有效地调动学生对操作技能和理论知识学习的积极性，实现实践理论一体化。在实践教学环节，我们以会计的实际工作过程为导向来组织教学，基于会计核算工作过程的13个具体任务，采用真实企业的案例资料，以完成每一任务为目标，让学生根据会计实际工作过程所需技能的操作方法和规范要求进行学习和训练，依次完成各项会计工作，最后提交工作成果，完成一个完整会计工作过程。在具体操作过程中产生对会计核算基本技能的需求，针对其需求再引入相关理论知识，从而为学生建立起全盘账务处理的观念。

“四位一体”教学法。采用操作演示、仿真训练、操作考核和真账实做“四位一体”的技能训练体系。如填制原始凭证任务，通过操作演示、仿真训练及操作考核让学生掌握常见原始凭证的填制要求、方法和注意事项，但由于企业经济业务事项的复杂性，必然还有部分原始凭证没有接触过，再通过“真账实做”进一步补充、巩固学生对各种原始凭证的认识。

案例教学法。在课程讲授过程中，要坚持高素质技能型专门人才的培养目标，理论讲解以够用为度，安排丰富的复习思考题和练习题，以使学生熟练掌握会计核算的基本方法；增加生动有趣的案例讨论，以培养学生分析问题、解决实际问题的能力；注重模拟实训，以训练学生的动手操作能力为根本。以真实企业实际发生的经济业务事项为案例，导入每一工作任务需要掌握的知识和技能，再以学生身边实例加以讲解，使抽象的理论通过浅显明了的案例变得通俗易懂。

情景教学法。课程教学情景除了校内仿真手工模拟实训室外，根据具体教学内容组织学生到企业进行课程见习，体验真实会计工作情景。如在讲授会计档案整理、装订与保管时，让学生到企业观摩、参与整个会计档案整理、装订过程，了解会计档案保管情况。

角色体验法。让学生扮演不同的角色来体验、掌握相关的知识和操作方法。如在会计凭证传递、日常业务处理流程等教学中让学生扮演业务经办人员、制单人员、审核人员、出纳、记账人员等角色，通过相互间的业务往来模拟，让学生掌握各会计岗位在实际工作中的分工及衔接、会计部门和相关业务部门的关系，以及如何在会计工作中发挥监督职能。角色扮演能够使学生在自己扮演的角色中体会、领悟会计职业的内涵和精髓。

以赛促学法。开展与课程相关的知识竞赛、数码字书写竞赛、点钞竞赛等。。

考核方案设计

《基础会计》课程实行百分制考评，采用理论考试与技能考核相结合，过程性考核和终结性考核相结合，注重全面考核学生的综合职业能力及水平。具体方式如下：

总分=过程性考核%+终结性知识考核%

过程性考核：是按照会计工作岗位对知识和技能的要求，在平时的阶段性学习中逐项对学生进行考核评估，促进知识和技能在平时的积累。具体评价方法是：

过程性考核（40%）：每个任务的操作考核（20%）+课堂考勤（10%）+课堂讨论、案例分析、回答问题（10%）

终结性考核：是从单项技能和知识点的考核递进到综合性考核，检测学生分析和解决问题的综合能力，促使学生形成会计核算通盘账务处理能力。

会计档案保管注意事项范文4

一、会计电算化中系统存在的问题

会计电算化系统不同于一般的应用软件，它是会计信息系统与企业管理、业务流程的有机结合。但由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，存在着许多问题。

（一）重视账务功能，忽视管理与监督功能

一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理及监督功能的现象。财务软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等模块功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测、财务状况实时监督等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全，并且查询功能也不健全。了许多管理与监督功能的有效实现，因此未能充分发挥会计电算化对加强财务管理方面的功能。

（二）应用会计电算化后，相关制度没有及时修改与调整

现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从账户设置、账户管理、登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，必须根据会计电算化的特点，将财务会计制度做出相应的修改。

（三）会计电算化档案管理制度不完善

由于许多单位实行会计电算化时间较短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，或者已经归档的内容也不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，造成会计档案被人为破坏或自然损坏，乃至单位会计信息泄密的情况发生。有些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据也将无法恢复。

二、解决问题的对策

鉴于企业会计电算化是一个系统工程，并不是财务部门单一的计算化问题，我们在面对上述问题的时候，就应当系统全面的来研究解决的问题对策。

（一）加强电算化系统管理的组织机构建设与制度完善

企业实行会计电算化以后，系统正常、安全、有效运行的关键是企业管理机构的设置和正确的操作程序，建立严密的组织机构体系与制度保障措施。这其中包括：

1．合理设置组织机构

企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。财务内部控制的关键在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。计算机会计系统有关的资料应及时存档，同时要建立起完善的硬件保障与系统维护体系，加强档案管理与文件备份工作。

2．制度保障建设齐备

（1）严格制订并实施机构和人员的岗位管理制度

对各类操作人员必须制定岗位责任制，基本岗位包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等，重点工作岗位必须实现职权分离，有效地和及时发现错误违法行为。

（2）严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施

对于系统操作环境，必须制订一套完整而严格的操作规定。操作规定应明确职责、操作程序和注意事项，形成一套电算化系统文件。

（3）建立健全档案管理制度

这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等。系统开发要对这些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作。档案管理一般通过制定与实施严格的档案管理制度来实现。

（二）加强企业财会人才队伍的培养与培训

会计电算化要求企业财会人员不仅要掌握扎实的会计知识，还要对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计计算机管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。同时，计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。

（三）加强企业会计电算化系统的安全防范能力

1．对于重要的计算机系统应加强重点防护

要防止电磁辐射和干扰，制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。

2．完善必要的计算机软件与网络安全控制措施

网络的日益普及，使企业信息共享变得方便迅速，但实现会计信息资源共享的同时，增加了泄密和受网上黑客的攻击等诸多问题。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力，应采取必要的计算机软件防范系统控制，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等等。

会计档案保管注意事项范文5

关键词：会计凭证；信息化；规范化

中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）28-0081-02

随着企业财务信息化步伐的加快，企业财务组织、业务流程都发生了重大调整，会计工作方式随之变化，需要从会计凭证这一基础工作开始调整[1]，统一标准和原则，以此为基础，核算与财务管理一体化运作，并搭建公司级的原始凭证电子化管理平台，实现对原始凭证的保管、流转、应用全过程规范化、电子化管理。作为我国大型国企中积极推进信息化的代表，SG公司从会计凭证规范化建设上入手，深入贯彻会计凭证规范管理理念和目标，增强全员会计基础工作水平，加强会计凭证规范管理，为会计凭证电子化顺利实施奠定了坚实的基础。

一、信息化背景下会计凭证规范管理的理念和目标描述

（一）会计凭证规范管理的理念

会计凭证规范管理是指会计凭证使用、审核、传递和保管等操作过程的规范化。通过规范化填写，保证会计信息的真实性，有效避免违法违规行为的发生，保证公司各项业务的合法性。通过对会计凭证的规范化审核，有效保证会计账簿的正确性和真实性，发挥会计监督职能作用。。

（二）会计凭证规范管理的目标

通过加强会计凭证规范管理，落实经济业务活动合法合规审核，强化会计凭证填写、审核、传递、保管等全过程管控，降低企业经营风险、促进业财融合，提升财务管理水平。具体目标包括：一是保证原始凭证完整、合规性；二是保证会计凭证审核与传递及时、有效；三是实现会计凭证等关键会计资料电子化、电子档案的及时转换和统一归档。随着财务核算体系的电子化，合同、等重要的原始凭证逐步在财务应用系统中操作和管理。

二、会计凭证规范管理的主要做法

（一）总结原始凭证填制经验，规范会计核实工作起点

会计凭证填制是会计核算工作的起点，只有使用规范、正确的填写方法，才能确保会计工作的有效进行。SG公司组织基层派驻财务人员对原始凭证填写规范和要点进行归纳总结，将原始凭证按业务类型分成成本费用类、工程类、资产类、收入类和其他类五大类，以业务发生频繁的成本费用类凭证管理为突破口，根据不同业务事项将原始凭证使用要求制作规范表单，如（外来原始凭证）开具注意事项、报销单据（自制原始凭证）填写相关要求等。

在日常原始凭证审核过程中，对凭证填写存在的问题进行记录、统计和分析，归纳不同原始凭证填写时存在的主要问题，对一些共性问题，如预提费用、会议费、培训费、业务招待费等业务支撑资料的不完整，进行补充规范要求。对各类业务事项真实性，原始凭证使用的合规性、准确性、资料完整性进行内部评价，对于质量相对较低的业务经办人员进行提醒和培训，促使公司各部门提高报账质量，从而降低会计核算风险。

（二）会计审核规范及时，有效支撑业务运行

会计人员最基本的一项工作就是审核会计凭证，通过对原始凭证等的日期、内容和金额进行检查，审核原始凭证所反映的经济业务是否真实，是否与生产经营活动有关，是否准确、合规等，审核工作直接关系到会计核算的质量以及生产经营活动能否正常进行。

1.为保证业务的合法合规性，发挥基层单位财务工作的优势，转变工作方式，将财务工作前置化处理，在合同签订前、物料需求采购提报前进行预审等，在支持业务过程中保持充分的沟通，既能实现财务与业务的工作协同，提高业财融合水平，又能在业务前端发现问题，有效规避风险。对“三公经费”、专项经费的使用进行严格审核，使每一笔记账凭证都有理有据，核算的规范性越来越高。

2.SG公司抓住原始凭证电子化平台试点上线契机，明确会计凭证规范工作的新要求及各阶段工作时间节点，例如对业务部门提交的校验请求，一般于1―2个工作日内即完成校验工作，并及时告知业务部门相关单据编号。通过对业务流程及办结时限的规范，大大提升了会计工作效率。

3.使用集团结算系统核算各类业务事项，通过系统流程控制，绝大部分的业务的发起、完成均在系统内完成，按照标准流程流转，用标准的制度杜绝了业务非标的可能性。在原始凭证扫描平台上完成工程付款类、运营成本、检修运维费等各类原始凭证扫描录入工作，实现原始凭证精细化、可视化管理，通过电子化凭证突破了流程审批的时间、空间的，将企业不同部门、不同业务和不同流程环节系统联结在一起，促进人、财、物的协同，有利于发挥财务业务监督作用，有效规避经营风险[2]。

会计档案保管注意事项范文6

关键词：财务档案、电算化、档案管理信息化

Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.

Keywords: financial files, computerization, document management informatization

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

引言

随着我国会计电算化事业的不断发展，手工会计下所采用的档案管理办法己不适应电算化会计的需要。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策。

一、会计电算化背景下的会计档案特点分析

在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。

1、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范田和领域扩大了。

2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

4、电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

5、电子财务档案便于计算、分析，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和质量。

二、电算化会计档案工作策略探讨

1、加强基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。

在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制等，保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、收集好会计档案

财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。。

3、做好档案的管理与保存

在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。

4、做好档案的整理和利用

在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

三、电算化会计下档案管理注意事项分析

1、注意做好备份工作

备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封:备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、重视计算机系统的软硬件维护

计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩人损失。

会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对摊个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”，但无论软件质最如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。。

参考文献