信托投资公司综合管理部行政公文副经理职务说明书

来源：九壹网

综合管理部行政公文副经理职务说明书

岗位名称			综合管理部行政公文副经理	岗位编号
所在部门			综合管理部	岗位定员
直接上级			综合管理部经理	工资等级
直接下级			公文秘书、行政秘书	薪酬类型
所辖人员				岗位分析日期
本职：协助部门经理负责组织安排各种会议、部门文秘工作管理、信息的综合管理、采购物资管理、档案管理及其他工作
职责与工作任务：
职责一	职责表述：协助部门经理组织制定部门工作计划及分管业务工作计划，并完成分管业务工作总结				工作时间百分比：5%
	工作任务		协助部门经理组织制定部门年度工作计划和阶段性工作计划		频次：1次/年
			组织制定所分管的文秘、档案、采购等业务的年度工作计划和阶段性工作计划，并完成分管业务工作总结		频次：5次/年
职责二	职责表述：负责有关文字材料的审核，各类文件的批转等工作				工作时间百分比：15%
	工作任务		审核公文秘书起草的领导发言、各类总结和有关重要文字材料，审核后，提出修改意见并报请部门经理审定		频次：20次/年
			组织批分各类文件并指导安排下属进行文件的登记、送签、交换、传递等工作，包括上级文件的下达，公司相关报告的上报等		频次：日常
			监督、审查对外宣传的新闻、通讯、各类宣传材料及宣传片、各类展览宣传版、文字介绍、公开电话、传真等各类信息，以及承担新闻单位的接待、联络工作		频次：日常
			审核公文秘书制作的公司的经营年报，提出修改意见		频次：1次/年
			审核公文秘书整理和编撰公司史、公司大事记，提出修改意见		频次：2次/年
职责三	职责表述：协助经理组织各种会议并落实安排会议记录等会务工作				工作时间百分比：10%
	工作任务		组织落实公司总经理办公会的通知、资料准备等筹备工作，指导下属承担各项会务工作		频次：15次/年
			组织落实中层以上领导干部会的通知、资料准备等筹备工作，指导下属承担各项会务工作		频次：10次/年
			组织落实全公司职工大会的通知、资料准备等筹备工作，指导下属承担各项会务工作		频次：3次/年
			组织落实安排公司临时性会议的会务工作		频次：5次/年
			指导下属整理各次会议的会议纪要、记录并及时整理、归档		频次：30次/年
职责四	职责表述：负责组织采购物资的入库、保管、发放等管理工作				工作时间百分比：5%
	工作任务		负责审核采购物资入库、保管、发放等管理制度，并上报部门经理审核		频次：日常
			负责监督、指导行政秘书严格按物资入库、保管管理制度办理入库手续，并对入库物资进行分类、存放、整理、安全检查等工作		频次：日常
			审核物资领用单据，对不符合领用规定的单据退回申请单位		频次：日常
			监督、检查行政秘书严格按照物资发放管理制度发放物资并要求其定期核对库存物资等工作		频次：日常
职责五	职责表述：负责组织公司档案管理工作				工作时间百分比：15%
	工作任务		审核行政秘书起草的公司档案管理制度，并上报部门经理		频次：1次/年
			指导行政秘书与其他部门档案管理人员按公司档案管理制度进行档案管理，包括内容录入、分类、保管、整理、借阅、内容更新、保密等工作		频次：6次/年
职责六	职责表述：负责组织完成分管的其他工作				工作时间百分比：30%
	工作任务		督促并检查文件资料打字、复印工作按期保质保量的完成		频次：日常
			指导下属处理公司领导日常信函的回复、来访接待、对外联络等事宜		频次：日常
			协助经理具体落实安排公司领导的后勤服务工作，包括领导外出用车、机票的定、退，差旅费的借还等		频次：日常
			安排行政秘公司报刊、杂志的征订工作		频次：1次/年
			在一定权限内监督、审核公司的印、信的使用		频次：日常
职责七	职责表述：协助部门经理进行内部组织管理工作				工作时间百分比：15%
	工作任务		指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行		频次：日常
			协助部门经理进行部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价所属人员		频次：日常
			负责分管范围内工作任务分工，合理安排人员		频次：日常
			协助部门经理控制实际费用支出		频次：日常
职责八	职责表述：完成上级交办的其他工作				工作时间百分比：5%
权力：
有对部门工作的建议权
有对有关文字材料的审核权
有向各部门索取必要的资料索取权
有对采购物资入库、存放、发放的监督检查权
对档案管理的指导权和监督检查权
有对分管工作的督办权
对所属下级的工作有监督、检查权
对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权
有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系			公司各部门
外部协调关系			省、秘书处、企业工委、省财政厅、省工商局、省档案局、省保密局、省技术监督局、人行太原中心支行、机要交换站
任职资格：
教育水平			大学专科及以上学历
专业			公共管理专业、企业管理专业或与公司业务性质相关的专业
培训经历			公司内部规章制度培训、岗位知识培训、行政管理培训、经济法律法规培训、信托业务培训、管理技能培训、公文写作知识培训、档案管理知识培训
经验			5年以上工作经验，2年以上相关业务岗位工作经验
知识			掌握企业行政管理知识，具备秘书、文书知识，了解法律知识
技能技巧			一定的口头表达能力、公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件
其它：
使用工具/设备		一般办公设备，计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、
工作环境		一般工作环境
工作时间特征		正常工作时间
所需记录文档		通知、简报、汇报材料、计划、总结、公司文件等
备注：