浅论在项目执行中的合同管理
【摘 要】项目执行的依据是合同，对合同进行管理的过程就是对项目风险的管理、控制，通过项目各部门对本部门可能发生的风险进行详细评估，针对性的采取合同管理手段，对内加强管理，对外引进资质、能力较好的分包商分摊风险，这样就能降低风险发生的可能性和破坏性，由此合同管理较好的分包商也能取得较高的利润
【关键词】合同管理；风险管理；利润
引言
随着国家深化改革的步骤，在国内石油炼制市场基本饱和，各个炼油企业炼油改扩建、油品质量升级相继完成后，中石化洛阳工程有限公司作为国有企业中的一员也面临着市场经济大潮的冲击，为了完成国有资产保值增值的使命，中石化洛阳工程有限公司必须积极开拓海外市场，争取更多的国际工程，实现企业国际化经营战略。
中石化洛阳工程有限公司于2009年正式介入哈萨克斯坦的炼油市场，经过投标、澄清答疑，于同年击败韩国、日本的竞争对手成功中标，并签署了x炼油项目的epcc合同。于是对于该epcc合同的管理就成了项目组工作的重中之重。
一、项目执行的依据是合同
执行任何一个项目，就是按照双方达成的共识进行操作。合同作为商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式，企业的经济往来主要是通过合同形式来进行的，即合同是双方达成一致意愿的表现形式。因此项目执行最基本的依据就是合同，项目所有的决断都必
须符合合同的要求，以期达到合同约定目的，简而言之就是用合同在甲乙方之中架起一道桥梁，双方互相支持互相配合，最终达成双赢。
执行海外项目同样如此，在哈萨克斯坦我们面临着不熟悉的法律环境、经济环境、政治环境、人文环境和自然环境，对环境的不熟悉、对市场的不甚了解、与哈国人思维方式的冲突、价值观念的不同、加上一些不可控制不可预见的风险使得合同的执行困难重重、风险很大，但这同样意味着合同研究和合同管理对项目执行的重要性和必要性。
通过我们签署的epcc合同，可以使更多的中国工程企业参与到哈国石油化工建设中来，这也增进相关工程技术企业的了解和相互合作，有利的促进了双方的经济发展。任何单一方面的盈利可能对于目前来说可以接受，但这也同时意味着，双方的合作走向终结，就我公司执行的项目来说，单一方面的盈利导致的结果或者是我公司盈利却退出哈国炼油市场，或者是哈国炼油市场因缺少来自中国的分包商的支持而进步缓慢。
该epcc合同分为合同正文和合同附件两大部分，分别用英语、俄语和哈萨克语书写签订。合同正文分为合同对象、承包方义务、业主义务、工程开工日期和工程完工期限、合同价格、支付条件、承包方排除缺陷的责任、法律的遵守、设计、施工文件和技术文件、知识产权、业主代表和承包商代表、工程实施计划、工程变更、进行测试、检查和测试、运输、包装、标记、承包方设备、合同效力的暂停及终止、业主人员的培训、劳动安全、哈萨克斯坦成分、劳动力招聘、不可抗力、法律及争端解决程序、责任和违约赔偿金、风险和所有权的转移、保险、权利转让和分包、保密条款、其他条件、合同生效、双方的法定地址及银行的详细资料等31条，合同附件是针对合同正文中的部分条款的详细规定。
该epcc合同的主要脉络与国际工程咨询协会的fidic条款相类似。该epcc合同涵盖了财务、设计、采购、施工、控制（费用、进度、文档、it等）、hse、hr、质量、行政等
各个方面。其中承包方义务、业主义务、支付条件、施工文件和技术文件、工程变更、合同效力等条款就涉及到项目所有的部门。具体主要涉及到财务方面有支付条款（含信用证条款等），涉及到设计方面有施工文件和技术文件、知识产权条款，涉及到采购方面有、支付条件、运输、包装、标记、承包方设备条款，涉及到施工方面有承包方义务、承包方排除缺陷的责任条款，涉及到开车方面有进行测试、检查和测试、业主人员的培训条款。
该epcc合同在具体描述上加上了很多符合哈萨克斯坦的规定，如哈成分、劳动力招聘、语言等。简述之对哈成分的要求不是说在哈国购买的设备、材料都能算哈成分，而是要考虑在哈国生产的设备、材料的原料是否也是产自哈国，否则按照哈成分的规定只能算很少的一部分，而且还必须附有哈成分的统计说明表。
二、合同管理是项目的风险管理
1.合同管理的概念
合同管理是指对合同进行合同草拟、签订、履行、变更、解除、转让、终止，以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中合同草拟、签订、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容，审查、监督、控制是合同管理的手段。
项目成立前的行为如资质审核、招投标、技术交流（澄清）、评标、谈判，如最终该项目签订合同，则也应属于合同管理范围，因为前期阶段，双方在报价范围、工期、保密、技术方面相互提供资料，部分双方达成一致的方面有时并未在合同中有详细描述，按照合同文件的效力顺序，则项目前期双方认可的部分均可认为是合同有效地补充。
2.合同管理的特点及相关涉及部门（专业）
合同管理的特点是全过程、系统性、动态性。
全过程就是合同管理由前期洽谈、资质审核、招投标、技术交流（澄清）、评标、谈判、合同草拟、签订、生效开始，直到合同终结、关闭为止。我们不但要重视合同签订前的管理，更要重视合同签订后的管理，项目执行过程是实现权利义务的过程，对该epcc合同里说就不能简单的看做设计、采购、施工、开车过程，因为各部门、各阶段都有一个交叉的过程，也绝不能认为合同签订了，就可以按照以往经验进行操作，我们在哈国签订的epcc合同，从大面上与国内的epcc合同基本一致，可是实际执行中因国情不同，思维理念不同，很多的工作并不是合同明面上的表述，像是施工必须办理施工许可、排污许可，这些都必须我们自己向相关机构提起申请，甚至于要召开公开性的听证会，准备大量有力的资料确保通过。施工过程中所发生的各种变更都必须详细记录在案，召集相关部门（专业）分析变更原因，划分责任，以便界定是否索赔以及准备索赔资料，开展索赔等一系列的行为。
系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起管理。合同管理不仅仅是合同部门的职责，同样贯穿在财务、设计、采购、施工、控制（费用、进度、文档、it等）、hse、hr、质量、行政等各个部门，合同管理缺少介入任何一部门或缺少任何一部门的配合都会造成合同范围的界定不清晰、执行过程费用超概算、进度超期的情况发生，甚至因某一方面业务部门的合同管理混乱，量变引起质变，而导致执行困难甚至于合同中间夭折的情况发生。对于项目执行过程中签订的施工分包合同来说，若无设计部门确认施工文件的准确性，无施工部门确认合同工程量，无费控部门确认费用，则项目可能多次返工，价格也偏差较大，这些对于合同管理来说都是不可接受的。
动态性就是注意合同执行过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充、终止。往往因一个设计变更就会引起的采购、施工方面产生大
量的连锁变更，若一开始并未提出该问题，则可能导致后面发生工期、费用索赔时无法追溯源头。因此只要我们做好合同管理工作，投资就基本可以当得到控制，工期也较有保障，各方均在合同约束下加强管理，工程风险可由各方进行比较合理的分摊。可见合同管理对企业的成败非常重要，是防范企业法律风险的基础性工作，在国际工程中具有重要意义。
3.风险管理的概念和特点
风险管理是通过风险识别、风险估测、风险评价，并在此基础上选择优化组合各种风险管理技术，对风险实施有效控制和妥善处理风险导致的损失，从而以最小的成本收获最大的安全保障。
风险管理当中包括了对风险的量度、评估和应变策略。理想的风险管理，是一连串排好优先次序的过程，使当中的可以引致最大损失及最可能发生的事情优先处理、而相对风险较低的事情则押后处理。
4.合同管理与风险管理是一个有机统一体
合同管理已经不再是简单的要约、承诺、签约的内容，而是一种全过程、全方位科学的管理。通过综合利用风险管理的理念和方法，事前采取周密的防范，事中采取有效地管理，事后做好妥善的补救是做好合同管理，避免产生损失，实现企业效益的指导原则。在当前的国际环境下，企业应增强自我保护意识，充分利用项目所在国的法律法规来管理合同，巧妙的避免和转移各种风险，以提高企业的管理水平和经济效益。
在中国，我们做事讲究“天时地利人和”，合同管理和风险管理同样如此，对合同进行管理的过程同样是一个认知的过程，是一个风险识别的过程。合同管理中的天时是指合同
条款，没有合同双方就没有契约关系，从而就无所谓的合同管理；缺少合同某一条款的约束或合同条款约定含糊不清会造成双方权利义务不清，双方互相推脱责任，因此我们应该针对性的采取完善合同条款的措施；地利就是充分利用当地的资源环境，具体而言就是在哈国执行项目我们必须遵守哈国的法律及风俗习惯，为当地发展经济承担社会责任（包括缴纳税收、解决就业等），以规避风险，在项目执行中选择合适的分包商，用合理的合同条款控制项目进度、费用，确保设计、采购、施工、开车等过程的有序统一；人和就是要与当地人（业主、分包商、部门）和睦相处，与公司员工打成一片共同为项目中交创造条件，这方面的合同管理当然就是对人的管理，其中包括保险、人事、外事等，针对不同的方面问题我们采取具体问题具体分析的方式。
由于哈国项目执行上思路、理念均不同于国内标准和国际通行的标准，对合同条款理解的偏差就会造成潜在的风险，不能完全按照在国内的项目执行经验来理解合同条款、处理在施工现场发生的具体问题，因此这要求我们在执行项目之前，必须结合哈国的法律和工程技术概念/理念，深入理解合同条款，综合判断合同条款的潜在意思，看看那些在哈国有约束性或约定俗成的要求是必须由部门或专业公司完成的，存在增加费用、延长工期的风险；执行项目过程中注意统筹考虑各部门的风险，对所有的项目风险必须有前瞻性，解决措施具备可行性、完备性，不会因解决措施的不恰当而带来其他的风险，这才是最佳的解决之道。
三、合同管理水平直接关系项目利润
在合同价款确定的情况下，项目利润的产生来源于对合同的执行，和对合同变更（索赔）的管理。如何更好的执行合同，减少过程中发生的风险，就能够有力的减少成本，提高项目利润。
在合同管理中要注意以下几点：
1.确保项目工期。所有的合同都对工程延期列有罚款，项目各部门相互配合按照计划执行合同，避免工程延期就成了项目的要务。
2.付款风险。现在的设计费用和施工费用均是按照完成的工作量进行支付，采购方面较为特殊，涵盖仓储、采买、物流（含清关）、质检等方面，因此对此部分的支付就应该引起重视，物资采买后是凭借装箱单支付一定比例，还是到厂验收后全部支付，这涉及资金流转问题。
3.确保合格的分包商。按照哈萨克斯坦法律规定的企业资质制定参与本项目的合格分包商所需资料清单，按照要求进行审核，筛选出合适的分包商。资质不达标的分包商常常会因企业债务、缺少熟练工人、野蛮施工、缺少流动资金等导致拖延工期、合同无法执行的情况。
4.确保质量管理。鉴于哈萨克斯坦施工队伍较少、施工经验不丰富、市场环境较闭塞，为确保减少出现施工过程中相关问题后，补救措施可能导致费用增加、工期延期的情况，我们参照以往国内的施工过程中的易发生的问题，主动签订了桩的完整性检测合同、阀门压力测试合同。除增加现场hse
5.确保hse目标的实现。我们在项目执行中始终坚持安全生产的原则，为此签订的有安全培训合同、安保服务合同、各类保险合同（雇主责任险、医疗保险、车辆保险、乘客险等）、现场急救医疗合同等，避免发生hse事故给员工、公司和项目造成损失和不好的社会影响。
6.在合同签订中还要注意合同文字的严谨，合同条款的全面、完整，避免有缺陷、漏洞。对于境外合同文本，由于国情、语言文字的不同，加上翻译问题，合同文本容易产生差错。对于这些问题，必须在合同上全面阐释、弄清其含义，或堵塞漏洞，增加翻译的译校审环节，以免造成损失。
合同关系是一种法律关系，违约行为即是一种违法行为。使合同管理人员掌握合同管理知识，增强合同管理人员的法律意识，提高运用法律意识、合同意识和风险意识来思考问题与处理问题的能力，才能在国际项目中规避各种风险，创造业绩赢得利润。
结束语
各个项目都不是存在的，及时总结各个项目执行中遇到的问题、探讨解决方法，就会为顺利的执行下一个项目创造条件，在一开始做项目起个好头就会能取得社会的认同，也会为有机会参与其他项目创造条件。因此是否做好合同管理直接关系到企业战略目标的实现和企业持续健康、稳定的发展。
