会议住宿安排⽅案
会议住宿安排⽅案
⼤家知道会议住宿安排⽅案要怎么写呢?有什么优秀的范⽂可以借鉴的?
会议住宿安排⽅案⼀
⼤型会议活动的住宿组织需求事前制定计划，内容通常要包含所住宾馆的地点、标准、费⽤、房间分配原则等。这⼀计划也能够同饮⾷组织⽅清
(2)计算住宿⼈数。可分为两步，第⼀步依据会议活动告诉的回执、报名表计算到会的⼤致⼈数，并据此核算预定的房间数量;第⼆步是计算实践签到的⼈数，这⼀数字对⽐精确，是最终落实房间和床位的依据。住宿⼈数应当包含需求住宿的记者、与会者的随⾏⼈员以及会务⼯作⼈员。
(3)剖析与会者的状况。要合理组织住宿就要先剖析与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及⽣活习惯、相互关系等。通常状况下，应当恰当照看⼥⼈、年长者和职务较⾼者。假如组织两⼈⼀间房间，把⼀样附近专业的与会者组织在⼀起有利于交流。与会者如带随⾏⼈员，可把他们组织在⼀起或组织在相邻的房间，以便于他们开展⼯作。但有专门规定的在外。
(4)断定预定房间的数量。预定房间的数量既要思考与会者的'⼈数和他们的具体状况，同时也要依据会务办理和效劳的实践需求。⽐如，有时会务⼯作部分需在宾馆建⽴值班室或暂时单位，有时与会者需求在宾
馆内会晤客⼈，这就需求恰当预定若⼲会客厅。假如分组讨论的会议组织在宾馆内举办，还应预定巨细适中的会议室。有时需求留出机动房间，以便遇到特殊状况时做暂时调剂。 (5)与会者签到时分发房间钥匙并由效劳⼈员引导进⼊房间。
会议住宿安排⽅案⼆
(⼀)安排⽅式：这⾥有⼏种⽅法来处理会议的团体住宿，最简单的⽅法是由参会者⾃⼰安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产⽣下列问题: 1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地⽅。 2.参会者可能拿不到优惠价格，因为个⼈⽆法有讲价的能⼒。
3.会场租⾦可能较⾼(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之⼀。
(⼆)住宿程序：⼀旦预订的房间决定后，决定⽤哪4种基本住宿程序是你需要的： 1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。 2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。 3.经由专业会议服务公司代为处理。 4.经由主办单位的住宿组⼈员负责。
(三)预定会议住宿的⽅式：会议期间可能需要⼤量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿⽅⾯的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的⽅式分别作说明。 订房卡：如果会议需要住宿的⼈数不多的话，可以直接向饭店或会议中⼼索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。
这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做⼀份草案请饭店核对房价、订⾦等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订⾦没有收到前⽆法确认，另外也可以注明有任何税⾦或服务费。
另外还有⼀点也很重要，就是强调订房截⽌⽇，以⿎励参会者尽早预订。截⽌⽇的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单：住宿单通常使⽤在⼩型会议，由主办单位⽀付房间费。将⼀份表格寄给你邀请的⼈，要求他填写陪同⼈员名字，希望哪种房间，抵达与离开⽇期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款⽅式，内容包括：
1.注明房间服务费和税⾦由个⼈或是邀请单位⽀付。 2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅⽤餐、洗⾐、电话费等)。 3.房间只保留到抵达⽇的下午6时，还是由邀请单位全权负责。 4.要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
⼀旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你⼀份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。
如果可能，最好实际去看⼀下使⽤饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出⼀些参会者可能会问的问题，请饭店⼈员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
特别预订：有些会议筹办⼈在所有预订房间中保留数间给特定的⼈或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使⽤，其余360间为参会代表，使⽤特别预订是因为有些记者和参展商都要特别⼩⼼接待。
详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸⽂字，彼此要了解： 1.特别预订多少房间，什么类别和房价。 2.预订的作业程序。
3.什么时限内未使⽤的房间转到⼀般预约中。
在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展⼚商的表格可以⽤不同颜⾊或注明特别截⽌⽇，对于贵宾(VIPs)则注明不同⾝分并由你⾃⼰处理他们的住宿安排。
⼯作⼈员房间预订和免费房间：在⼀般参会者住宿安排开始前，先分派好⼯作⼈员住宿和免费房间。
⼀般来说⼯作⼈员及免费房间的住房表直接送给饭店业务⼈员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的⼯作⾓⾊、需要什么类型房间、抵达与离开⽇期、如果不是免费房间，由谁⽀付房间费和附带费⽤(如电话、洗⾐等)。⼯作⼈员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。 最好注明他们的⾝分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送⽔果、⼩礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对⽆误后再寄给贵宾或⼯作⼈员。
(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办⼈草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认 有关作业原则，例如截⽌收件⽇、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。 虽然有些住宿表格对某⼀特定团体要求⼀些额外资料，⼀般标准表格包括下列内容： 1.主办单位名称。 2.会议名称。 3.会议⽇期。 4.会议地点。 5.收件截⽌⽇期。 6.确认函回信地址。 7.各饭店的房价。 8.税⾦明细。
9.饭店的地理位置图。
