北京中实达装饰工程有限公司 工程技术部——资料档案管理制度
工程技术部资料档案管理制度
第1条 为了规范工程技术部资料档案管理工作，保证资料的完整性及保
密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第2条 档案管理机构及其职责
2.1 工程技术部档案工作实行二级管理，一级管理是指工程技术部的
统筹管理；二级管理是指各项目部的档案资料管理。
2.2 工程技术部负责各项目所有档案资料的统一收集管理，各项目部
负责本项目档案资料的使用管理。
2.3 工程技术部有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，定期对
二级档案管理进行检查验收。
第3条 工程技术部对档案资料在收发、借阅、存档、销毁各环节中应严
格登记。认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
第4条 归档制度
4.1 凡是反映工程生产经营、项目管理及工程成本等活动，具有查考
利用价值的文件资料均属归档范围。
4.2 凡属归档范围的文件资料，均由工程技术部集中统一管理，任何
个人不得擅自留存。
4.3 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或
相关部门保留的，工程技术部保存复印件，并需留存原件的彩色扫描件。
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北京中实达装饰工程有限公司 工程技术部——资料档案管理制度 4.4 凡工程业务活动中收到的文件、函件及以公司或工程技术部名义
发出的文件、函件要留底稿及正文备查，均要及时归档。 4.5 业务活动中涉及合同、成本、结算等经济方面的资料，由财务部
保存原件，工程技术部保存以上文件的复印件，并需留存原件的彩色扫描件。；
4.6 在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交工
程技术部,各部门需要使用的可复印或复制；归档范围外的由各项目部自行保管。
4.7 二级档案应根据资料的性质和需要，项目竣工验收后一个月内须
全部移交，必须保留的尽量留复印件，其余资料交工程技术部统一保存。
4.8 需归档详细资料见附件《工程技术部存档资料一览表》。 第5条 档案保管制度
5.1 公司工程技术部根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具
备防火、防潮、防虫等安全条件。
5.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成
册，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。
5.3 档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；
根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。(所有资料归档按工程名称分类存放)。
5.4 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌
握利用规律。如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。 5.5 所有档案资料均要定期清查（暂定一个月清查一次），借出的档
案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施。
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北京中实达装饰工程有限公司 工程技术部——资料档案管理制度 5.6 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据
此进行整理、剔除。
5.7 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导
及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
5.8 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。如因档
案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
5.9 若文档负责人调离岗位时，须按文档目录清单与现存文档核对做
好工作交接，方可办理调动手续。如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
第6条 档案借阅制度
6.1 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经
公司领导批准不得借阅。
6.2 借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公
室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
6.3 借阅档案，必须履行登记、签收手续。
6.4 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档
案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 6.5 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、
不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
6.6 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部
门及时处理。
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北京中实达装饰工程有限公司 工程技术部——资料档案管理制度 6.7 重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同
意，必须外借的，由总经理审批。
第7条 文件管理
7.1 起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所
需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。 7.2 起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及
运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。 7.3 各种文件在下发之前要经部门经理审阅，文件下发时要迅速、及
时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
7.4 文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理
存档,有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
第 本制度从二〇一五年元月一日起执行。
工程技术部
二〇一五年元月一日
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北京中实达装饰工程有限公司 工程技术部——资料档案管理制度 附件《工程技术部存档资料一览表》
工程技术部存档资料一览表阶段序号12345671011施工中期阶段12345123竣工验收阶段456710资料名称存档日期存档版本要备注要求求招标文件一周内F&D中标预算书、中标施组一周内F&DPDF格式施工蓝图一周内Y、DCAD格式中标通知书一周内F、S原件交财务施工合同一周内F、S、D原件交财务合同备案书一周内F、S原件交财务施工许可证一周内F、S原件交财务施工组织设计（报监理）一周内DWord格式工程动工报审表、施工进度计划报审表一周内S、D（须含施工总进度计划）现场组织机构图及相关人员证件一周内S现场各方通信录开工后一S&D周内图纸会审记录、工程洽商、设计变更、一周内Y、S签证施工方案一周内D技术交底一周内D监理/建设方会议纪要一周内S各劳务分包合同一周内S&D原件交财务工程竣工验收报告一周内S、D建设工程规划、消防等部门验收合格文一周内S件单位（子单位）工程质量竣工验收记录一周内F、S原件交财务施工管理、技术、物资、施工记录、试竣工后一Y&F&D组卷后移交验记录、过程验收及竣工验收等所有组个月内卷资料施工日志竣工后一Y个月内竣工图竣工后一Y、D个月内工程实体竣工移交书一周内F、S原件交财务竣工资料称交证书一周内F、S原件交财务工程保修合同一周内F、S、D原件交财务现场各方通信录竣工后一S、D个周内工程结算审定表一周内F、S原件交财务施工前期阶段11说明：存档要求按原件（Y)、复印件(F)、扫描件(S)、电子版(D)
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