前期接管工作计划
表
Document number： WTWYT-WYWY-BTGTT-YTTYU-2022GT
物业
一、客服部物业前期接管工作职责： 1.与开辟商签订《物业管理委托合同》。 2.与开辟商资料交接，办理业主入住，配合工程接管验收。 3.在项目经理的安排下，协助开辟相关部门完成备案及业主对 物业服务的咨询事宜。 4.编制接管、入住所需资料清单，报项目经理审批。 5.配合项目经理完成物业用房选址、装修、办公室布置及办公 用品采购等工作。 6.依据项目《物业接管验收计划》，落实相关物业验收的标 准、方法和日程安排。 7.协助项目经理与开辟沟通，初步建立业主联系清单。 8.结合项目实际情况汇总交接资料，并配合工程部进行钥匙、 资料等接管验收。 9.对交接验收存在的问题汇总，提交项目经理。 10.依据开辟商的入住通知时间，配合公司财务计算物业费、供 暖费、垃圾消纳费等应收及代收代缴费用。 11.依据入住时间协助公司做好，入驻现场的布置及相关资料的 印制工作。 12.熟悉周边环境、小区布局，熟知业主手册、物业协议中的内 容。
13.完成业主入住时签约、资料钥匙的发放工作。解答业主对物 业的疑问。
14.完成上级领导交办的其他事宜。 二、各部门共同汇编的文件：
⑴．《房屋使用、管理、维修公约》
⑵．《房屋质量保证书》
⑶．《房屋使用说明书》
⑷．《房屋交付(入住)通知》
⑸．《入伙授权书》
⑹．《业主(使用人)服务指南》
⑺．《装修管理规定》
⑻．《办理装修流程说明》
⑼．《治安、消防协议书》
⑽．《二次装修施工区域治安、消防承诺书》
⑾．《二次装修协议书》
⑿．《业主联络资料登记表》
⒀．《收楼须知》
⒁．《物业管理费收费标准》
⒂．《公约承诺书》
备注：《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开辟商确 认，并到北京市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执 行。
建议：《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册 (一式三份)，在业主收楼时发给业主，由业主签字(盖章) 认可、执行；《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说 明书》、《业主(使用人)服务指南》、《装修管理规定》、 《办理装修流程说明》可合装成一册，作为业主收楼时的《用 户手册》。同时，在《用户手册》正文内容前增加：“总经理 致
三、管业部前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理 的事宜 1.制订《物业管理收费标准明细》：物业管理费(押金)、车 位费(押金)、租线费(押金)、装修管理费(押金)。 2.制订《业主(使用人)收楼流程》，建立“缴款通知单”、 “工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、 “备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”，并告 知此流程中涉及的部门。 3.制定《业主(使用人)二次装修管理流程》，建立“业主 (使用人)装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工 许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区 域巡检表(管业部)”、“施工人员出入证”。 4.制订《有偿服务价格表》：维修费、车位费、电话费、装修 管理费、能源费、特约服务费。
5.制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责(经理、客务 主管、内务主管、客务代表、前台接待)、工作程序、管理制 度。 6.编写《车位租赁(购买)协议书》、《电话租线(购买)协 议书》。 7.落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地(楼层垃圾间)。 8.编制《员工手册》，经公司领导批准后，统一印刷成册。 9.制订《员工考勤制度》，建立“考勤登记表”、“月考勤汇 总台帐报表”。 10.制订《员工奖惩条例》，建立“员工过失单”、“奖励审批 单”。 11.制订《员工聘用办法》，建立“应聘面试登记表”、“入职 循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知 单”、“劳动合同续签审批单”。 12.制订《员工培训规定》、培训计划，建立“培训审批表”、 “培训协议”。 13.制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。 14.制订《员工工服管理规定》，建立“制作工服通知单”、 “工服更换通知单”。 15.制订《员工请假制度》，建立“休假申请单”。 16.制订《薪金实施细则》，建立“工资报表”、“薪金明细 表”。
17.制订《印章管理规定》，建立“公章启用、报废、移交登记 表”、“用印申请”；统计公司各种印章，经总经理审批后统 一刻制(公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用 章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章)。 18.制订《库房管理规定》，建立“物品入库登记单”、“物品 领用单”、“物品入库验收单”、“库存物 19.品台帐”、 “月收、发、存报表”、“采购申请单”。 20.制订《内部行文管理规定》，建立“文件签收表”、“内部 请示报告”。 21.制订《档案管理规定》，建立“档案分类表”、“档案 (一、二、三级)目录表”、“档案借阅登记表”。 22.制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责(经理、行政 主管、总经理秘书、库房管理员、文员)、工作程序、管理制 度。 23.联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批 后统一印刷。 24.制订《开办费使用方案》，统计、制订前期开办物资的配置 内容、标准，并负责前期采购工作；建立“固定资产台帐”、 “个人办公用品台帐”。 25.制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》， 建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。
26.制订《计划性工作管理办法》，建立“年度(月度、周)工 作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。 四、与开辟商协调入住前相关事宜，对重要资料进行交接 确定收楼时间
确定物管费的起计日期
前期工程遗留问题的解决
办理大厦前期工作资料、重要文件、产品说明、各类证书的移 交与交接工作： △．产权资料
房地产的产权资料是国家房地产部门依法对各类房地产进行管 理的依据；是房地产管理部门确认产权，税务部门依法征税， 司法部门处理产权纠纷的必要凭证；也是产权人参预产权租 赁、交易、抵押的必要凭据；物业公司将以产权资料为依据， 收取或者分摊有关费用，行使管理职能，防止发生私拆、乱改、 违章搭建，损坏房屋结构和公共设施等行为，维护公有设施， 共有部位和绿地不受侵犯，维护泛博业主的权益。接管验收时 检索提交的产权资料主要有： 项目批准文件
用地批准文件
建造执照
拆迁安置资料
房地产平面图
面积测绘报告
小业主姓名、产权、单元号、建造面积清单
△．市府验收合格资料
建设工程竣工验收证书
市建造消防验收合格证
市小区办综合验收合格证
用电许可证
供用电协议书
卫星地面接收设施许可证
电视共用天线合格证
电梯使用合格证
△．工程技术资料
技术资料是物业接管验收时对物业进行质量检验的依据。物业 公司在接管验收时，必须根据有关技术资料来进行检验。接管 验收时提交的工程技术资料主要有：
竣工图－包括总平面图、建造、结构、设备、给排水、通风空 调、强电、弱电、附属工程及隐蔽管线的全套图纸 地质勘察报告
工程合同及开工、竣工报告
工程预决算清单
图纸会审记录
工程设计变更通知(包括质量事故处理记录)
隐蔽工程验收签证
沉降观察记录
竣工验收证明书
钢材、水泥等主要材料的质量保证书
新材料、构配件的鉴定合格证书
水、电、采暖、卫生器具等设备的检验合格证书
砂浆、混凝土试块试压报告
供水、供暖的试压报告
园林绿化的图纸和清单
设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修 单
有关部门对分类项目的批文
有关工程项目的其他重要技术决定和文件
△．须移交物业公司管理的资料
用水申请审批表及月供水计划执行表
机电设备单台说明书、调试、订购合同
分摊面积、建造面积的测绘报告
对外委单位进行调研，签订外委合同
从开辟商处接管《成品保护协议》，对外现有成品保护人员进 行管理。
调研保险公司，对物业投保“财产一切险”、“机器损坏 险”、“公众责任险”，签订《保险合同》
调研外委保洁公司(三家以上)，签订《保洁合同》
调研外委绿植租摆公司(三家以上)，签订《绿植租摆协议》 调研灭虫、灭鼠公司(三家以上)，签订《消杀协议》 调研保安公司(三家以上)，签订《外保合同》
调研电梯公司，签订《电梯维保合同》
视物业具体情况，联系配电室对外承包单位，签订《配电室承 包协议》
视物业具体情况，联系水处理对外承包单位，签订《水处理合 同》
视物业具体情况，联系化粪池清掏单位，签订《化粪池清掏协 议》
视物业具体情况，联系干、湿垃圾清运单位，签订《垃圾清运 协议》
视物业具体情况，联系汽车清洗、保养单位，签订《洗车台租 赁协议》
视物业具体情况，联系楼宇系统维保单位，签订《楼宇自控维 保协议》
五、物业交竣验收，正式接管
根据各项目的施工进度和小业主(或者租户)入住的情况不同， 开辟商(或者大业主)可视需要要求物业公司对其物业的部份楼 层建造装修、设备和系统进行验收接管，但项目的最终移交是
在通过有关职能部门和开辟商验收基础上以物业公司验收 通过为准。 △.物业验收条件
物业验收移交，必须满足以下条件：
提供被验收物业的竣工图(若尚未完成竣工图，必须提供最终 的施工图，并附详细的设计修改说明)
提供被验收的设备、系统的操作说明、保养手册及其他有关资 料
提供与承包商(或者供应商)签署承包(供应)合同中有关技术 条款
出示有关职能部门验收证明
提供承包商、厂商及供应商的地址、联系电话及联系人资料 提供必要的专业技术介绍和培训 提供所有测试、检验和分析报告
清洁被验收的场地、设备和机房
△.拒绝验收
对以下情况，物业公司有权拒绝验收接管物业：
严重违反国家有关法规
未能通过有关职能部门的验收
工地与交付物业不能有效隔离
机房不能彻底封闭
其他可能危及设备正常运行和入住人身安全的物业
△.缺陷整改
对在验收中发现的各种问题，包括工程未完事项、工程缺陷及 由于成品未能有效保养引起的受损等情况，物业公司将会做详 细的缺陷记录，以供开辟商(或者大业主)催促承包商(或者供应 商)进行整改，对不能进行整改的缺陷进行赔偿交涉。对问题 比较严重的，则向开辟商(或者大业主)建议暂缓验收，待整改 完成后重新验收。 △.试运行
若部份设备或者整个系统尚未通过最终的验收，但由于小业主 (或者租户)入住需要必须开启运行某些设备或者系统，物业公司 普通仅做实物验收，并严格按开辟商(或者大业主)的书面指令 进行管理和操作，在此期间，技术上仍由承包商(或者供应商) 把关。若发生任何问题或者意外，除物业公司人为原因外，责任 由开辟商(或者大业主)及其承包商(或者供应商)负责，对于重 要设备或者机房有必要签订暂时试运行协议，清晰的列明有关各 方责任。 △.验收通过
被验收物业完好，设备及系统运行情况正常，所有指标均达到 合同约定的要求，场地、设备和机房均清洁干净，经有关各方 书面确认验收通过，开辟商(或者大业主)应催促承包商(或者供 应商)移交所有的钥匙、备品备件和专用工具，物业正式交由 物业公司接收管理。
△.保修期
按正常情况，物业整体验收结束，正式进入保修期，但物业验 收往往是一段相当长的过程，在此期间，有些设备可能会因先 期投入运行或者其他原因已经进入保修期，故需要开辟商(或者大 业主)与其承包商、供应商协议约定整个项目的保修期起始日 期，书面通知物业公司，而在此之前进入保修期的部份设备和 系统，若需要签续保合同，开辟商(或者大业主)应酌情予以补 偿。
△.普通操作和维修保养手册递交要求
承包单位在物业移交前，须递交设备／系统的操作和维修保养 手册(以下简称“手册”)，以确保物业公司操作人员能尽快 掌握验收设备／系统的操作和管理，普通有以下要求： 承包单位须在设备／系统验收前一个月递交手册，以便物业公 司的操作人员有时间了解该验收设备／系统的基本情况。 六、入住办理
入住阶段
1.入住准备阶段注意事项：
物业办公室选址、装修具备使用条件
开办费、预算
入住地点确定、应急预案制定、现场人员安排。
入住前培训。
确定建设方工程质保金的留存方式。
相关工作的苟洽。
资料准备：《前期物业服务协议》、《宠物豢养协议》、《治 安消防协议书》、《业主手册》、《暂时管理规约》、《装修 协议》、《装修环境保护协议》、《装修治安消防协议》、 《装修许可证》、《人员出入证》、《特约服务及收费标准》 等。 2.入主阶段
入主阶段主要工作内容
a.接待人员：负责入住现场业主接待、指引引导业主前往入住 组办理相关手续，简单回答业主相关物业知识及复印相关证 件。
b.签约组：核查业主身份，与业主签署各项合同及协议，给业 主开具收费明细单。
c.收费组：核定业主是否已办理签约手续；收费明细单金额是 否正确。收取各项物业应收应缴及代收代缴费用。(公司协 助)
d.资料钥匙发放组：核对业主是否已经缴纳应缴费用；发放业 主资料、钥匙；业主在未办理签约、缴费手续，提前验房时， 将此户钥匙交给工程部验房员(领取钥匙应有记录)，验房无 问题或者有问题已经解决的，将验房钥匙转交资料组。如需要留 备用钥匙检修的，填写《钥匙托管单》，双方签字后，上联交 予业主、下联留存。
a.验房组负责陪同业主现场对房屋进行验收，将问题记录到 《房屋验收单》，统一汇总报到整改组。
b.工程验房组人员，在入住前必须统一由整改组负责人培训， 要求明确维保修复的范围、标准及日后业主装修阶段对于隐蔽 工程的维保范围界定。就维保问题统一对业主的答复口径。 c.将现场业主反映的问题及时汇总到整改组。 d.结合实际情况协助其他部门完成工作。
a.跟进、落实每日业主在入住验房中查验出的需维保修复的问 题。接管验收开辟商陆续交付的单项工程。 b.继续跟进、落实物业接管验收时的整改问题。
c.对已入住进入装修阶段时业主发现的维保问题(含隐蔽工 程)，到现场确认并落实整改方案，做好详细记录由事务部存 档备查。
a.业主二装的咨询和申请手续的审批 b. 日常维修、巡视。
c.对已交接处在维保期(不存在整改问题)设施设备进行巡 视，保持与维保方的有效沟通。 a.业主二装的咨询和申请手续的办理 b.接待来访业主的咨询和来电 c.负责入住现场的综合事务性工作； d.整理并装订当天业主入住档案； e.录入业主信息、报修内容等。
a.负责入住现场秩序保证井然有序，杜绝无意外事件和突发事 件发生。
b.园区各门岗及公区巡逻，杜绝无意外事件和突发事件发生。 c.负责维持物业服务中心内部秩序。 d.疏导园区交通，预防和查处治安事故。 e.检查“四防”设施，增强小区的安全措施监管。
f.加强尾随人员、装修人员、业主、出租人员及地盘人员的多 方交叉管理。
a.负责入住现场区域和物业办公区域环境卫生整洁、无污染。 b.负责园区内公共区域及楼道内卫生干净整洁、无污染。 c.发现有随意倾倒装修垃圾的及时向物业中心汇报。 3.注意事项
物业服务中心成立应急指挥小组，负责入驻现场突发事件处 理。提前制定解决预案。 保洁基本要求
a.入住大厅保洁： 1)负责办公区域桌椅、文件柜的擦拭、摆放； 2)负责室内及室外地面的清扫； 3)负责垃圾的采集、转运工作，垃圾袋及时更换； b.办公、生活区保洁：
2)擦拭玻璃、窗框，保持无尘、无污迹； 1)负责擦拭办公桌椅、电脑及电话；
3)及时清倒垃圾，更换垃圾袋； 4)文件柜、展示柜、书架，各打印、复印设备无尘土、无污 迹。
c.小区保洁： 1)严格执行保洁作业规程，按保洁标准提供服务。 2)负责园区楼道梯级、车棚(库)、马路及公共区域的清扫保 洁。 3)负责楼道、扶手、门窗、电表箱、信报箱、楼道开关、灯具 的擦抹。
4)负责楼道杂物的清理。
5)负责垃圾的采集、集中、转运。 6)负责垃圾桶、垃圾集中点的清洗、消杀工作。 7)按保洁作业规程，领用、保管清洁工具、设备、物料。 8)按照入室清洁服务规程，提供特约清洁服务。
